Article: Maîtriser la prolifération des infrastructures des salles de réunion

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Maîtriser la prolifération des infrastructures des salles de réunion

Comment déployer et gérer efficacement les dispositifs de visioconférence

Illustration d’une configuration de visioconférence sur un petit bureau

 

L’ère de l’entreprise axée sur la vidéo est arrivée. Arrêtons-nous un instant sur ce chiffre: d’après Frost & Sullivan, le nombre de réunions vidéo a explosé de 400 pour cent en 2020. 1 Ce phénomène implique de nombreuses conséquences pour les équipes informatiques responsables du déploiement et de la gestion des infrastructures de salles de réunion.

En plus de cette évolution rapide, le nombre et les types de dispositifs et de lieux de réunion dédiés à la visioconférence en entreprise ont eux aussi explosé, entraînant une "prolifération d’infrastructures". Les équipes informatiques gèrent désormais un nombre croissant de salles de réunion de tailles diverses, avec différents types d’équipement de visioconférence. Elles sont également responsables de l’équipement de visioconférence que les salariés utilisent en télétravail.

En somme, la tâche est colossale. Les équipes informatiques doivent être capables d’accomplir de nombreuses tâches rapidement et efficacement:

  • installer de nouveaux équipements de visioconférence pour salles de réunion;

  • équiper individuellement les salariés de webcam, casques et autres outils de collaboration personnels;

  • détecter rapidement les problèmes, tels que les dysfonctionnements ou les dispositifs débranchés;

  • surveiller tous les dispositifs pour des questions de sécurité et d’inventaire;

  • procéder facilement à des mises à jour de logiciels et micrologiciels.

 

Gérer les infrastructures et dispositifs de réunion

La prolifération des infrastructures de réunion à laquelle font face les équipes informatiques est bien réelle. Mais cette prolifération ne doit pas forcément conduire au chaos. La clé consiste à se doter des outils pour avoir la main sur l’ensemble de l’équipement de visioconférence de sorte à pouvoir le gérer facilement et efficacement.

Ainsi, Logitech a développé Sync, une application Web cloud qui aide les techniciens informatiques à gérer à distance les salles et le matériel de réunion. En tant qu’application Web, Sync est accessible n’importe où, leur permettant de surveiller l’équipement de visioconférence où qu’ils se trouvent. Le système Sync facilite également la prise en charge des déploiements vidéo à grande échelle tout en réduisant les visites sur site et les tickets d'incident. Grâce à Sync, vous pouvez:

  • gérer les salles et dispositifs à partir d’une simple interface fondée sur un navigateur;

  • déployer à distance les mises à jour et les résolutions de bogues;

  • obtenir des statistiques afin de configurer les salles pour une utilisation optimale;

  • détecter les problèmes de salle et de dispositif.

Réduire le temps d’indisponibilité des salles de réunion est un des avantages clés de Sync. Une intégration entre Sync et ServiceNow permet de détecter les problèmes, de créer automatiquement des alertes et les adresser au bon technicien avant que ces problèmes n’altèrent la qualité d’une réunion. Un ticket d’incident peut être généré pour des problèmes tels que les dysfonctionnements de l’équipement, les dispositifs débranchés et les erreurs dans les mises à jour de logiciels et de micrologiciels.

 

Simplifier le déploiement et la gestion avec des barres vidéo tout en un

Les appareils de visioconférence tout en un, ou barres vidéo, offrent une autre moyen de simplifier le déploiement et la gestion de salles de réunion. Les dispositifs pour salles de réunion tout en un tels que Rally Bar et Rally Bar Mini Logitech combinent une caméra, des haut-parleurs, des microphones et une interface informatique dans une solution clés en main unique.

Déployer des barres vidéo constitue l’approche la plus simple et rapide d’ajouter des capacités de visioconférence à une salle ou un lieu de réunion. Selon Frost & Sullivan, la catégorie barre vidéo "a émergé subitement pour devenir la technologie incontournable pour les acheteurs et les utilisateurs informatiques".

Les barres vidéo réduisent le temps de déploiement en limitant le nombre de dispositifs physiques en salle de conférence et en simplifiant le câblage. Avec moins de composants et de connexions, les barres vidéo réduisent également les problèmes dus aux câbles débranchés ou endommagés.

Comme les barres vidéo intègrent le matériel et la partie logicielle de visioconférence dans un système compact unique, la mise à jour de dispositifs en temps voulu est elle aussi simplifiée. Elles éliminent le besoin d’installer ou de conserver des logiciels sur un ordinateur séparé.

Les dispositifs de visioconférence tout en un tels que Rally Bar et Rally Bar Mini offrent de nombreux avantages:

  • convivialité et simplicité d’utilisation;

  • déploiement et gestion simples;

  • conception pour les services cloud axés sur la vidéo;

  • analyse de données et statistiques pour de meilleures performances.

     

Penser au-delà de la gestion quotidienne des salles de réunion

Simplifier le déploiement et la gestion des solutions pour salles de réunion permet aux équipes informatiques de gagner du temps. Cela ouvre également la voie à une planification et des recommandations stratégiques de haut niveau.

Avec l’intégration croissante de données et d’analyse en visioconférence, les équipes informatiques peuvent obtenir des statistiques plus précises sur l’expérience utilisateur et la performance des réunions. Par exemple, avec les bonnes données, vous pouvez suivre l’utilisation des salles, identifier celles qui sont sous-utilisées, savoir quand les salles sont surchargées, et ainsi de suite.

Ces données peuvent servir à prévoir les équipements et espaces requis. Vous pourriez peut-être découvrir qu’il vous faut plus de petites salles de réunion et moins de grandes salles de conférence. Ou qu’il vous faut des salles de taille moyenne afin de respecter la distanciation.

L’un des avantages du déploiement de Rally Bar ou de Rally Bar Mini de Logitech avec Logitech Sync consiste à récolter des données et des statistiques faciles à comprendre et à exploiter. Ces chiffres permettent de prendre des décisions en matière de planification de salles de réunion.

Alors que les entreprises s’adaptent à la pandémie, aux bureaux hybrides, et préparent un éventuel retour des salariés, il est plus nécessaire que jamais de mettre en avant un espace de travail pratique et adéquat La gestion des équipements et infrastructures de visioconférence tiendra certainement un rôle clé dans cette transition.

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