Ermöglichen Sie eine intuitive Raumplanung für Ihr Unternehmen

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Illustration der Entwicklung der Arbeit vom Höhlenmenschen bis hin zum Büroangestellten

Von den endlosen Reihen von Schreibtischen in den ersten Büros über die Arbeitsnischen der 80er bis hin zum heutigen hybriden Arbeitsmodell hat sich die IT immer darauf konzentriert, Hindernisse zu beseitigen, damit Teams besser zusammenarbeiten können.

Mitarbeiter sollten ohne Schwierigkeiten Meetings finden und starten können. Wenn die Mitarbeiter auf der Suche nach einem leeren Konferenzraum durch die Flure irren oder in dem Raum, den sie im Voraus gebucht haben, andere Leute entdecken, beginnen die Meetings mit Verspätung und es werden wertvolle Ressourcen verschwendet. Da Arbeitsplätze zu Knotenpunkten für eine dynamische Zusammenarbeit werden, benötigt die IT-Abteilung eine intuitive, einfach zu implementierende Lösung, die die Verfügbarkeit von Räumen auf einen Blick anzeigt.

Kein Mitarbeiter sollte Zeit damit verschwenden müssen, auf der Suche nach dem richtigen Konferenzraum durch die Flure zu irren. Aber wie kann die IT-Abteilung dabei helfen? Ein Aushang an der Wand reicht für große Büros nicht aus und ist für hybride Meetings mit Sicherheit nicht hilfreich.

Auch die Art und Weise, wie Mitarbeiter Konferenzräume nutzen, hat sich geändert. Vor einem Jahrzehnt gab es nur selten videofähige Konferenzräume, und die meisten Meetings fanden ausschließlich im Büro statt. Über die Jahre wurden in einigen Konferenzräumen Videokonferenzsysteme eingeführt, aber nicht in allen.

Da hybrides Arbeiten heute eher die Regel als die Ausnahme ist, müssen alle Konferenzräume über eine intuitive Raumplanung verfügen.

Möglicherweise haben Sie auf der Suche nach einer Lösung bereits versucht, komplizierte Raum-Planungspanels mit Tablets wie iPads einzuführen, nur um dann festzustellen, dass diese schnell obsolet waren, weil sie für die eigentliche Aufgabe nicht geeignet waren. Da sich die Bedürfnisse der Belegschaft und die Technologie weiterentwickeln, muss sich auch die Vorgehensweise bei der Suche und Planung von Meetings weiterentwickeln.

Abbildung eines Flurs mit vielen Räumen und Fragezeichen an den Türen

Eine unpraktische Raumplanung beeinträchtigt alle

Stellen Sie sich vor, dass der Marketingleiter Ihres Teams einen Mitarbeiter bittet, kurzfristig an einem Videoanruf teilzunehmen, um ein wichtiges Projekt zu besprechen. Dieser Mitarbeiter muss schnell einen freien videofähigen Konferenzraum finden, ohne diesen im Voraus gebucht zu haben. Vielleicht gibt es nur eine Karte an der Wand, auf der die Konferenzräume eingezeichnet sind, aber nicht, welche Räume belegt sind.

Dieser Mitarbeiter muss durch die Flure ziehen, an Türen klopfen und Meetings unterbrechen, bis er einen geeigneten Raum findet.

Die Konsequenzen einer schlechten Raumplanung sind vielfältig.

  • Die Mitarbeiter verschwenden Zeit, Meetings werden unnötigerweise stressig und eine unterbrochene Zusammenarbeit wird zur Regel.
  • Die IT-Abteilung muss mit teuren Displays rechnen, die weder skalierbar noch für die Raumplanung geeignet sind. Wenn diese Tools nicht einfach zu benutzen sind, können die Support-Tickets zunehmen und die Geräte ungenutzt bleiben.
  • Facility- und Betriebsteams bleiben auch nicht verschont, da umständliche Implementierungen nicht mit den Anforderungen hybrider Arbeitsformen Schritt halten können, z. B. Meetings schnell zu finden und an ihnen teilzunehmen. Außerdem beanspruchen ungenutzte Tools Bürofläche, die besser genutzt werden könnte.

 

Das gesamte Unternehmen profitiert von Tools, die auf die neuen Anforderungen im Büro zugeschnitten sind, wie z. B. schnelle Terminplanung, immer aktive Displays und hybride Einsatzbereitschaft.

Abbildung einer Bürofläche mit Besprechungsräumen und Arbeitsnischen

Speziell entwickelte Planungstools werden zur Norm

Büros haben sich schon immer dem Weltgeschehen und neuen Technologien angepasst, und auch das Zeitalter der hybriden Arbeitsformen erfordert eigene Entwicklungen. Und zwar Tools, mit denen die Mitarbeiter Meetings leichter finden, buchen und an ihnen teilnehmen können. Sehen Sie sich diese Vorher-Nachher-Beispiele an und erfahren Sie, wie speziell entwickelte Planungstools die Arbeit für Ihr gesamtes Unternehmen verbessern können.

Abbildung einer Person, die ein Touchpanel zur Buchung von Konferenzräumen verwendet

Wie man gängige Probleme bei der Raumplanung löst:

Vorher: Die Mitarbeiter verschwenden Zeit damit, durch die Flure zu irren und nach freien Konferenzräumen zu suchen.
Nachher: Vor jedem Konferenzraum sind Raum-Planungspanels angebracht, die mit roten und grünen Lichtern die Verfügbarkeit schon von weitem anzeigen.

Vorher: Zusammengeschusterte Lösungen für die Raumplanung sind unpraktisch und nicht für den ganztägigen Gebrauch konzipiert.
Nachher: Speziell entwickelte Raumplaner, die immer aktiv sind, erleichtern die Planung.

Vorher: Die IT-Abteilung verschwendet übermäßig viele Ressourcen für die Bereitstellung und Verwaltung von ineffizienten Raumplanern und Orientierungshilfen.
Nachher: Die IT-Abteilung kann Planungstools schnell bereitstellen und sie alle von einem einzigen Ort aus verwalten.

Vorher: Klobige, unpraktische Raumplaner schrecken die Mitarbeiter davon ab, sie tatsächlich zu benutzen.
Nachher: Intuitive Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, Meetings sofort zu finden und zu planen, ohne sich erst einarbeiten zu müssen.

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