Best Practices und Tipps für das Einrichten von Videokonferenzbereichen

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Bildschirm

Der Bildschirm, oder Monitor, ist das Zentrum jeder Videokonferenz. Seine Position ist daher für die Personen im Raum und Remote-Teilnehmer besonders wichtig.

Anzahl der Bildschirme

Ein oder zwei Bildschirme

  • Für kleine Konferenzräume und Räume mit begrenztem Platz reicht ein Flachbildschirm aus.
  • Stellen Sie für größere Räume wenn möglich zwei Bildschirme bereit, um Remote-Teilnehmer auf einem Bildschirm anzuzeigen und Inhalte auf dem anderen Bildschirm zu teilen.
  • Kameras werden üblicherweise direkt unter oder über dem Bildschirm platziert; Bei zwei Bildschirmen platzieren Sie die Kamera am besten auf Augenhöhe zwischen den beiden Monitoren.
Konsole mit Videokonferenz-Ausrüstung und zwei Bildschirmen.

Bildschirmgröße

Bildschirmgröße

  • Wenn Sie nur einen Bildschirm verwenden, sollte dieser groß genug sein, um sowohl die Remote-Teilnehmer als auch die Inhalte am Bildschirm mit einer Auflösung anzuzeigen, bei der Text gut lesbar ist.
  • So bestimmen Sie die optimale Bildschirmgröße:
    • Messen Sie den Abstand zwischen der Wand, an der der Bildschirm montiert werden soll, und der am weitesten entfernten Sitzposition.
    • Teilen Sie den Abstand zur am weitesten entfernten Position durch 4; dadurch erhalten Sie die empfohlene Mindesthöhe des Bildschirms.
    • Multiplizieren Sie die Bildschirmhöhe mit 1,8, um die diagonale Größe zu erhalten. Dieser Wert wird als Bildschirmgröße angegeben.
Videobar

Montagemöglichkeiten

Montagemöglichkeiten

  • Denken Sie bei der Montage der Bildschirme an die Kameraplatzierung. Sowohl der Bildschirm als auch die Kamera sollten sich so nahe wie möglich auf – für sitzende Teilnehmer leicht über – Augenhöhe befinden.
  • Die Augenhöhe bezieht sich auf die Bestuhlung im Raum, bei Standardbestuhlung ist dies durchschnittlich 116-127 cm.
  • Werden zwei Bildschirme verwendet, können diese entweder horizontal oder vertikal positioniert werden; Platzieren Sie die Bildschirme so, dass der Raum zwischen den beiden Bildschirmen auf einer Linie mit der Tischmitte liegt.
  • Der Einsatz von zwei Bildschirmen bietet auch den zusätzlichen Vorteil, dass die PTZ-Kamera auf Augenhöhe zwischen den beiden Bildschirmen positioniert werden kann.
  • Wenn Sie eine Kamera über einem einzelnen Bildschirm montieren, sollte sich die Unterkante des Bildschirms so nahe wie möglich an der Tischoberfläche befinden.
Zwei Monitore mit Videokonferenz-Ausrüstung dazwischen.

Gestelle

Gestelle

  • Fahrbare Gestelle können die Mobilität und Flexibilität von Videokonferenzen verbessern, wodurch diese an mehreren Orten abgehalten werden können.
  • Verwenden sie fahrbare Gestelle, um Workshop-Räume und Brainstorming-Bereiche in offenen Arealen anstelle von Konferenzräumen zu organisieren, wo sich kleine Gruppen ad hoc für Video-Sitzungen treffen können.
  • Stationäre Gestelle bieten sich in Räumen an, in denen es unpraktisch oder -möglich ist, Bildschirme und andere Geräte dauerhaft zu montieren.
  • Sichern Sie die Ausrüstung am Gestell mit Kensington-Schlössern und verwenden Sie optionale Schlösser für Schubladen und Türen.
Ein fahrbares Gestell in einem Workshop-Raum.

Videoeinstellungen

Videoeinstellungen

  • Überprüfen Sie die Einstellungen wie Bildschirmauflösung, Farbsättigung und Helligkeit/Kontrast, wenn Sie den Bildschirm montieren.
  • Die Einstellungen der Bildschirme sind oft so eingerichtet, dass Video- und Audioinhalte für den Fernsehbetrieb optimiert sind. Diese Einstellungen sollten deaktiviert oder, falls dies nicht möglich ist, auf die kleinstmögliche Stufe gestellt werden.
  • Wenn eine Videoeinstellung mit der Bezeichnung „Game Modus“ vorhanden ist, bietet diese normalerweise die beste Leistung mit der geringsten Verarbeitungsrate.
Sechs Personen in einem Videokonferenz-Anruf.

Interaktive Displays

Interaktive Displays

  • Für eine bessere Zusammenarbeit bietet sich der Einsatz von Videobildschirmen mit Touch-Funktion (oder interaktiven Displays) an.
  • Wählen Sie interaktive Displays zum Brainstorming oder anstelle von Whiteboards; zum Digitalisieren von Notizen, für Illustrationen oder andere Aufgaben und um Arbeitssitzungen aufzuzeichnen.
  • Mehrere Cloud-basierte Videokonferenzplattformen unterstützen interaktive Displays für Anmerkungen in Echtzeit, das Teilen von Inhalten und als Meeting-Controller.
Großer Bildschirm mit Videokonferenz-Kamera.

KAMERA

Im Mittelpunkt einer jeden Videokonferenz-Lösung steht die Kamera. Diese sollte mit entsprechender Höhe, Distanz und in einem passenden Blickwinkel platziert werden, damit Remote-Teilnehmer jeden im Raum sehen können.

Seitliche Winkelansicht der Rally Bar.

Die von Ihnen ausgewählte Konferenzkamera sollte für Remote-Teilnehmer des Meetings ein hervorragendes Erlebnis bieten.

Professionelle ConferenceCams verfügen üblicherweise über eine 4K-HD-Auflösung, weites Sichtfeld und Schwenk-, Neige- sowie Zoom-Funktionen (PTZ). Diese Eigenschaften sollten standardmäßig verfügbar sein.

Ansicht von rechts einer über einem Monitor an der Wand angebrachten Rally Bar.

Winkel und Höhe

  • Positionieren Sie die Kamera wenn möglich auf Augenhöhe, da dies die natürlichste Ausrichtung für die Zusammenarbeit von Angesicht zu Angesicht bietet.
  • Die Qualität der Videodarstellung kann gemindert werden, wenn eine Kamera zu hoch oder zu niedrig in Relation zu den Konferenzteilnehmern positioniert ist.
  • Wenn die Kamera nicht auf Augenhöhe platziert werden kann – etwa falls sie über oder unter einem Bildschirm angebracht wurde – wählen Sie eine Kamera mit motorisierter Schwenk- und Neigefunktion, um den Blickwinkel zu ändern.
Simulierter Videokonferenzraum mit illustriertem, auf den Sitzplätzen beruhendem Sichtfeld für die Raumerfassung.

Raumerfassung

  • „Raumerfassung“ bezeichnet jene Fläche in einem Raum, die erfolgreich von einer Kamera und einem Mikrofon aufgezeichnet werden kann. Man spricht von „vollständiger Raumerfassung“, wenn eine Kamera und ein Mikrofon den gesamten Raum festhalten können. 
  • Sorgen Sie für eine vollständige Raumerfassung, indem Sie eine Kamera mit dem für den Raum und die Bestuhlung passenden Sichtfeld (FOV) wählen.
  • Wählen Sie Tische mit halbkreisförmiger Oberfläche oder einem breiteren Ende nahe der Kamera, damit alle Personen im Sichtfeld der Kamera Platz haben.
Kleiner bis mittelgroßer Konferenzraum mit unter dem Monitor montierter Rally Bar.

Kameras für kleine und mittelgroße Räume

  • Immer mehr Organisationen entscheiden sich bei der Ausstattung von kleinen bis mittelgroßen Räumen für All-in-one-Videobars.
  • Sparen Sie Platz dank einer kompakten All-in-one-Konferenzkamera mit integrierten Lautsprechern (wie der Rally Bar und der Rally Bar Mini).
  • Denken Sie an das Sichtfeld – ein Weitwinkelobjektiv sorgt dafür, dass auch in kleinen Räumen alle Personen sichtbar sind.
  • Vereinfachen Sie die Montage: Eine Videobar hat weniger Teile und Kabel. Die Montage ist dadurch schneller und einfacher.
Große Raumkonfiguration mit der Konferenzausrüstung für große Räume unter dem Monitor auf einer Konsole.

Kameras für große Räume

 

  • Für große Räume sind Funktionen wie Autofokus, Schwenken, Neigen und Zoomen unerlässlich.
  • Die Konferenzkamera muss in der Lage sein, den Fokus auf die sprechende Person zu legen und diese im Blick behalten, sollte sie bzw. er aufstehen, beispielsweise um etwas auf ein Whiteboard zu schreiben.
  • Die Kombination von PTZ mit Künstlicher Intelligenz ermöglicht die automatische Bewegung des Objektivs und Einstellung des Zoom der Kamera, wenn sich Personen bewegen.

MIKROFONE UND LAUTSPRECHER

Computernutzung

Um eine Videokonferenz abzuhalten wird ein Computer benötigt. Dieser kann auf verschiedene Arten in den Konferenzraum eingebunden werden.

Konsole für einen Videokonferenzraum mit Rally-Produkten und RoomMate.

Gezeigt werden Rally Plus und Logitech RoomMate.

Sie haben üblicherweise drei Möglichkeiten, um Videokonferenzanwendungen (Software) in einem Konferenzraum zu nutzen:

Video-Appliance

Ein Videogerät (üblicherweise eine Video Bar) fungiert dank seiner eigenen Rechenplattform als All-in-one-Gerät. Es sind nur wenige Teile, Kabel und Verbindungsstellen nötig. Die Einrichtung ist einfacher und der Kaufpreis sowie die Gesamtkosten des Betriebs (TOC) sind im Allgemeinen niedriger. Möglicherweise können nicht alle Videoanwendungen auf dem Gerät ausgeführt werden.

Spezieller Computer

Ein separater Computer (gewöhnlich ein Mini-PC) wird permanent im Konferenzraum montiert, um Video-Software auszuführen. IT-Administratoren sind mit diesem Modell vertrauter und haben die Möglichkeit, einheitlich Geräte des bevorzugten PC-Herstellers zu nutzen. Das Einrichten und Verwalten kann komplexer sein, da Videozubehör und PCs häufig getrennt verwaltet werden.

BYOD

Einer der Organisatoren der Konferenz schließt seinen Laptop mit einem USB-Kabel (oder Ähnlichem) an das vorhandene Videokonferenzsystem an und führt die Video-Anwendung auf dem Laptop aus.

  • Jeder Ansatz bringt Vorteile mit sich. Designer von Konferenzräumen sollten bei der Wahl des Computer-Modells an die Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Langzeitbedürfnisse des Unternehmens denken.
  • Logitech Swytch bietet Konferenzteilnehmern maximale Flexibilität und die Möglichkeit, schnell zwischen dem Computer vor Ort oder einem Laptop zu wechseln und mithilfe eines beliebigen Cloud-Videodienstes teilzunehmen bzw. zu präsentieren.
Videokonferenz-Bildschirm und Konsole mit Rally-Produkten.

Platzierung

  • Erwägen Sie in Räumen mit separaten Computern, das Gerät unter dem Tisch oder hinter der Wand, an der der Bildschirm angebracht ist, zu platzieren.
  • Positionieren Sie den Computer in der Nähe des Bildschirms für Nähe zu Stromanschluss, Ethernet und anderen Komponenten, an die der Computer angeschlossen ist.
  • Gute Video-Qualität verlangt nach einer stabilen Internetverbindung. Wählen Sie wo verfügbar eine kabelgebundene Ethernetverbindung anstelle des WLANs.

TOUCH-CONTROLLER

Mit einem Meeting-Controller für Bildschirme (wie etwa Logitech Tap) können Mitarbeiter Konferenzen einfach und bequem starten, beenden und organisieren.

  • Montieren Sie den Touch-Controller sicher am Tisch oder an einer Wand nahe der Tür.
  • Verwenden Sie für das sichere Anbringen des Touch-Controllers ein Befestigungsdock und eine Kabeldurchführung, um die Kabel unter den Tisch zum Boden zu führen.
  • Möglicherweise wird für die Nutzung des Touch-Controllers eine Verbindung zu einem Computer oder Videogerät, ein optionales HDMI-Kabel für einfaches Teilen von Inhalten sowie eine Stromquelle benötigt.
Tap Touch-Controller

Kabel und Verbindungen

Vergessen Sie nicht, wie wichtig Kabelmanagement ist: Ein unorganisiertes Durcheinander and Kabeln und Leitungen kann die Benutzererfahrung negativ beeinflussen. Intelligentes Kabelmanagement darf – oder sollte – bei einer professionellen Raumlösung nicht fehlen.

Kabeldurchführungen unter dem Tisch

Kabeldurchführungen unter dem Tisch

  • Verwenden Sie Kabelführungen, um die Kabel von Geräten und Verbindungen geordnet durch den Tisch zu führen, die Oberfläche frei zu halten und Komponenten wie Computer unter dem Tisch zu lagern.
Kabeldurchführungen, um Kabel geordnet durch den Tisch zu führen.

Zugentlastung

Zugentlastung

  • Befestigen Sie Kabel mit mechanischen Mitteln, um Zugbelastungen auf Kabel und Geräteverbindungen zu reduzieren.
  • Zugentlastungen sind besonders für Geräte wichtig, die bewegt werden können, wie etwa auf dem Tisch platziere Konferenzraum-Controller.
  • Denken Sie bei der Installation der Kabelführungen daran, etwas Spielraum zu lassen, damit Geräte wenn nötig bewegt werden können.

Kabelkanäle

Kabelkanäle

  • Installieren Sie Kabelkanäle unter dem Fußboden, über einer abgehängten Decke oder hinter Wänden, um Kabel von verschiedenen Teilen des Raums zu den Geräten zu führen.
  • Achten Sie darauf, die geltenden Brandschutz- und Gebäudevorschriften einzuhalten.
  • Brandschutzgeeignete Kabel (Kabel in Plenumqualität) sind mit einer speziellen schwer entflammbaren Isolierung mit geringer Rauchentwicklung ausgestattet und sind in der Regel für die Verwendung in Kabelkanälen und Lüftungsräumen vorgesehen.
  • Kabelkanäle haben nur eine feste Kapazität für die Anzahl an Kabeln, die sie aufnehmen können.
Kleiner Raum mit Tap Wandhalterung

Leitungskanäle

Leitungskanäle

  • Wenn kein Platz für einen verdeckten Kabelkanal zur Verfügung steht, ziehen Sie Leitungskanäle über dem Fußboden in Betracht, um Kabel von der Wand zum Tisch zu führen und dabei Stolperfallen zu reduzieren.
  • Verglichen mit der Verlegung von Kabeln unter dem Teppich bieten Leitungskanalführungen eine größere Flexibilität beim Hinzufügen, Entfernen oder Verändern von Kabelführungen, falls die Raumeinrichtung geändert werden muss.
Konferenzraum

Kabelfixierung

Kabelfixierung

  • Gut entwickelte Raumlösungen und Komponenten bieten die Möglichkeit, Kabel zu fixieren. Probleme – und IT-Tickets – wegen lockerer Kabel können so reduziert werden.
  • In Situationen, in denen Strom- oder Ethernet-Steckdosen im Boden installiert sind, sollten Sie Steckverbinder und Stromkabel mit Kabelbindern an den Tischbeinen befestigen.
  • Verschiedene Kabelhalterungen, Klett- und Kabelbinderlösungen sind bei Drittanbietern erhältlich.
Rückseite des Tap mit Kabelfixierung

Verlängerungskabel

Verlängerungskabel

  • Wenn Verlängerungskabel in großen Konferenzbereichen benötigt werden, verwenden Sie diese, um weit voneinander entfernte Geräte zu verbinden.
Verlängerungskabel für das Cat5e-Kabel

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