打造虚拟白板的一种更好方法

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配备白板摄像头的会议室

长期以来,白板在团队协作方面一直是非常有用的工具。但是,随着团队日益变得虚拟化(尤其是在混合办公空间中),而且视频会议逐渐取代现场会议,这种有效的协作工具未能适应相关变化。将白板整合到视频会议的想法在很大程度并不成功,我们将在本文中探究具体原因。好消息是,IT 部门可以解决这个问题。

随着办公空间在疫情后不断发展,越来越多的知识工作者可能会在组织办公室和家庭办公室之间来回切换。在这种混合办公模式中,至关重要的是,远程员工必须和办公室员工一样掌握相同的信息,拥有同样的贡献能力。

视频会议在这方面发挥了巨大的作用。但是,要进行有效的协作,员工需要视频会议以外的其他工具。他们迫切需要的工具之一是标准白板。借助此工具,他们可以进行即兴头脑风暴、绘制图表、记笔记等活动。Forrester 分析师 Andrew Hewitt 称,视频会议经常缺少白板,而员工却迫切需要此工具,这颇为遗憾。https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

为什么白板是协作的核心

团队经常使用演示文稿、电子表格和其他文档在会议和主持讨论中分享信息。但是,这些格式并未针对人们在探索概念或视觉设计时更喜欢进行的非结构化、顺畅且非数字化的头脑风暴活动进行优化。

对于视觉性的头脑风暴和构思,白板是理想的工具。此类协作工具拥有多种形式,包括干擦板、白板墙甚至玻璃板。它们非常适合图解、说明概念、自由记录、使用便笺组织想法等等。当所有与会者都在同一个房间时,白板可以很好地发挥作用。但是与远程团队成员开会时,情况会怎样?

视频会议期间现有白板方法的局限性

在视频会议期间,使用白板时遇到的首要问题可能是,远程与会者很少像现场与会者一样积极参与协作。远程与会者感到被排斥在外。他们的意见和建议虽然有价值,但并贡献到讨论之中。

显然,这并非故意为之。问题是,组织者很难将白板有效整合到视频会议中。

有时,会议组织者会将视频会议摄像头或网络摄像头对准白板,但在上面书写的人通常会遮挡部分视野。即使书写者离开画面,图像尺寸、灯光和窗户造成的眩光或摄像头的倾斜视角等问题也可能导致白板模糊不清。

有时,人们对白板进行拍照并将其分享给远程与会者。但是,如果照片是在会议结束后发送的,那么远程与会者将无法在会议期间做出贡献。如果照片是在会议期间发送的,当远程与会者可以做出回应时,现场与会者可能已经在讨论下一个主题。两者都不是理想的选择,而且都可能会打断创意。最终,对于远程与会者而言,这就像在一旁观看其他人协作一样。

交互式白板的情况怎么样?

组织采取的第三种方法是购买“交互式白板”。 这些数字屏幕模拟传统白板或干擦板的功能。当使用此工具的人经过培训并熟悉数字白板时,该工具非常有效。

但是,由于成本昂贵、操作复杂,组织可能只购买有限数量的交互式白板,并将其战略性地放置在办公室内。因此,当团队需要自发探索概念、可视化设计或快速进行即兴头脑风暴会议时,他们不太可能去寻找交互式白板,将其带入会议室,并弄清楚如何将其整合进会议。

还有其他方法吗?

我们相信有更好的方法。针对如何将白板整合到视频会议这一问题,理想的解决方案应满足以下条件:

  • 它应该使每个人都享受协作体验,确保他们自由参与讨论。
  • 它应该易于使用,越便捷越好。
  • 它应该发挥现有流程的作用,利用人们对白板的熟悉程度来鼓励用户采用。
  • 它应该扩展您的会议室生态系统,实现与其他视频会议设备和应用程序无缝协作。
  • 它应该易于安装且安装快速,从而可以在贵组织的会议室中实现大规模部署。

罗技 SC100 AI 白板摄像头简介:轻松实现白板共享,专为混合办公空间打造

罗技 SC100 AI 白板摄像头

当我们着手打造一款在线协作工具,以便人们可将白板分享到视频会议中时,我们的出发前提是:将高用户采用率作为一个重要的 KPI 指标。我们想打造一项对与会者来说自然而直观的解决方案。通过此方案,所有现场和远程与会者都可积极参与协作、头脑风暴等等。

我们的答案是罗技 SC100 AI 白板摄像头,这是一款由 AI 驱动的白板摄像头,可将白板内容分享到视频会议中。与 Microsoft Teams Rooms、Zoom Rooms 和其他主流视频会议服务集成后,SC100 可将白板内容清晰呈现于视频会议之中。使用 SC100,远程与会者也可以像会议室中的人员一样清楚看到白板内容。

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