4 modi in cui l’IT può aumentare la produttività delle riunioni

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Rappresentazione grafica dei prodotti Logitech per videoconferenze

In ogni lavoro, ci sono riunioni. Molte riunioni, in effetti. Un professionista aziendale trascorre il 40% del proprio tempo alle riunioni ogni anno. Di queste riunioni, il 50% di questo tempo è improduttivo.*.

Questo è tempo che un’azienda non può permettersi di sprecare. E anche se potresti non essere in grado di controllare il numero di riunioni nella tua azienda, puoi sicuramente assicurarti che siano produttive ed efficaci.

In qualità di leader IT, puoi influenzare la qualità delle riunioni nella tua organizzazione. Team e reparti possono cambiare, ma la tecnologia è la parte integrante di ogni riunione.  Molti elementi delle riunioni possono essere migliorati con la tecnologia per ridurre le distrazioni e massimizzare la produttività.

Dotando ogni spazio della giusta tecnologia, puoi supportare pratiche di riunione che promuovono la collaborazione e la produttività. 

Il risultato? Riunioni in cui ogni partecipante è vigile e coinvolto. Se hai in mente le esigenze degli utenti finali e uno spazio è pianificato di conseguenza, puoi aiutare ogni riunione a diventare più consapevole.

Cosa si intende con riunioni consapevoli?

La consapevolezza è un movimento in forte espansione. Sempre più persone cercano di essere presenti, propositive ed efficienti mentre lavorano da casa o in ufficio

Quando portiamo la consapevolezza negli spazi di riunione, la produttività si perfeziona. La riunione continua, la tecnologia funziona come previsto e nessuno guarda il telefono. Con poche piccole modifiche agli spazi di riunione, puoi realizzare riunioni consapevoli. 

Perché lo è l’IT È fondamentale facilitare le riunioni consapevoli?

1. La tecnologia Mindful migliora lo spazio

Scegliere la tecnologia più adatta al tuo spazio è fondamentale, perché quando lo spazio giusto e la tecnologia giusta si uniscono, accadono grandi cose.

La tecnologia può migliorare qualsiasi spazio per le riunioni per renderle più fluide: se si tratta di una sala per il brainstorming, prendete in considerazione una lavagna digitale. Se si tratta di una sala riunioni di piccole dimensioni, utilizza una videocamera che inquadra tutti i partecipanti al tavolo. Se si tratta di una sala riunioni di grandi dimensioni, aggiungi microfoni di espansione che consentano di sentire chiaramente ogni postazione.

La tecnologia può aiutare a sfruttare al meglio l’intero spazio. Dai uno sguardo nuovo a ciascuno dei tuoi spazi di riunione, a come le persone li utilizzano effettivamente e apporta le modifiche giuste per sbloccarne il potenziale.

2. Le riunioni consapevoli non sono distrazioni

In quanto leader IT, sai che quando svolgi al meglio il tuo lavoro, è difficile che gli altri se ne accorgano: hai tutto funziona perfettamente, quindi nessuno deve chiamarti!

Lo stesso vale per una buona tecnologia.

La tecnologia Mindful consente ai partecipanti di concentrarsi sulla riunione in sé, invece di doversi preoccupare di chi sta davanti all’obiettivo o di come condividere lo schermo.

La tecnologia deve essere intuitiva e accessibile. Per i partecipanti, ciò significa che la tecnologia della sala deve essere facile da usare e richiedere un aggiustamento minimo. Per l’IT questo significa essere in grado di gestire e aggiornare la tecnologia da remoto, quindi è necessario un intervento meno diretto.

3. Un’esperienza utente uniforme favorisce il successo

Mantieni la semplicità.

Le ricerche hanno dimostrato che quando si garantisce un’esperienza utente uniforme in tutti gli spazi di riunione, le riunioni hanno il 22,7% in più*. La scelta di una tecnologia che offre un'interfaccia utente coerente tra gli spazi di riunione massimizza anche l'adozione da parte degli utenti, che devono imparare un nuovo sistema una sola volta.

E quando scegli una tecnologia, vale sempre la pena optare per una ottimizzata per il software già in uso nella tua azienda.

4. Le videochiamate sono più coinvolgenti

Quando si tratta di riunioni consapevoli, è tutta una questione di connessione umana.

Quando i partecipanti alla riunione riescono a stabilire una connessione reale con qualcuno in videochiamata (rispetto a una telefonata), sono più propensi a concentrarsi sulla riunione e a rimanere attenti per tutto il tempo, perché possono vedere ed essere visti.

Dotando ogni sala di soluzioni video, puoi interrompere le cattive abitudini alle riunioni che si verificano durante le telefonate, come controllare il telefono e l’uso del laptop, per garantire che tutti partecipino in modo più consapevole.

Rendi le riunioni più significative

Grazie a una progettazione attenta e alla considerazione dei partecipanti alle riunioni, è possibile apportare alcune piccole modifiche che possono avere un grande impatto sul modo in cui la tua azienda gestisce le riunioni. La scelta di una tecnologia intuitiva adatta allo spazio semplificherà il processo delle riunioni e massimizzerà la produttività.

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