Article : L’augmentation du nombre de réunions vidéo crée un sentiment de lassitude

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Illustration d’un écran avec une webcam dédiée utilisée lors d’une réunion vidéo

La visioconférence fait partie des technologies qui ont rendu le télétravail possible durant la pandémie. Sans les réunions vidéo, il serait impossible pour les entreprises de maintenir facilement le personnel en télétravail ou d’envisager de proposer un lieu de travail hybride. Par contre, après plus d’un an de travail à distance et de réunions vidéo en quasi-permanence, bon nombre d’entre nous sommes prêts à passer un peu moins de temps en visioconférence. Mais est-ce la visioconférence le problème, ou la manière de l’utiliser ?

Dans la première des deux parties que comporte cette série, nous étudions la raison pour laquelle les réunions virtuelles affectent les personnes de manière différente par rapport aux téléconférences. Nous vous indiquons également comment limiter votre participation aux réunions virtuelles. Dans la seconde partie, nous examinons des stratégies particulières pour combattre le sentiment de lassitude induit par les réunions.

Comprendre les facteurs à l’origine du sentiment de lassitude généré par la vidéo

Voici ce que l’on sait. La recherche soutient l’idée (largement reconnue par les employés de bureau eux-mêmes) que le fait de consacrer de nombreuses heures aux appels vidéo peut être épuisant. Ce phénomène est si répandu que le terme « Zoom fatigue » (dû à la popularité de Zoom) est devenu une expression courante pour décrire le sentiment éprouvé à la fin d’une longue journée au cours de laquelle se sont enchaînées des réunions vidéo.

L’expression la plus exacte est le « sentiment de lassitude induit par les réunions virtuelles »https://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Et ce n’est pas rien.

Le docteur Gianpiero Petriglieri, professeur au sein de l’Institut européen d’administration des affaires (INSEAD) en Europe, suggère que le sentiment de lassitude induit par les réunions virtuelles résulte du fait que les participants sont obligés de prêter davantage attention aux signaux non verbaux tels que la hauteur et le ton de la voix, les expressions faciales et la gestuelle, ce qui demande un travail plus important à l’esprit qu’en face à face.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Cette théorie est soutenue par les recherches du docteur Jeremy Bailenson, de l’Université de Stanford, qui conclut que les principales causes du sentiment de lassitude induit par les réunions virtuelles sont « le fait de fixer excessivement son regard sur l’écran, le fait de voir le renvoi de son image pendant de longues heures au quotidien, le fait de rester dans un endroit pendant de longues périodes et la difficulté accrue d’interpréter les signaux non verbaux ».https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Cette affection n’était pas répandue avant la pandémie de COVID-19. Pour le personnel qui travaillait à distance pour la première fois, la visioconférence constituait une corde de sécurité, ce qui offrait un semblant de normalité, un lien avec ses collègues et la possibilité de collaborer.

Mais cette bonne chose était-elle vraiment idéale ? Une analogie pourrait vous aider.

Illustration d’une personne participant à une réunion vidéo

Similitude entre sentiment de lassitude induit par les réunions et surcharge de la boîte de messagerie électronique

Pour comprendre les problèmes liés au sentiment de lassitude induit par les réunions virtuelles, ainsi que les solutions potentielles, il peut être judicieux de réfléchir au rôle de l’e-mail dans la vie professionnelle d’aujourd’hui.

Nous comprenons tous à quel point la messagerie électronique peut être accablante et anxiogène. Un flot continu d’e-mails peut s’assimiler à une attaque contre la productivité.

Mais la solution ne consiste pas à interrompre l’usage de la messagerie électronique, car nous reconnaissons aussi à quel point cette solution est précieuse pour les affaires et la communication en général. À la place, la solution peut consister à apprendre à déterminer quand utiliser la messagerie électronique (et quand ne pas y avoir recours).

Par exemple, toutes les communications ne nécessitent pas d’être traitées par e-mail. Souvent un texte rapide, une conversation instantanée ou un appel téléphonique suffira et contribuera à éviter les longs échanges par voie électronique. Ces stratégies, entre autres, aideront le personnel à gérer sa messagerie électronique et à ne pas se sentir accablé par cette dernière.

Les mêmes principes généraux s’appliquent aux réunions vidéo. 

Illustration d’un écran affichant un calendrier de réunions

Une approche plus réfléchie sur les réunions vidéo

Ayant découvert la valeur de la visioconférence, nous savons que cette solution sera pérennisée. Mais nous savons également qu’il est nécessaire de mieux gérer le nombre de réunions vidéo auxquelles nous assistons et notre participation afin d’éviter la sensation de lassitude et d’épuisement.

Avant de planifier une réunion vidéo, nous pouvons tous demander si la tenue de la réunion est vraiment nécessaire. Le sujet peut-il être traité de manière asynchrone, par le biais d’une conversation instantanée, de Slack, de Google Docs, de Microsoft Teams ou de la messagerie électronique elle-même ?

Voici quelques critères à prendre en compte lorsque vous décidez si une réunion vidéo est nécessaire ou non :

  • Avez-vous des questions complexes auxquelles il n’est pas aisé de répondre par e-mail ?
  • Une discussion de groupe est-elle nécessaire pour susciter un consensus ?
  • Avez-vous besoin d’un retour immédiat, pour lequel vous ne pouvez pas attendre une réponse par e-mail ?
  • Vaut-il la peine de développer de bonnes relations avec des personnes que vous ne pouvez pas rencontrer en personne ?
  • Avez-vous besoin de partager des informations visuelles comme des idées de conception, ou d’en discuter, lors d’échanges en direct ?
 
Si vous répondez « Oui » à au moins l’une de ces questions, il est judicieux d’organiser une réunion vidéo. Dans le cas contraire, vous pouvez envisager un mode de communication différent, tel que la messagerie électronique, la messagerie instantanée ou le téléphone.
 
Pour un autre point de vue sur cette idée, découvrez notre infographie : Cette situation nécessite-t-elle une visioconférence ou l’envoi d’un simple e-mail ?

     

Stratégies pour combattre le sentiment de lassitude induit par les réunions

Le fait de limiter ou de gérer le nombre de réunions vidéo auxquelles vous participez constitue une approche. Toutefois, étant donné que vous serez probablement encore invité à participer à un grand nombre de réunions, vous devrez également appliquer d’autres stratégies.

« Nous savons qu’un son et une vidéo de mauvaise qualité constituent deux facteurs de développement du sentiment de lassitude, car les participants doivent fournir un effort pour observer ou entendre leurs interlocuteurs lors d’une réunion », indique Scott Wharton, vice-président et directeur général de la division Video Collaboration chez Logitech. « Heureusement, il existe de bonnes façons de faire face à ces facteurs. »

Passez en revue la seconde partie de cette série pour découvrir 10 suggestions précises permettant de combattre le sentiment de lassitude induit par les réunions.

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Illustration d’une personne participant à une réunion vidéo sur un poste de travail

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Vous sentez-vous submergé par le nombre d’appels vidéo auxquels vous participez ? Il se peut que vous souffriez de « Zoom fatigue ». Découvrez quelques conseils pratiques pour combattre cette affection des plus actuelles.

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