Mise en place d'un espace de visioconférence

Configuration de la salle

Configuration de la salle

La sélection de la solution de visioconférence la mieux adaptée à votre environnement et à l'organisation de l'espace de réunion physique sont essentiels si vous souhaitez garantir des visioconférences de qualité professionnelle. La dernière étape consiste à positionner et à configurer le mieux possible l'équipement pour atteindre cet objectif.

Voici quelques éléments et meilleures pratiques à prendre en compte:

Dispositifs informatiques

Toutes les solutions de collaboration vidéo Logitech sont des périphériques USB présentant une connectivité prête à l'emploi à un dispositif informatique quelconque. Les options les plus courantes sont un ordinateur portable personnel (parfois appelé BYOD ou Bring Your Own Device, Apportez vos dispositifs personnels) ou un ordinateur dédié installé en permanence dans la salle de réunion.

Les solutions de collaboration vidéo de Logitech sont idéales lorsque chaque participant apporte son propre ordinateur, car elles fonctionnent telles quelles, sans avoir besoin de logiciel supplémentaire une fois que tout est branché. Grâce la souplesse que procure la simplicité du prêt à l'emploi USB, les utilisateurs BYOD ont la possibilité de mettre en place des réunions ad-hoc dans n'importe quel espace équipé de la vidéo tout en ayant accès aux applications présentes sur leur propre ordinateur portable.

De nombreuses organisations optent cependant pour la régularité et la commodité en équipant les espaces de réunion vidéo de dispositifs informatiques dédiés. Dans ce scénario, toutes les connexions sont déjà effectuées et testées, de sorte que tout est toujours configuré et prêt pour le lancement d'une réunion. Les utilisateurs bénéficient de la même expérience à chaque fois et apprécient la fiabilité d'une configuration préalable durable. Les salles équipées d'un ordinateur dédié peuvent être encore plus faciles à utiliser grâce à la surface de contrôle Logitech Tap en option.

 

INSTALLATION

L'emplacement principal de l'ordinateur source se trouve soit sur la table de réunion (s'il s'agit d'un ordinateur portable, par exemple), monté sous la table ou derrière le mur d'affichage. L'avantage de placer l'ordinateur près de l'écran réside dans la proximité de l'alimentation électrique, des prises Ethernet et autres composants auxquels l'ordinateur est connecté.

Quel que soit l'emplacement choisi, l'ordinateur doit être proche de la caméra y pour être connecté via le câble USB. La longueur des câbles USB fournis varie de 1,80 à 4,80 mètres (6,5 à 16 pieds) selon la solution Logitech sélectionnée. Dans tous les cas, une connexion Internet de qualité est nécessaire si l'on veut offrir une expérience de qualité avec les appels vidéo. En raison de cette exigence, il est préférable de se connecter avec un câble Ethernet plutôt que d'utiliser le Wi-Fi.

Lors de la planification de l'emplacement de l'ordinateur source, tenez compte des connexions du contrôleur de réunion (voir section suivante), des câbles HDMI à l'écran, des câbles USB pour la caméra et le haut-parleur, Ethernet et de l'alimentation. Des rallonges HDMI et USB sont disponibles si les connecteurs intégrés à la caméra, au haut-parleur et au contrôleur de réunion ne sont pas assez longs dans des circonstances spécifiques.

Contrôleurs de réunion

Outre les composants de base d'un système de collaboration vidéo [écran, ordinateur source et solution tout-en-un ou combinaison d'une caméra, de micros et de haut-parleurs], un contrôleur de réunion est nécessaire. Le contrôleur de réunion peut également être filaire ou sans fil. Les options du produit comprennent un clavier tactile sans fil Logitech K400 Plus, un dispositif Logitech Tap ou des tablettes sans fil.

Tap est une surface tactile de 254 mm (10 pouces) qui affiche l'interface native du logiciel de collaboration vidéo. Tap nécessite une connexion USB à l'ordinateur, à l'alimentation et fournit une entrée HDMI en option pour permettre le partage de contenu câblé. Tap peut être placé tout de suite sur une table. De plus, des accessoires tels qu'un support pivotant, un rehausseur et un support de montage mural sont disponibles en option. Si le câble USB fourni n'est pas assez long, un câble Logitech Strong USB est également disponible comme accessoire en option et proposé en longueurs 10 m (33 pieds) ou 25 m (82 pieds). Strong USB est un câble optique actif qui permet l'extension de USB 2.0, USB 3.0 et USB 3.1 à des distances pouvant atteindre 25 m (82 pieds). Comme il s'agit d'un câble optique, le câble ne transmet pas l'électricité aux dispositifs distants mais s'alimente lui-même à partir du dispositif auquel il est connecté et n'a par conséquent besoin d'aucune alimentation externe.

Exemple de câblage de Tap et de Rally dans une salle de réunion de taille moyenne avec l'ordinateur dédié de la salle.

Pour les configurations intégrant une tablette sans fil fournie par l'utilisateur, il vaut mieux disposer d'une source d'alimentation à proximité de la tablette, sur la table, pour éviter que la batterie ne s'épuise à un moment inopportun. Assurez-vous de sécuriser la tablette à l'aide d'un socle de chargement.

Connexions

Au niveau le plus élémentaire, vous devez vous assurer que le matériel de visioconférence, les écrans et l'ordinateur source disposent d'une alimentation électrique.

Parmi les autres câbles et raccords, on trouve un câble USB à placer entre le matériel de visioconférence et l'ordinateur source, le ou les câbles HDMI entre l'ordinateur source et le ou les écrans, et une connexion Ethernet permettant l'accès à Internet. Prenez note de la manière dont les longueurs de câble et la proximité aux prises d'alimentation/réseau vous informent des options d'installation possibles dans une salle donnée.

Exemple de câblage d'une petite salle de réunion équipée avec MeetUp et une configuration BYOD

 

Pour les déploiements Logitech GROUP dans des salles de conférence plus grandes, d'autres connexions sont nécessaires entre le hub, la caméra, le haut-parleur et les extensions microphones en option.

Logitech Rally offre encore plus de flexibilité d'installation, notamment l'ajout de sept modules de micro individuels maximum et d'un haut-parleur externe (mono) ou deux (stéréo). Chaque module de micro Rally offrant une clarté de conversation exceptionnelle dans un rayon de 2,3 m (7,5 pieds) et desservant de manière efficace jusqu'à 10 personnes, les possibilités sont énormes.

Exemple de câblage d'une salle de réunion de taille moyenne avec Rally dans une configuration BYOD

Exemple de câblage d'une grande salle de réunion/salle de conférence avec Rally et une configuration BYOD

Pour que les installations de salle de réunion soient nettes, envisagez d'acheminer les câbles de connexion dans une goulotte ou un cache-câbles sous la table pour ranger les câbles, atténuer l'encombrement visuel et réduire les risques de chute.

Logitech Screen Share vous permet de partager du contenu rapidement et aisément sur tous les ordinateurs de vos salles de conférence. Connectez simplement un ordinateur portable ou une tablette via HDMI pour commencer le partage. Inutile d'installer un logiciel, de saisir un mot de passe ou même de se connecter à Internet. Logitech Screen Share fonctionne avec Zoom, Skype for Business, WebEx, BlueJeans ainsi que d'autres services de conférence qui prennent en charge le partage de contenu via USB.

Disposant de la technologie d'encodage vidéo tout en étant incroyablement compact, Logitech Screen Share se connecte à l'ordinateur de la salle de conférence via USB et est doté d'une entrée HDMI pour un partage de contenu instantané, comme le montre l'illustration.

Logitech Screen Share se connecte à l'ordinateur de la salle de conférence via USB (1) et présente une entrée HDMI (2) pour un partage de contenu instantané.

Rangement des câbles

Pour créer un espace de visioconférence professionnel et net, la gestion des câbles est l'un des éléments indispensables du processus d'installation. Selon la taille de la salle et le nombre et la longueur des câbles, la gestion des câblages peut s'avérer complexe pour les installateurs qui souhaitent que les câbles et les cordons soient rangés et maîtrisés.

Un enchevêtrement désorganisé de câbles et de cordons peut être gênant, nuire à l'expérience utilisateur et réduire l'efficacité globale des réunions. Prendre le temps de mettre en place une installation correcte en vaut la peine. Voici quelques éléments à prendre en compte pour un plan de gestion des câbles simplifié:

 

PASSE-CÂBLES DE TABLE

Les passe-câbles de table permettent aux dispositifs et connexions nécessaires sur la table d'être acheminés sous cette dernière, avec un impact visuel minimal.

Associés à des plateaux sous la table, ils permettent de ranger et protéger les câbles, les hubs et les ressources informatiques sous la surface de travail et fournissent des points d'accès via des passe-câbles situés aux endroits où un équipement câblé (comme un module de micro Rally) est positionné. Dans les configurations qui ont vu l'installation de prises d'alimentation ou Ethernet au sol, n'hésitez pas à utiliser des colliers de serrage pour fixer les connecteurs et les cordons d'alimentation aux pieds de la table.

 

SOULAGEMENT DES CONTRAINTES

Le soulagement des contraintes consiste à fixer les câbles de façon que le connecteur du câble et le connecteur du dispositif ne soient pas sous tension (également appelée contrainte). Un bon usage du soulagement des contraintes est indispensable pour éviter les éventuelles pannes susceptibles de se produire pendant l'installation ou à un moment quelconque par la suite. Ce cas de figure est vrai pour tous les produits, mais encore plus pour les produits qui peuvent être déplacés, comme le système Tap lorsqu'il n'est pas monté de manière permanente à l'aide du support pivotant.

Lors de l'installation des câbles, pensez à laisser un peu de marge pour assurer une flexibilité de mouvement lors de l'utilisation. Avec le haut-parleur GROUP, par exemple, les utilisateurs ont tendance à déplacer le haut-parleur dans leur direction pour pouvoir utiliser les commandes.

 

CONDUITS

Des conduits peuvent être installés sous le plancher, au-dessus d'un plafond suspendu ou derrière des murs pour faciliter le passage des câbles des différentes parties de la pièce vers les dispositifs requis. Lorsque vous faites passer des câbles dans un conduit, veillez à respecter les codes d'incendie et de construction en vigueur. Les câbles classés plénum sont dotés d'une isolation spéciale avec des caractéristiques de faible dégagement de fumée et de flamme, et sont généralement spécifiés pour une utilisation dans les conduits et les espaces avec traitement de l'air. Notez que les conduits sont prévus pour accueillir un nombre de câbles précis.

 

GAINES TECHNIQUES

Lorsqu'il n'existe pas d'espace pour cacher les conduits, vous pouvez envisager de mettre en place des gaines au-dessus du sol pour faire courir les câbles du mur jusqu'à la table en réduisant au maximum le risque de trébuchement. Par rapport aux câbles qui passent sous le tapis, les gaines pour câbles offrent davantage de latitude lorsqu'il s'agit d'ajouter, de retirer ou de modifier les trajectoires en cas de besoin. Des gaines techniques sont également disponibles pour les murs lorsqu'il s'agit d'installer l'écran ou les haut-parleurs Rally.

 

RÉTENTION DE CÂBLE 

Différents supports pour la rétention des câbles, du velcro et des colliers de serrage sont disponibles auprès de fournisseurs tiers. Dans le cas de Rally, un kit de montage Rally est disponible et inclut deux supports solides pour la rétention de câble pour fixer les connecteurs du hub pour écran et pour  table Rally, réduire les enchevêtrements encombrants de câbles et prendre en charge une installation simple avec un aspect professionnel.

 

RALLONGES DE CÂBLES

Dans les espaces de visioconférence plus étendus, il arrive que les câbles standard ne soient pas suffisamment longs pour l'installation prévue. La bonne nouvelle est que des solutions d'extension sont déjà disponibles.

Pour GROUP, personnalisez simplement la configuration de votre salle de conférence grâce à la  rallonge GROUP de 10 ou 15 m. Utilisez-la pour augmenter la distance entre le hub et la caméra ou le haut-parleur. Ce câble de 10 mètres, qui remplace le câble DIN de 5 mètres fourni avec le produit GROUP, peut être acheminé via un conduit ou une gaine technique et garantir des installations propres dans les salles de conférence.