4 formas de impulsar la productividad de las reuniones mediante TI

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En cualquier trabajo, hay reuniones. De hecho, hay muchas reuniones. El profesional de negocios medio pasa el 40% de su tiempo en reuniones, todos los años. De esas reuniones, el 50 % de ese tiempo no es productivo*.

Una empresa no puede permitirse desperdiciar ese tiempo. Y si bien es posible que no pueda controlar el número de reuniones en su empresa, lo que sí puede hacer es asegurarse de que esas reuniones sean lo más productivas y eficientes posibles.

Como líder de TI, puede influir en la calidad de las reuniones en su organización. Los equipos y los departamentos pueden cambiar, pero la tecnología es la parte constante de todas las reuniones.  Muchos elementos de la reunión se pueden mejorar con tecnología para reducir las distracciones y maximizar la productividad.

Al equipar cada espacio con la tecnología adecuada, puede respaldar las prácticas de reunión que impulsan la colaboración y la productividad. 

El resultado: reuniones donde cada participante está alerta y comprometido. Cuando tenga en cuenta las necesidades de sus usuarios finales y un espacio planificado en consecuencia, podrá ayudar a que cada reunión sea más de atención plena.

¿Qué queremos decir con reuniones de atención plena?

El «mindfulness» o atención plena es un movimiento que está experimentando un gran crecimiento. Cada vez más personas se centran en estar presentes, ser decididas y eficientes mientras trabajan desde casa o en la oficina.

Llevar la atención plena al espacio de reunión conduce a la perfección de la productividad. La reunión sigue su curso, la tecnología funciona según lo previsto y nadie mira el teléfono. Con unos pequeños cambios en sus espacios de reunión, puede conseguir que se lleven a cabo reuniones de atención plena. 

¿Por qué es TI crucial para favorecer las reuniones de atención plena?

1. La tecnología de atención plena mejora el espacio

Elegir la tecnología que mejor se adapte a su espacio es fundamental, porque cuando el espacio y la tecnología adecuados se combinan, se consiguen resultados extraordinarios.

La tecnología puede mejorar cualquier espacio para que la reunión fluya mejor. Si se trata de una sala para intercambio de ideas, considere usar una pizarra digital. Si se trata de un espacio de reunión reducido, encuentre una cámara que capte a todos los que estén en la mesa. Si se trata de una sala de juntas grande, agregue micrófonos de expansión que permitan que se oiga con la misma claridad a todos los participantes.

La tecnología puede ayudar a aprovechar al máximo todo el espacio. Estudie cada uno de sus espacios de reunión, analice cómo la gente los usa realmente y realice los cambios adecuados para aprovechar al máximo ese espacio.

2. Las reuniones de atención plena están libres de distracciones

Los responsables de TI saben que, cuando hacen bien su trabajo, es difícil que la gente lo note: todo funciona a la perfección, así que nadie necesita su ayuda.

Lo mismo ocurre con la buena tecnología.

La tecnología de atención plena es tecnología que libera a los participantes de la reunión para que se centren en la reunión propiamente dicha, en lugar de tener que preocuparse por quién está en el encuadre de la cámara o cómo pueden compartir su pantalla.

La tecnología debe ser intuitiva y accesible. Para los participantes, eso significa que la tecnología de la sala debe ser fácil de usar y requerir muy pocos ajustes. Para TI, eso significa poder administrar y actualizar la tecnología de forma remota, por lo que se requiere menos intervención directa.

3. Una experiencia de usuario coherente mejora el éxito

Simplifique las cosas

Las investigaciones han demostrado que cuando hay una experiencia de usuario consistente en todos los espacios de reunión, las reuniones tienen un 22,7 % más de éxito*. La elección de tecnología que proporcione una interfaz de usuario coherente entre los espacios de reunión también maximiza la adopción por parte del usuario. Esto se debe a que los usuarios solo tienen que aprender un nuevo sistema una sola vez.

Y a la hora de escoger la tecnología, siempre vale la pena elegir tecnología optimizada para el software que su empresa ya usa.

4. Las videollamadas son más atractivas

Cuando se trata de reuniones de atención plena, lo más importante es la conexión humana.

Cuando los participantes de una reunión pueden establecer una conexión real con alguien en una videollamada (en comparación con una llamada telefónica), es más probable que se concentren en la reunión y permanezcan atentos en todo momento, porque pueden ver y ser vistos.

Al equipar cada sala con vídeo, puede romper los malos hábitos de reunión que se producen en las llamadas telefónicas (como la comprobación del teléfono y el uso del portátil) para garantizar que todos participen de forma más consciente en la reunión.

Haga que las reuniones sean más significativas

A través del diseño de atención plena y la consideración de los participantes a la reunión, puede realizar algunos pequeños cambios que pueden tener un gran impacto en cómo su organización gestiona las reuniones. Elegir la tecnología intuitiva adecuada para el espacio agilizará el proceso de reunión y maximizará la productividad.

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