In Ihrem Unternehmen gibt es vermutlich Konferenzräume verschiedener Größe. Sie haben möglicherweise eine wachsende Zahl von kleinen Räumen oder einige große Räume für Vorstandssitzungen, Kundenpräsentationen usw. 

Am häufigsten werden jedoch mittelgroße Konferenzräume genutzt, die meist zwischen 8 und 10 Plätze haben. Sie bieten die perfekte Größe für kleine Gruppen mit drei bis vier Personen, die so genügend Platz für ihre Materialien haben. Diese Flexibilität ist besonders wichtig, wenn Unternehmen zu einem hybriden Arbeitsplatzmodell übergehen, bei dem die Mitarbeiter abwechselnd im Büro und von zu Hause aus arbeiten.

In großen Konzernen gibt es unter Umständen Hunderte oder sogar Tausende mittelgroße Besprechungsräume. Deshalb spielt Skalierbarkeit eine wichtige Rolle. Und weil diese Räume so bedeutend für die Zusammenarbeit kleiner Teams sind, muss die Videokonferenzausrüstung dort einfach zu bedienen sein. Es muss möglich sein, dass ein Mitarbeiter einfach in den Raum geht und eine Besprechung startet oder daran teilnimmt. Schließlich hat Produktivität oberste Priorität und die Raumlösung muss die Zusammenarbeit erleichtern, nicht erschweren.

Um Ihre mittelgroßen Räume für Besprechungen und Videokonferenzen zu optimieren, haben wir einige Kriterien zusammengestellt, die es zu beachten gilt.

Raumkonfiguration und -flexibilität

Als Lösung zwischen kleinen und großen Konferenzräumen können mittelgroße Räume bezüglich der Anzahl der Stühle, der tatsächlichen Größe, der Form des Tisches und sogar der Anzahl der Tische sehr variieren. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, Raumlösungen zu wählen, die flexibel genug sind, um unterschiedliche Größen und Konfigurationen zu ermöglichen.

Für Räume am kleineren Ende der Skala ist eine Kamera mit integrierten Lautsprechern und Mikrofonen ausreichend. Für Räume am anderen Ende des Spektrums benötigen Sie vielleicht mehrere, im Raum verteilte Mikrofone. Ihre Lösung sollte auf jeden Fall beides ermöglichen.

Videobars und All-in-One-Videokonferenzlösungen

Am meisten Beachtung sollte die Art der Konferenzkamera erhalten, die Sie in Ihren Medienräumen einsetzen.

Manche Unternehmen entscheiden sich heute für einen neuen Typ von Konferenzkameras, sogenannte „All-in-one-Videobars“, bei denen es sich um eigenständige Appliances handelt. Anstatt an einen dedizierten Computer im Besprechungsraum angeschlossen zu werden, werden diese All-in-one-Konferenzkameras direkt an den Bildschirm angeschlossen und führen den Cloud-Videodienst auf einer integrierten Computing-Appliance aus.

Im Vergleich zu modularen Videokomponenten und externen Rechnern sind Videobars einfacher zu installieren, zu verwalten und zu aktualisieren. Je weniger Komponenten, desto schneller die Installation und desto geringer die erforderliche Verkabelung. Ein weiterer Vorteil: Videobars können platzsparend an der Wand oder direkt am Bildschirm montiert werden und sind so nicht im Weg.

Sie haben jedoch vielleicht gute Gründe für den Einsatz einer Videokonferenzlösung mit einem dedizierten Computer, der für Ihren Video-Cloud-Anbieter konfiguriert ist. In diesem Fall empfiehlt sich eine Kamera wie Rally Bar, die als Appliance verwendet oder über USB an einen PC oder Mac angeschlossen werden kann. Dieser Ansatz ist vielseitig und zukunftssicher, weil sie dadurch je nach Bedarf zwischen Appliance- und USB-Modus wechseln können – eine sehr gute Strategie auch für Unternehmen, die mehrere Video-Cloud-Anbieter nutzen. Außerdem wurde Rally Bar speziell für mittelgroße Räume entwickelt.

Qualität des Objektivs

Die Qualität und Art des Kamera-Objektivs sind ein wichtiger Aspekt, der nicht vernachlässigt werden sollte. Durch brillante Optik erhalten die Teilnehmer einer Videokonferenz auf beiden Seiten das Gefühl, sich gemeinsam in einem Raum zu befinden, auch wenn sie viele Kilometer voneinander entfernt sind.

Angesichts der unterschiedlichen Größen und Konfigurationen, die für mittelgroße Räume typisch sind, sollte die Kamera in der Lage sein, sowohl nah als auch entfernt sitzende Personen zu erfassen und zu fokussieren. Einige Konferenzkameras verwenden Digitalzoom, andere optischen Zoom oder eine Kombination beider Typen. Da die Leiter von Besprechungen in der Regel am Kopfende des Tisches sitzen, muss die Zoomfunktion der Kamera einen scharfen Fokus auch auf das hintere Ende des Raums gewährleisten.

Motorisierte Schwenk- und Neigefunktionen ermöglichen es der Kamera, das Objektiv auf die Teilnehmer zu richten, unabhängig davon, wo sie sich im Raum befinden. Je nach Bedarf kann die Schwenk, -Neige- und Zoom-Funktion auch eine Seite des Raums im Weitwinkel erfassen, beispielsweise, wenn jemand auf ein Whiteboard schreibt. Mit intelligentem Auto-Framing bleibt das Motiv scharf, ohne dass die Teilnehmer den Kamerawinkel manuell einstellen müssen.

Informieren Sie sich gut über die Objektivqualität und -funktionen, um zu gewährleisten, dass Sie die beste Kamera entsprechend Ihres Budgets erhalten.

Audio-Design

In Besprechungen ist gutes Audio genau so wichtig wie ein gutes Bild. Innovationen in der Audiotechnologie verbessern die Klangqualität von Konferenzraumlösungen kontinuierlich. Zum Beispiel können Beamforming-Mikrofone und intelligente Software den Ton des jeweiligen Sprechers isolieren, Hintergrundgeräusche herausfiltern und den Effekt des Übersprechens minimieren.

Bei Videobars – bei denen Lautsprecher, Mikrofone und Kamera alle in das Gerät integriert sind – ist das Audio-Design besonders wichtig. Schauen Sie sich genau an, wie die Lautsprecher und Mikrofone interagieren, um sicherzustellen, dass keine Verzerrungen oder Vibrationen auftreten. Hat der Anbieter in innovative Tontechnik investiert?

Ein aufrüstbares Soundsystem ist nützlich in mittelgroßen Räumen. Wenn Ihre Besprechungsräume unterschiedlich groß sind (was bei mittelgroßen Räumen oft der Fall ist), möchten Sie sicher gern die Möglichkeit haben, die Bereitstellung mit zusätzlichen Mikrofonen zu erweitern. 

KI und Analytik

Beim Raummanagement gewinnen künstliche Intelligenz und Datenanalytik zunehmend an Bedeutung. Diese Funktionen bieten einen Einblick, welche Räume in Verwendung oder unbenutzt sind , wie viele Personen an Konferenzen teilnehmen und ähnliches. Diese Informationen bilden die Grundlage für Ihre Entscheidungen zu Besprechungsräumen und ermögliche die effiziente Nutzung Ihres Raumangebots.

Technischer Support

Wenn Sie den Status Ihrer Besprechungsräume im System überwachen und Probleme erkennen, bevor es Ihre Mitarbeiter tun, ersparen Sie den Besprechungsteilnehmern wie Ihrem IT-Team einige Sorgen. Anwendungen wie Logitech Sync (eine kostenlose Software-App) bieten ein übersichtlich strukturiertes und einfach ablesbares Dashboard zum Status aller Ihrer Räume. Auch Software- und Firmware-Updates können über Sync standortfern von überall durchgeführt werden.

Benutzererfahrung

Ihre Angestellten brauchen Konferenztools mit funktionellem Design, die einfach und intuitiv zu bedienen sind. Eine konsistente Benutzererfahrung in jedem Raum erhöht die Akzeptanzraten. Neuere Steuerungsgeräte ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, ein Meeting mit nur einem Tippen zu starten bzw. zu beenden oder Sprachbefehle zu nutzen.

Mitarbeiter benötigen auch Flexibilität. Produkte wie Logitech Swytch bieten ihnen die Möglichkeit, in kleinen Räumen eine Verbindung über das eigene Notebook herzustellen und ihre Präsentation über einen beliebigen cloudbasierten Videodienst live zu übertragen oder zu streamen.

Raumumgebung

Abgesehen von der Kamera, dem Objektiv und den Lautsprechern gibt es eine Reihe von Aspekten, die bei der Einrichtung oder Gestaltung mittelgroßer Räume zu berücksichtigen sind: 

• Lichtverhältnisse, sowohl natürliches als auch künstliches Licht

• die Farbe von Wand und Einrichtung

• Fenster- und Türarten und deren Auswirkung auf Licht und Privatsphäre

• Bilder, Pflanzen und andere Hintergrundobjekte

• Weitere Raumeigenschaften wie etwa Baustoffe

Diese Themen im Detail zu besprechen, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Wenn Sie mehr über die Gestaltung von Besprechungsräumen jeder Größe erfahren möchten, lesen Sie unseren Leitfaden auf Logitech.com.