Cómo sacar el máximo partido a su inversión en Microsoft Teams Rooms

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Cámara para conferencias Rally Bar mini con controlador táctil Tap

En los últimos años, la videoconferencia se ha disparado, y las grandes organizaciones gastan ahora millones de dólares al año en licencias para servicios de videoconferencia. Una empresa con 10 000 licencias puede gastar entre 1,5 y 2,5 millones de dólares cada año.Estas estimaciones se basan en los precios publicados para licencias de software individuales, que van de los 150 a los 250 dólares por año/usuario para una organización con 10 000 usuarios. Los costes reales pueden variar. Pero, ¿están obteniendo estas organizaciones el valor total de la inversión? Si no es así, ¿qué pueden hacer para maximizar su ROI?

Esta es la realidad. Lo que gasta en software de videoconferencia, como Microsoft Teams, es solo una pieza del rompecabezas. También invierte en salas de reunión, herramientas personales de colaboración y administración de TI.

  • Microsoft Teams Rooms requieren hardware de vídeo: cámaras, altavoces, micrófonos y controladores.
 
  • Las personas requieren funciones de audio y vídeo, como webcams y auriculares con micrófono.
 
  • Los administradores de TI requieren la capacidad de administrar hardware y software de vídeo con herramientas de administración de dispositivos que proporcionen acceso e informes a distancia.

 

Los dispositivos de salas de reunión, los auriculares con micrófono y las webcams personales, y las aplicaciones de administración son fundamentales para la calidad y la experiencia globales de las reuniones de vídeo. En este artículo, echaremos un vistazo a las formas en que estas herramientas le ayudan a obtener el máximo valor de su inversión en videocolaboración. Nos enfocaremos en tres cuestiones importantes.

¿Está optimizando los entornos de las salas de reunión?

¿Los empleados pueden entrar en una sala y comenzar una reunión por videoconferencia instantáneamente con un solo toque?

Una buena experiencia increíble en la sala de reunión motivará a los empleados a utilizar el software de videoconferencia y el equipo audiovisual que ha comprado. Le presentamos cuatro medidas que puede adoptar para optimizar la experiencia en la sala de reunión.

 

  • Añadir un mando táctil. Un mando táctil montado en la pared o en la mesa de una sala de reunión, como el Logitech Tap, permite a los empleados iniciar una reunión o unirse con tan solo tocar la pantalla. Se acabaron las confusiones sobre cómo iniciar la reunión.

 

  • Admitir cualquier aplicación de videoconferencia. Generalmente, las salas de reunión cuentan con un software de videoconferencia predeterminado como Microsoft Teams. Esto hace que unirse las reuniones sea más rápido y fácil, excepto cuando se debe utilizar un servicio diferente. Logitech Swytch soluciona este problema permitiendo a cualquier usuario conectar un portátil y unirse a cualquier reunión virtual o webinar.
 
  • Optimizar el diseño del sonido. Quizás haya invertido en unos bonitos monitores con pantalla plana 4K para cada una de sus salas. Pero, ¿qué tal es el sonido? Considere la posibilidad de adquirir una cámara para conferencias como la Rally Bar, con su tecnología «RightSound™» de IA integrada que nivela automáticamente las voces fuertes y suaves, elimina el ruido de fondo y continúa mejorando la calidad del sonido con el paso del tiempo.
 
  • Añadir pizarras a la reunión. Las pizarras son la herramienta perfecta para las lluvias y el desarrollo de ideas, así como para la colaboración, pero los empleados tienen dificultades para utilizarlas de manera efectiva durante las reuniones de vídeo. Por eso hemos crado Logitech Scribe, una cámara para pizarra que funciona con tecnología de IA y transmite el contenido de la pizarra en las reuniones de vídeo con una nitidez impresionante.

¿Ofrece soporte a los empleados remotos?

¿Los empleados tienen dispositivos personales de colaboración que les ayuden a sentirse más incluidos y presentes en las reuniones de vídeo?

Antes de conectarse a una reunión de vídeo, muchas personas se miran rápidamente en el espejo. Es la naturaleza humana. Todos queremos ofrecer nuestra mejor imagen y sonido cuando aparecemos en vídeo. Esto parece especialmente cierto cuando participamos a distancia. 

Los empleados remotos también son conscientes de la idea de igualdad en las reuniones. Los trabajadores remotos quieren contribuir a la conversación al igual que los demás. Para ello, la experiencia de reunión debe ser resultarles tan natural como a quienes están físicamente en la sala.

Con estos objetivos en mente, a continuación le indicamos un par de pasos a seguir para optimizar la experiencia del empleado con los dispositivos personales de colaboración.

  • Ofrecer equipos periféricos profesionales. Durante las restricciones de movimiento, muchos empleados descubrieron algo que los miembros de los equipos de TI ya saben. Los equipos de audio y vídeo para consumidores no son ideales para los negocios y no están optimizados para las reuniones de vídeo.

    En cambio, los auriculares con micrófono de Logitech incluyen funciones que necesitan los empleados, como el silencio automático, así como funciones que necesitan el equipo de TI, como certificaciones de los principales proveedores de software. Laswebcams de Logitech tienen una mejor resolución, más fotogramas por segundo, un mayor campo visual y lentes de más calidad, además de integraciones con proveedores de software de vídeo que permiten llevar a cabo reuniones sin problemas.

 

  • Proporcionar un conjunto de herramientas para el «trabajo desde casa». Lo que los empleados remotos realmente quieren es un entorno que se asemeje lo más posible a la experiencia de la oficina. Una manera en que el equipo de TI puede ayudar a los empleados es ofrecerles un conjunto de herramientas para el «trabajo desde casa» que incluya unos auriculares con micrófono y una web con diseño específico, además de la combinación estándar de ratón, teclado y monitor.

 

Al final del día, enfocarse en la experiencia del empleado llevará a tasas de adopción de videoconferencia más altas y ayudará a justificar esa inversión.

Persona en la oficina utilizando unos auriculares para una llamada telefónica

¿Está consiguiendo que el equipo de TI sea más eficiente?

¿Los administradores de TI pueden gestionar las salas y los dispositivos desde cualquier lugar?

El tiempo que invierten los administradores de TI en implementar, gestionar y ofrecer soporte a los dispositivos personales de videoconferencia y colaboración es otro dato que debe incluir en sus cálculos del ROI.

Por ejemplo, si los empleados utilizan auriculares con micrófono y webcams estándar sin certificación para el servicio de videoconferencia que utiliza su organización, la situación puede crear problemas para los empleados y dolores de cabeza para el equipo de TI. Como se ha mencionado anteriormente, proporcionar un conjunto de herramientas para trabajar desde casa que incluya dispositivos aprobados y certificados puede reducir los tickets de soporte técnico y simplificar la asistencia si hay problemas.

Aquí tiene tres medidas adicionales que puede tomar para optimizar el rol del equipo de TI y minimizar la cantidad de tiempo que emplea este en videoconferencias:

  • Implementar aparatos de vídeo nuevos. Es posible conectar el nuevo tipo de cámaras para conferencias llamadas «barras de vídeo todo en uno» directamente al monitor de una sala y ejecutar el servicio de vídeo en la nube en un appliance informático integrado. En el caso de una cámara como la Rally Bar (con certificación para Microsoft Teams como dispositivo USB), al tener menos componentes, la instalación es más rápida y se minimiza el cableado.
 
  • Implementar una consola de administración para administrar los dispositivos remotos. Con miles de sala y dispositivos que administrar, los administradores de TI deben ser tan eficientes como sea posible. Hemos creado Logitech Sync para facilitar al equipo de TI la implementación de vídeo a gran escala al mismo tiempo que se minimizan las visitas in situ y los tickets de problemas, todo desde una sencilla interfaz basada en navegador.
 
  • Proporcionar vídeos instructivos sencillos. Es increíble ver cuántos problemas se pueden evitar con un sencillo vídeo de 30 segundos que se distribuye a los empleados.

 

Equipo de videoconferencias

Al final, invertir en tecnología rara vez es un hecho aislado. Esto es muy cierto cuando hablamos del vídeo. Aunque la plataforma de videoconferencia que usa puede ser una de sus inversiones más grandes, su éxito depende de varios factores, como la adopción por parte del usuario, la experiencia en la sala de reunión y el tiempo empleado por el equipo de TI. Abordar estas áreas puede ayudarle a obtener el máximo valor de la inversión.

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