Artículo: Información de empresas que crean oficinas flexibles

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Representación de la nueva oficina de Logitech

A medida que el mundo se abre de nuevo, un número creciente de empleadores quiere que las personas regresen a las oficinas con más frecuencia, si no a tiempo completo. Los empleados, por otro lado, desean fervientemente horarios flexibles y un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal. ¿Pueden ambos coexistir? ¿Es posible cerrar la brecha entre lo que quieren los empleadores y lo que desean los empleados? 

Queríamos entender el panorama híbrido actual. Así que hablamos con expertos de empresas líderes como Indeed para obtener información sobre lo que están haciendo: lo que se debe y lo que no se debe hacer para configurar un entorno híbrido exitoso.

En este artículo, resumiremos las lecciones aprendidas basándonos en ejemplos del mundo real. ¿Cómo abordan las empresas el trabajo híbrido? ¿Qué estrategias han tenido éxito?

Establezca objetivos comerciales e incluya comentarios de los empleados

Esto es algo que oímos alto y claro: Sea cual sea su entorno híbrido, debe ser compatible con sus objetivos empresariales. Por supuesto, quiere que sus empleados estén contentos, pero también debe haber una estructura sobre cómo, cuándo y dónde trabajan las personas para garantizar que se cumplan sus objetivos. 

"Las empresas exitosas de hoy en día deben darse cuenta de que los resultados se obtendrán de la creación de lugares increíbles para trabajar y colaborar, ya sea en la oficina, en casa o en una situación híbrida", dice David Brown, jefe de experiencia de marca en DIRTT, que proporciona una construcción industrializada para espacios interiores. «Crear el entorno adecuado para los equipos es clave para impulsar los resultados». 

El equilibrio entre los objetivos empresariales y lo que quieren los empleados requiere una comunicación abierta. Los líderes establecen las prioridades, pero los empleados deben participar en la conversación para ayudar a definir el entorno híbrido de su organización. Esta colaboración puede ocurrir en toda la empresa a través de encuestas a los empleados o a través de conversaciones entre los gerentes y sus subordinados directos para determinar qué funciona mejor para todos.

 

Reunión de grupo informal

Pero hagas lo que hagas, no te limites a recopilar información de tus empleados para que parezca que quieres su opinión. Tienes que usarlo realmente. 

"Si va a involucrar a los empleados para que pidan su opinión, al menos reconózcala y haga algo con ella", dice Jenni Bedell, líder de consultoría de recursos humanos para OneDigital, una empresa de consultoría de seguros, servicios financieros y consultoría de recursos humanos. Lo peor que puedes hacer es pedir la opinión de los empleados y no llega a ninguna parte».

Y recopile los datos. Necesita la opinión de los empleados, pero también necesita información en tiempo real. Revise cuándo entran las personas en la oficina y dónde suelen reunirse. Vea qué oficinas y salas de conferencias se están usando, cuándo se usan y por cuántos usuarios. Con todos estos datos, puede empezar a diseñar o rediseñar su espacio de oficina.

Diseñar espacios alrededor de las personas para priorizar la conexión humana

La percepción de la gente sobre el trabajo ha cambiado en los últimos años. Nuestra relación con la oficina, entre nosotros y con el propio trabajo sigue evolucionando a medida que cambian las prioridades y nos damos cuenta de lo importante que es la conexión humana.

Todos aprendimos durante la pandemia, por ejemplo, que trabajar desde casa tiene sus ventajas, como la capacidad de concentrarse en el trabajo profundo. Pero trabajar desde casa también tiene sus inconvenientes, incluida la falta de interacción social y una mayor fricción en la colaboración. Estar juntos e inspirarse mutuamente es de vital importancia.

Ahora, cuando entramos en las oficinas, queremos espacios que puedan acomodar el trabajo colaborativo y el tiempo social, así como un tiempo de tranquilidad significativo para centrarnos en nuestros propios proyectos.

En Indeed, una empresa que proporciona a las personas recursos para buscar y presentar solicitudes de empleo, la oficina es un lugar de reunión, pero para diversos propósitos. Los equipos de ventas trabajan en persona para fomentar relaciones de mentoría más sólidas. El equipo de experiencia del usuario trabaja en varios estudios y grupos de discusión, y se beneficia de la ubicación compartida. Otros se reúnen in situ para crear y mantener comunidades de empleados, como un grupo Latinx in Tech o eventos para padres y cuidadores.

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Imagen cortesía de Indeed

"Hay tantos lugares diferentes donde se pueden encontrar reuniones, y eso ha sido un gran cambio en los últimos tres años", "dice Daniel Muraida, gerente de diseño de tecnología de colaboración en Indeed." “Y es de gran ayuda. Sí, la gente lo hace de forma remota, pero a la gente también le gusta reunirse con esos grupos en la oficina, porque derriba barreras".

Sea intencional con la flexibilidad

Cuando las personas entran en la oficina, los espacios físicos deben adaptarse a su capacidad para reunirse en grupos o trabajar individualmente. El diseño de la oficina debe hacerse con cuidado y con la posibilidad de cambiar de espacio fácilmente. 

Esta flexibilidad es algo en lo que DIRTT destaca. Su negocio es crear espacios dinámicos para las empresas y trabajar con los clientes para crear oficinas útiles que se adapten a sus necesidades. 

"Comienza con la tecnología y crea en torno a esa experiencia", dice Andy Nolloth, experto en la materia de tecnología integradora en DIRTT. "Piense en la experiencia para las personas en la sala, pero también para las que están fuera de la sala".

Oficina sucia

Crédito de imagen: James John Jetel, cortesía de DIRTT

Nolloth ofrece varias sugerencias para mejorar la utilización del espacio. Tenga en cuenta la iluminación, la acústica, las configuraciones multipantalla, el audio con micrófonos modulares, etc., para que se pueda ver y oír a todos con claridad durante las reuniones. Proporcionar tecnología que permita a las personas reservar de forma remota salas o espacios para el día. Y crea espacios maleables.

Muraida, de Indeed, dice que antes de la pandemia, muchas de las salas de reunión de Indeed tenían capacidad para ocho o más personas. Pero ahora que menos personas se reúnen en persona, la empresa rediseñó las salas para que dos o tres participantes pudieran participar en sesiones colaborativas más pequeñas. Y esa flexibilidad en los espacios permite que los equipos se reúnan rápidamente cuando surge un problema que se puede resolver con una reunión rápida.

Asegúrese de que los empleados estén debidamente equipados para el trabajo híbrido

Las investigaciones sugieren que dar a los empleados flexibilidad en sus horarios diarios conduce a una mayor productividad y a una cultura organizacional sólida. El informe Pulse de The Future Forum muestra que en las empresas que ofrecen más flexibilidad con los horarios, los empleados se concentran mejor (64%) y aumentan la productividad general (39%).

La flexibilidad es sin duda una de las ventajas del trabajo híbrido. Pero requiere algo más que un simple cambio en el enfoque de gestión. Para hacer posible el trabajo híbrido, las empresas deben invertir en tecnología que permita a los empleados fluir fácilmente entre entornos: la oficina en casa, un escritorio compartido en la oficina, una sala de reuniones.

Porque estén donde estén los empleados, deberían poder colaborar en igualdad de condiciones con sus compañeros, especialmente cuando están en diferentes ubicaciones y se reúnen virtualmente. A esto lo llamamos “equidad en las reuniones”, y es vital para el trabajo híbrido. 

Desafortunadamente, muchos empleados no pueden participar plenamente en las reuniones a distancia, en parte porque no están debidamente equipados. Según una investigación reciente de Logitech, más del 85% de los teletrabajadores dicen que tienen dificultades con el audio y el vídeo.

Empresas como DIRTT se toman este problema muy en serio y se esfuerzan por solucionarlo. "Hay personas que todavía no se sienten cómodas volviendo a la oficina o trabajando mejor en casa", dice Nolloth de DIRTT. "No están físicamente presentes en la oficina, pero con la tecnología adecuada pueden tener voz en la mesa". Recomienda que las empresas proporcionen a los empleados las herramientas que necesitan para sentirse incluidos en la conversación.

Teletrabajador equipando a los empleados para el trabajo híbrido

Coseche las recompensas del trabajo híbrido

Proporcionar la tecnología adecuada y la flexibilidad con los horarios de las personas puede hacer que los empleados sean más felices y productivos. Durante un clima empresarial competitivo, es más probable que estos empleados permanezcan en su empresa. 

"Cuando capacita a las personas para que hagan su mejor trabajo y les da la oportunidad de tener flexibilidad, se convierte en un problema de propiedad", dice Muraida de Indeed." Le hemos proporcionado las herramientas y el espacio que necesita. ¿Qué más podemos ofrecerle para ayudarle a trabajar de forma más eficiente?

Si bien puede llevar un tiempo acostumbrarse a un entorno híbrido, ha llegado para quedarse. Pensar más en ello ahora ayudará a crear una transición más fluida que conducirá a la productividad y la eficiencia generales. En última instancia, las empresas que se adapten al trabajo híbrido tendrán más éxito a largo plazo. Y también lo harán sus empleados.

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