Artículo: Diseñar nuestras oficinas para el trabajo híbrido: Lo que aprendimos

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Oficina híbrida de planta abierta

Nuestro concepto de oficina híbrida

A principios de 2022, en Logitech aprovechamos la coyuntura para replantear nuestros activos inmuebles, con vistas a optimizarlos para nuestra recién creada plantilla híbrida.

Nuestra visión consistía en crear un entorno de primera categoría para empleados y clientes; un lugar capaz de reunir a las personas y de permitirles experimentar nuestras soluciones y vivir el espíritu de nuestra marca de manera óptima.

Llegamos a preguntarnos: «¿volverían los empleados a la oficina?», «¿qué les disuadiría de hacerlo?». Y, más concretamente, ¿cómo podríamos aprovechar la tecnología y el análisis de los datos para crear una experiencia excepcional para los empleados?

«¿Cómo lograr que a nuestros empleados les compensara desplazarse?. Empezamos por un replanteamiento integral de cómo vemos y programamos el espacio. Adoptamos un enfoque de diseño centrado en las personas, y nos preguntamos cómo el espacio físico puede respaldar la cultura, la innovación, la productividad, la comodidad y la diversión».– David Houseman, Head of Workplace Experience, Logitech

Para nuestra nueva oficina en San José, California, nos centramos en tres objetivos transversales:

1. Priorizar la experiencia de los empleados para hacer de la oficina un lugar de trabajo inspirador y deseable. Asegurarnos de que los empleados sean lo más eficaces y productivos posible.

2. Fomentar el trabajo en equipo, haciendo posible que los empleados colaboren sin fricciones, especialmente con los de otras localizaciones de todo el mundo.

3. Promover un grado de flexibilidad que nos permita adaptarnos a los cambios en el tamaño de la plantilla y en las necesidades de las salas de reunión a medida que surjan. También queríamos flexibilidad para organizar eventos en las propias instalaciones.

Utilizamos el aprendizaje y los datos de rediseño de proyectos recientes en nuestras oficinas en Lausana, Suiza, y Cork (Irlanda) para documentar el enfoque de San José. Analizamos los datos y las perspectivas del uso real de la oficina en estas ubicaciones y examinamos el comportamiento de los empleados para guiar nuestra toma de decisiones.

Configuración de escritorio compartido con cabinas y salas de reuniones

Una de las muchas áreas de escritorio flexibles y disposición de asientos colaborativa en la oficina de San José.

Planificación de espacios basada en datos

Pudimos observar los datos y analizar las tendencias de uso de salas de reunión y dispositivos gracias a Logitech Sync, nuestro software de gestión remota de dispositivos y espacios.

Sync aprovecha la capacidad AI Viewfinder de nuestras cámaras Rally Bar y Rally Bar Mini para detectar a los participantes en la reunión, lo que permite el «recuento de personas», incluso cuando el sistema de sala no está activo para una reunión por vídeo. Ofrece informes sobre el uso de las salas de reunión, incluido el número de personas que usan las salas de reuniones y qué salas se usan con más frecuencia, y muestra toda esta información en el panel de control de Sync.

 

Panel de Sync para ver el uso de las salas de reuniones

 Ejemplo de datos de salas de reuniones en Sync.

Trabajamos con la hipótesis de que las salas pequeñas o los espacios de reunión reducidos se utilizarían principalmente para reuniones uno a uno, pero observamos que, a menudo, se utilizaban para reuniones de vídeo. De hecho, todas las salas de reunión se usaban casi exclusivamente para videollamadas.

«Nuestra oficina de Cork fue en gran medida una prueba piloto de lo que haríamos en San José. ¿Cuántas bases de vídeo necesitaríamos? ¿Cuántas salas de estilo mediano? ¿Cuántos espacios colaborativos grandes? Así que, en gran medida, nos basamos en los datos de análisis. Comenzamos a fijarnos en nuevas cifras». –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

También nos dimos cuenta de que no disponíamos de la proporción adecuada de salas pequeñas y grandes. Pensamos que las salas más grandes se utilizarían para reuniones con muchas personas, y que la sala de conferencias típica para 10-12 personas sería la más solicitada. Se da el caso de que, en un entorno de trabajo híbrido, los espacios pequeños tienen una gran demanda. No teníamos suficientes. Como resultado de ello, nuestras salas más grandes a menudo estaban ocupadas por una o dos personas, porque todas las salas más pequeñas estaban reservadas.

Cabinas telefónicas

Cabinas telefónicas insonorizadas equipadas con elkit Logi Dock de sala para sesiones grupales.

Y esto es lo que finalmente hicimos...

Al final, decidimos añadir muchos más espacios de reunión reducidos y «módulos de vídeo» y los equipamos con cámaras Rally Bar Huddle , diseñadas específicamente para estos espacios más pequeños. 

Pero, lo que es más importante, incorporamos flexibilidad, haciendo que las salas fueran fáciles de modificar para poder cambiar las configuraciones de nuestras salas de reunión a medida que se revelan nuevos datos de análisis. Para ello, era crucial que los servicios del lugar de trabajo y el departamento de TI estuvieran alineados al principio del proceso.

Estos dos equipos colaboraron para garantizar que las salas y los espacios fueran lo más flexibles posible. Eso requería una planificación avanzada durante la fase de construcción con respecto, por ejemplo, a cómo se cableaban las salas. Optamos por las salas de reunión modulares —en lugar de una construcción de paredes rígidas— siempre que fue posible, lo que permitía reposicionarlos según fuera necesario. Ahora, incluso los cambios más significativos en la oficina pueden hacerse en cuestión de días, en lugar de semanas o meses.

«Escuchando a los equipos y tomando datos reales que obtenemos de nuestros dispositivos, pudimos determinar cómo definir nuestras salas y con qué tecnología equiparlas». –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

También tomamos decisiones basadas en datos de uso en lugar de datos de reserva, como qué salas se usaron realmente y cuántas personas había realmente en la sala. Capturamos los datos en Sync usando Logitech Tap Scheduler y la capacidad AI Viewfinder de las cámaras Rally Bar.

Espacio de reunión reducido

Espacio de reunión reducido equipado con Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP y Tap Scheduler para facilitar el registro. Si nadie se registra, la sala se libera y pasa a estar disponible para otros.

Además de optimizar las salas de reuniones, fuimos de los primeros en adoptar nuestros propios productos de escritorio flexible. Esto incluía Logi Dock Flex y nuestro nuevo servicio de software de reserva de escritorio Logitech .

Panel de análisis de Sync mostrado en un monitor

Logi Dock Flex y un ejemplo de cómo se ven los datos de reserva de escritorio en Sync.

La inclusión de funciones de redes sociales en el software de reserva de escritorio facilita que los empleados notifiquen a sus compañeros de trabajo sobre sus planes para estar en la oficina, para que puedan coordinarse sentados juntos. No es de extrañar que las personas se inclinen más por ir a la oficina cuando también habrá compañeros de trabajo presentes.

La combinación de hardware/software de Logi Dock Flex y el software de reserva de escritorio permite a los empleados seleccionar un escritorio en función de la ubicación o la proximidad a los compañeros de equipo y registrarse fácilmente cuando llegan a la oficina conectando su portátil con un cable USB-C. Esto nos proporciona datos de uso real, que capturamos en Sync. Y, al igual que con los datos de las salas de reunión, extraemos los datos (registros reales en lugar de reservas) para buscar tendencias con las que documentar nuestra futura estrategia de espacio de trabajo.

Oficina híbrida con espacios de trabajo informales

De cara al futuro...

¿Funciona nuestro enfoque? Bueno, es demasiado pronto para saberlo. 

Seguimos siendo nuestro propio «laboratorio viviente», aprendiendo sobre la marcha y adaptándonos a un panorama laboral cambiante.

Estamos implementando nuevas tecnologías de oficina y videoconferencias rápidamente, con un tiempo y un esfuerzo mínimos. Modificamos las salas de reuniones según sea necesario y convertimos los bancos de escritorios en espacios de reunión, y viceversa, a medida que vamos descubriendo el uso que los empleados hacen del espacio. Y usamos los datos de Sync para guiar nuestras decisiones.

Estas son nuestras ocho conclusiones clave para diseñar la oficina de forma híbrida y optimizar la experiencia de los empleados:

  1. Adoptar una mentalidad ágil, experimentando, probando y aprendiendo sobre la marcha

  2. Aprovechar la tecnología para obtener información basada en datos

  3. Presuponer que la mayoría de los espacios se usarán para videollamadas y planificar en consecuencia

  4. Alinear los servicios del lugar de trabajo y las TI en una etapa temprana del proceso

  5. Incorporar flexibilidad siempre que sea posible, haciendo que las salas sean fáciles de modificar (para que, a medida que se revelen nuevos datos de análisis, sea posible cambiar las configuraciones de la sala de reunión)

  6. Basar las decisiones en los datos de uso en lugar de en los datos de reservas

  7. Eliminar la fricción y permitir que los empleados fluyan fácilmente de casa a la oficina con el software de reserva de escritorio

  8. ¡Súmese a la aventura!

Si se encuentra perdido en las complejidades del diseño híbrido, estaremos encantados de ayudarle. No dude en ponerse en contacto con nosotros y solicitar una visita a la oficina de Logitech en San José. Seguimos mejorando nuestro enfoque y nos encantaría intercambiar ideas. 

Para obtener más información sobre los datos de análisis de Sync, lea este artículo.

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