IT 协助提升会议效率的 4 种方式

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任何工作都需要开会。开很多的会。商务职业人士平均每年 40% 的时间是在开会。在这些会议中50% 的会议效率*

这是任何公司都不愿浪费的时间。并且,尽管您可能无法控制公司中的会议数量,但您绝对可以确保这些会议能够尽可能高效地进行。

作为 IT 负责人,您可以决定组织中会议的质量。团队和部门可能会发生变化但技术是每次会议中始终如一的一部分。  借助可大幅减少干扰和提高工作效率的技术,诸多会议元素均可得到优化。

通过为每个空间配备合适的技术您可以支持有效提升协作和效率的会议实践。 

这样的成果就是,每名参与者都能保持充分的注意力和参与度。考虑到最终用户的需求,并且相应地规划空间,你就可以帮助每个会议变得更加专注。

召开高效有意义的会议意味着什么?

正念是一项正在迅速发展的运动。 越来越多的人在居家办公或办公室办公时专注于保持专注、专注和高效

当我们将专注用心的理念带入会议空间时,就可以有效提高工作效率。会议按计划进行,技术按预期工作,没有人玩手机。只需对会议空间进行一些小改动就可以打造出高效舒适的会议体验。 

为什么 IT 对于促进专注高效的会议至关重要?

1.专注技术提升空间体验

选择适合您空间的技术至关重要因为当合适的空间和合适的技术结合在一起时就会产生出色的效果。

技术可以增强每一个会议空间,使会议流程更顺畅高效:对于头脑风暴会议室,可以选择配备一个数字白板;对于微型空间,可以选择一款可清晰拍摄会议桌前所有与会者的摄像头;对于大型会议室,可以添加一些扩展麦克风,让每名发言者都能清晰地表达观点。

技术可以帮助我们充分利用整个空间。重新审视您的每个会议空间,洞察这些空间的用途,相应进行正确的调整,从而充分释放这些空间的潜力。

2.专注的会议不会分心

作为 IT 负责人您知道当您出色地完成工作时人们很难注意到您的一切都运行良好因此没有人会打电话给您

好的技术也是如此。

出色的技术可以使会议参与者专注于会议本身,而不必分心关注是否所有人都能入镜,或者困惑于要如何共享屏幕。

技术理应直观易懂。对于参与者而言,这意味着会议室技术应该易于使用,并且无需繁杂的调节设置。对于 IT 人员,这意味着能够远程管理和更新技术,因此需要更少的直接干预。

3.一致的用户体验助您成功

保持简单。

研究表明当各个会议空间拥有一致的用户体验时会议的成功率会提高 22.7%*。选择可以在不同会议空间提供一致用户界面的技术,也可以提高用户采用率,因为只需学习掌握一个新系统的操作即可,学习成本大幅降低。

当您选择技术时选择针对您的企业已在使用的软件进行优化的技术总是值得的。

4.视频通话更具吸引力

专注于会议的关键在于人际互联。

当会议参与者可以通过视频通话与他人建立真正的联系相比于电话通话他们更有可能专注于会议并在整个过程中保持专注因为他们可以在视频会议中进行清晰的交流。

为每个房间配备视频功能,你可以避免常见的远程会议坏习惯:在开会时开小差,不停查看手机或者操作电脑,使每名用户都能专注于会议的参与中。

使会议更专注高效

借助精心的设计并考虑到会议参与者,您可以通过一些微小的调整,为组织处理会议的方式带来飞跃式的提升。针对不同空间选择合适的直观技术,可以有效地简化会议过程,并大幅提高工作效率。

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