Habilite la planificación intuitiva de salas para su organización

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Ilustración de la evolución del trabajo desde los cavernícolas hasta los trabajadores en oficina

Desde las interminables filas de escritorios de las primeras oficinas, pasando por los cubículos de la década de 1980, hasta el modelo de trabajo híbrido actual, el departamento de TI se ha centrado siempre en eliminar las desavenencias para que los equipos puedan colaborar mejor.

Encontrar e iniciar reuniones debería ser una experiencia fluida para los empleados. Cuando las personas deambulan por los pasillos en busca de una sala de conferencias vacías o descubren que otras personas han ocupado la sala que habían reservado con antelación, las reuniones empiezan tarde y se desperdician valiosos recursos. A medida que los lugares de trabajo se convierten en centros de colaboración dinámica, el departamento de TI necesita una solución intuitiva y fácil de implementar para mostrar la disponibilidad de las salas de un vistazo.

Ningún empleado tendría que perder tiempo deambulando por los pasillos en busca de la sala de conferencias adecuada, ¿pero cómo puede ayudarles el departamento de TI? En las oficinas grandes, una hoja de reservas pegada en la pared no solucionará el problema y, sin duda, no ayudará para nada cuando se trate de reuniones híbridas.

La forma en que los empleados utilizan las salas de reunión también ha cambiado. Hace 10 años, era raro que las salas de reunión contasen con vídeo y la mayoría de reuniones tenían lugar íntegramente en la oficina. Con los años, las herramientas de videoconferencia comenzaron a implantarse en algunas salas de reunión, aunque no en todas.

Hoy en día, el trabajo híbrido es la norma en lugar de la excepción y todos los espacios de reunión deben estar dotados de herramientas para la planificación intuitiva de salas.

En el camino hacia encontrar una solución, quizás ya haya probado a lidiar con complicados paneles de planificación de salas con tablets de calidad amateur como iPads y lo único que haya conseguido sea que se apaguen rápidamente porque no están diseñadas para la tarea en cuestión. Al igual que las necesidades de los empleados y la tecnología evolucionan, el proceso para encontrar y planificar reuniones también debe hacerlo.

Ilustración de un pasillo con muchas salas con signos de interrogación en las puertas

Las planificaciones de salas no intuitivas afectan a todos

Imagínese que el encargado de marketing de su equipo pide a un empleado que se incorpore a una videollamada de última hora para hablar sobre un proyecto confidencial. El empleado tendrá que encontrar rápidamente una sala de conferencias con vídeo disponible sin haberla reservado de antemano. Quizás la única indicación disponible sea un mapa en la pared en el que se indica dónde están las salas de conferencias, pero no cuáles de ellas están ocupadas.

El empleado tendrá que merodear por los pasillos, tocar a las puertas e interrumpir reuniones hasta que encuentre la sala adecuada que esté disponible.

Las consecuencias de no contar con opciones de reserva de salas adecuadas son muy importantes.

  • A nivel de empleado, se pierde tiempo, las reuniones pasan a ser estresantes sin necesidad y las interrupciones en la colaboración se convierten en algo habitual.
  • Los equipos de TI pueden enfrentarse a costosas visualizaciones que no son escalables o no se han diseñado específicamente para la planificación de salas. Si esas herramientas no son fáciles de usar, puede que los tickes de asistencia técnica aumenten y que no se utilicen los dispositivos.
  • Los equipos de las instalaciones y de operaciones tampoco se quedan al margen, ya que las implementaciones complicadas no son capaces de seguir el ritmo a las necesidades del trabajo híbrido como encontrar las reuniones y unirse a ellas rápidamente. Además, las herramientas infrautilizadas ocupan espacio en la oficina que podría destinarse a otro uso más adecuado.

 

En su organización todos se beneficiarán de herramientas que abordan las necesidades emergentes en la oficina, como la planificación rápida, las visualizaciones siempre activas y la disponibilidad para el trabajo híbrido.

Ilustración del diseño de una oficina con espacios de reunión reducidos y cubículos

Las herramientas de planificación de diseño específico se convertirán en la norma

Al igual que las oficinas siempre han evolucionado en respuesta a los acontecimientos mundiales y a la nueva tecnología, la era del trabajo híbrido requiere sus propios avances. En concreto, herramientas que ayuden a las personas a reservar, encontrar e incorporarse a las reuniones con más facilidad. Eche un vistazo a las situaciones anteriores y actuales y descubra cómo las herramientas específicamente diseñadas para la planificación pueden mejorar el trabajo en toda su organización.

Ilustración de una persona utilizando un panel táctil para planificar salas de reunión

Cómo solucionar los problemas comunes de planificación de salas:

Estilo antiguo: los empleados pierden tiempo merodeando por los pasillos en busca de salas de conferencias disponibles.
Estilo nuevo: paneles de planificación montados fuera de cada sala de reunión con una luz roja o verde que informa sobre la disponibilidad desde lejos.

Estilo antiguo: las soluciones de planificación de salas con las que se lidia no son intuitivas y su diseño no está destinado al uso diario.
Estilo nuevo: planificadores de salas de diseño específico cuyo objetivo es estar siempre disponibles y facilitar la planificación.

Estilo antiguo: el departamento de TI invierte demasiados recursos en la configuración y el mantenimiento de planificadores de salas y herramientas de señalización ineficientes.
Estilo nuevo: el equipo de TI puede implementar rápidamente dispositivos de planificación y administrarlos desde un solo lugar.

Estilo antiguo: los planificadores de salas aparatosos y poco intuitivos disuaden a las personas de utilizarlos.
Estilo nuevo: las herramientas intuitivas permiten a los empleados planificar y encontrar las reuniones inmediatamente y aprenden a utilizarlas rápido.

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