Semplificare il set di strumenti per l’home office in tempi complessi

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Pangea temporary hotfixes here
Una persona che lavora su un divano con un laptop

Le aziende cercano di diventare più resilienti e si affidano sempre più ai lavoratori da remoto. Sebbene l’aspettativa sui risultati di chi lavora da casa sia molto alta, l’home office così come lo conosciamo non sempre è adatto per ritmi di lavoro in remoto sostenuti e sul lungo periodo. Sotto questo punto di vista, la pandemia ha rivelato le disuguaglianze esistenti nel lavoro da remoto tra chi ha la possibilità di attrezzare uno studio in modo più consono e chi, invece, no. Poiché i team distribuiti stanno diventando essenziali per la sopravvivenza delle aziende, l’home office dovrà essere sottoposto a un sostanziale aggiornamento.

Al momento dello scoppio della pandemia, la maggior parte delle organizzazioni non era preparata per fornire al proprio personale gli strumenti necessari per lavorare da casa per un periodo di tempo indeterminato. Nella maggior parte dei casi, le persone si sono arrangiate con le apparecchiature che avevano a disposizione, equipaggiandosi in modo più o meno adeguato. Questo approccio non solo genera disagi, ma è insostenibile e crea rischi effettivi, in un contesto instabile come quello delle norme sulla salute e sulla sicurezza, che sono in continua evoluzione. Le organizzazioni devono garantire ai dipendenti di poter lavorare in modo efficace in qualsiasi circostanza.

Improvvisamente, però, la pandemia ha evidenziato la necessità di un approccio più proattivo al lavoro da remoto. Le organizzazioni sono ora incentrate su flessibilità, sicurezza e produttività e sono dunque alla ricerca di una forza lavoro da remoto che possa lavorare in modo semplice, organizzato e ottimizzato.

Progettare l’home office per il lavoro da remoto

Il tipico home office implica ancora la presenza di scrivanie cosparse di cavi, docking station, altoparlanti, adattatori, alimentatori, webcam e microfoni. Molti di questi componenti sono destinati a un uso singolo e non sono stati progettati per essere utilizzati esclusivamente per lavorare da casa. Inoltre, questi dispositivi provengono spesso da fornitori diversi e può essere difficile per l’IT gestire, specialmente a distanza, attrezzature per l’home office troppo diverse tra loro.

 

Questo approccio non uniforme e reattivo alla fornitura comporta diverse conseguenze:

  • Spesa eccessiva per componenti dotati di un valore limitato
  • Lamentele di dipendenti in difficoltà, in particolare dei neoassunti
  • Un maggior numero di richieste di assistenza e risoluzione dei problemi per l’IT
  • Più tempo dedicato alla manutenzione dei dispositivi e all’assistenza
  • Maggiori rischi legati alla sicurezza
  • Dipendenti che continuano a disporre di configurazioni non adatte alla collaborazione, alla produttività e al benessere
Area di lavoro in un angolo della camera da letto

Creare un’esperienza di lavoro da remoto più equa

Il problema va oltre l’IT e le operazioni. Di norma, ai dipendenti è stato richiesto di organizzare i propri spazi per l’home office. In assenza di indicazioni da parte dell’IT, un gran numero di loro dispone ancora di configurazioni non adatte alla collaborazione, alla produttività e al benessere. Si tratta di un problema importante, dal momento che la collaborazione, il lavoro in team e la felicità del personale sono, mai come oggi, fondamentali per il successo di un’organizzazione.

Inoltre, non tutti i dipendenti e le dipendenti lavorano nelle stesse condizioni, anzi. Alcuni sono esperti di tecnologia e hanno un occhio per il design molto più di altri. Alcuni dispongono di più risorse, di sistemi di supporto, di spazi abitativi più adatti per lavorare da remoto rispetto ad altri.

La possibilità di un dipendente di organizzare uno spazio per l’home office altamente funzionante non dovrebbe incidere sulla sua prestazione lavorativa. I leader delle organizzazioni dovrebbero assumere un ruolo più attivo nell’assicurare che tutto il personale abbia nella propria abitazione un ufficio organizzato in modo ottimale. Appianare queste disuguaglianze migliorerebbe l’esperienza del personale, determinando risultati migliori da parte dei team.

Ottenere l’home office ottimale per il lavoro da remoto

Per i datori di lavoro, fornire tutto il necessario per l’home office può comportare costi elevati e assenza di uniformità. Per i dipendenti questo può causare una mancanza di equità o addirittura essere motivo di esclusione. Per ridurre i rischi, il lavoro da remoto necessita di una nuova categoria di prodotti creati, per la prima volta, appositamente per l’home office al fine di facilitare la connessione, la collaborazione, il benessere e la produttività in un unico luogo.

 

L’IT dovrebbe valutare se l’attrezzatura dell’home office dei dipendenti è conforme ai criteri del lavoro da remoto. Quali sono questi criteri?

  • Progettazione su misura per l’utilizzo personale
  • Ottimizzazione per la collaborazione e la comunicazione virtuali
  • Implementazione semplice e gestibilità su scala
  • Certificazione per l’integrazione in tutta facilità con le applicazioni dell’organizzazione esistenti

 

Sebbene a volte determinati componenti siano dotati di alcune di queste caratteristiche, è solo quando tutti questi requisiti sono soddisfatti in maniera centralizzata che nasce una nuova e più sofisticata organizzazione dell’home office, in cui più problematiche sono risolte contemporaneamente.

È chiaro che, al fine di garantire resilienza in tempi imprevedibili come questi, è necessario semplificare l’esperienza dell’home office, intervenendo per equiparare le condizioni di chi lavora da remoto e per consolidare il processo per i datori di lavoro. 

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