Artikel: Optimierung kleiner Besprechungs- und Konferenzräume für Videokonferenzen

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Optimierung kleiner Räume für Videokonferenzen

Praktische Tipps und Hinweise für kleinere Besprechungsräume

Abbildung von Videokonferenz-Ausrüstung um einen kleinen Tisch

 

Kleine Besprechungsräume sind gerade groß im Kommen.

Das liegt nicht an ihrer Größe. Kleine Besprechungsräume sind für kleine Gruppen bis etwa sechs Personen konzipiert, werden aber häufiger von nur zwei oder drei Personen genutzt. Daran hat sich nichts geändert. Neu ist aber die Anzahl solcher Räume.

Die Analysten Frost & Sullivan definieren kleine Besprechungsräume als Räume mit einer Größe von 9 –14 Quadratmetern und einer Kapazität von vier bis sechs Personen. Vor dem Jahr 2020 fielen etwa 10 % aller Besprechungszimmer in diese Kategorie. Gemäß Prognose von Frost & Sullivan werden 2024 ca. 75 % aller Videokonferenzen in kleinen Besprechungsräumen stattfinden.

Wenn Sie in einem Unternehmen oder einer Organisation arbeiten, die gerade dabei sind, ihre Strategie für Konferenzräume zu überdenken und mehrere kleine Räume für Besprechungen zu schaffen, sollten Sie einige wichtige Kriterien berücksichtigen. Kleinere Räume unterscheiden sich von größeren Konferenzräumen durch spezifische Anforderungen.

Auswahl der passenden Videokonferenz-Kamera

Die beiden wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Videokonferenz-Kamera sind das Sichtfeld und die Größe.

Große Konferenzräume sind häufig mit einem langen, schmalen Besprechungstisch ausgestattet und die Teilnehmer sitzen oft weit von der Kamera entfernt. Bei kleinen Besprechungsräumen hingegen sind die Teilnehmer um Kamera und Mikrofon herum versammelt. Daher ist eine Kamera mit Weitwinkelobjektiv erforderlich deren Sichtfeld alle Personen erfasst. Um während der Videokonferenz alle Teilnehmer aufzunehmen und ins Bild zu rücken, eignet sich eine Kamera mit Schwenk- und Neigefunktion.

Außerdem eignen sich kleinere Kameras für kleinere Räume. Und die Kamera sollte eher unauffällig sein. Falls Lautsprecher und Mikrofon integriert sind, benötigen diese eine geringere Lautstärke und Reichweite. Eine All-in-one-Konferenzkamera mit integrierten Lautsprechern ist eine hervorragende Option.

Hochwertiger Ton 

Sie könnten bei kleinen Besprechungsräumen dazu verleitet sein, eine einfache Webcam zu benutzen. Das sollten Sie jedoch aus folgendem Grund genauer überdenken. Falls Webcams überhaupt über Lautsprecher verfügen, sind diese nur für eine Person konzipiert. In Besprechungen mit sechs Personen kann das problematisch werden.

Hochwertige Konferenzkameras hingegen sind mit Funktionen zur Optimierung des Raumtons ausgestattet, damit alle Teilnehmer gut gehört werden und hören können. Rauschunterdrückung und die automatische Angleichung leiser und lauter Stimmen gewährleisten, dass wirklich alle gut zu hören sind. Beamforming-Technologie ist eine weitere hilfreiche Funktion. Sie fokussiert auf die Person, die gerade spricht. Audioeigenschaften wie diese kommen besonders in offenen Besprechungsräumen mit Geräuschkulisse im Hintergrund zum Tragen.

Management von Raum und Ausrüstung

Mit einer steigenden Anzahl an Besprechungsräumen im Unternehmen schätzen Sie sicher auch eine einfache und effiziente Möglichkeit zur Überwachung der Hardwaregeräte und Softwareanwendungen in all diesen Räumen.

Aus diesem Grund entscheiden sich manche Unternehmen für sogenannte Videobars oder All-in-one-Appliances, bei denen es sich um eigenständige Konferenzkameras handelt. Anstatt an einen separaten Computer werden diese Kameras direkt an den Bildschirm im Raum angeschlossen und der Cloud-Videodienst läuft über das integrierte Betriebssystem. Im Vergleich zu separaten Video- und Rechnergeräten sind Videobars einfacher zu installieren, zu verwalten und zu aktualisieren.

Beim Raummanagement gewinnen auch künstliche Intelligenz und Datenanalytik zunehmend an Bedeutung. Diese Funktionen bieten einen Einblick, welche Räume in Verwendung oder unbenutzt sind , wie viele Personen an Konferenzen teilnehmen und ähnliches. Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihre Entscheidungen zu Besprechungsräumen und ermögliche die effiziente Nutzung Ihres Raumangebots.

Proaktive Behebung technischer Probleme

Wenn Sie den Status Ihrer Besprechungsräume im System überwachen und Probleme erkennen, bevor Ihre Mitarbeiter Sie anrufen oder eine Helpdesk-Anfrage erstellen müssen, ersparen Sie den Besprechungsteilnehmer wie Ihrem IT-Team Sorgen. Besser noch: Sie können Sofortnachrichten erhalten, wenn ein Gerät nicht funktioniert oder Software aktualisiert werden muss.

Anwendungen wie Logitech Sync (eine kostenlose Software-App) bieten ein übersichtlich strukturiertes und einfach ablesbares Dashboard zum Status aller Ihrer Räume. Auch Software- und Firmware-Updates können über Sync standortfern von überall durchgeführt werden.

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern das Leben

Für Ihre Mitarbeiter sollte die Konferenzteilnahme so einfach wie möglich sein. Ihre Angestellten brauchen Konferenztools mit funktionellem Design, die einfach und intuitiv zu bedienen sind. Zufriedene Benutzer nutzen neue Technologien lieber und machen damit Ihrer Raumumsetzung zum Erfolg.

Konsolen bieten Mitarbeitern die Möglichkeit, eine Konferenz mit einer Berührung zu starten und zu beenden. Sie stellen eine jener Technologien dar, die dank ihrer Benutzerfreundlichkeit großen Erfolg genießen. Und Moderne Raumsteuerungsgeräte können sogar per Stimmbefehlen bedient werden, sodass Ihre Mitarbeiter sich uneingeschränkt auf die Videokonferenz konzentrieren können. Solche Controller werden üblicherweise an der Wand montiert, sodass der Tisch frei bleibt und Platz gespart wird.

Mitarbeiter benötigen auch Flexibilität. Ihr Unternehmen hat sich vielleicht für einen Anbieter für cloudbasierte Videokonferenzen entschieden. Ihre Mitarbeiter werden aber gelegentlich an Konferenzen mit Gesprächspartnern teilnehmen, die unterschiedliche Videoanwendungen benutzen. Produkte wie Logitech Swytch bieten ihnen die Möglichkeit, in kleinen Räumen eine Verbindung über das eigene Notebook herzustellen und ihre Präsentation über einen beliebigen cloudbasierten Videodienst live zu übertragen oder zu streamen.

Optimieren der Raumumgebung

Beachten Sie bei der Gestaltung oder Auswahl eines Raumes für kleinere Besprechungen die folgenden Faktoren: 

  • Lichtverhältnisse, sowohl natürliches als auch künstliches Licht

  • die Farbe von Wand und Einrichtung

  • Fenster- und Türarten und deren Auswirkung auf Licht und Privatsphäre

  • Bilder, Pflanzen und andere Hintergrundobjekte

  • Weitere Raumeigenschaften wie etwa Baustoffe


Weitere hilfreichen Informationen zur Gestaltung kleiner und großer Räume für Videokonferenzen finden Sie im Anleitung zur Raumgestaltung auf Logitech.com.

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