Aunque el equipo de TI selecciona cuidadosamente los dispositivos para ayudar a los equipos a comunicarse mejor, elegir el hardware adecuado es solo una parte de la batalla. El siguiente desafío es asegurarse de que los empleados encuentren y usen el conjunto completo de funciones disponibles que complemente sus componentes de hardware.
Cuando los empleados no pueden aprovechar todo el potencial de sus dispositivos de colaboración, las organizaciones sufren de tres maneras:
- La productividad se ralentiza a medida que surgen puntos débiles tecnológicos.
Cuanto más tiempo pasen los usuarios intentando ajustar la configuración del dispositivo, como el volumen de la voz o el encuadre de la webcam, más probable es que lleguen tarde a las reuniones, se pierdan información importante y no compartan contenido.
- Los empleados envían tickes de asistencia técnica relacionados con problemas que ellos mismos podrían resolver.
Cuando los usuarios no saben cómo ajustar la configuración del dispositivo, recurren al departamento de TI para obtener ayuda. Lo último que necesita su organización es otro ticke de asistencia técnica en la lista de tareas pendientes del departamento de TI, pero si los empleados son capaces de resolver los problemas más pequeños por su cuenta, tanto los empleados de TI como el equipo en general pueden continuar con su día y ser más productivos.
- Las voces pasan desapercibidas e impiden la colaboración.
Todos merecemos las mismas oportunidades para compartir ideas durante las reuniones. Mientras que a quienes trabajan en la oficina les puede resultar más sencillo hablar, quienes teletrabajan pueden tener dificultades con el equipo y perder la oportunidad de compartir sus opiniones. Cuando las personas no pueden participar o no se sienten cómodas para hacerlo, no pueden colaborar de manera significativa.
Incluso las mejores funciones son inútiles a menos que los empleados puedan encontrarlas y optimizarlas. Por ejemplo, si las webcams de su equipo pueden acercarse y alejarse, ¿saben los empleados cómo acceder a esa función y ajustarla a su gusto? ¿El equipo puede subir o bajar el volumen de sus auriculares fácilmente? Si no es así, se pierde tiempo y dinero y la calidad de las reuniones se ve afectada junto con la productividad.
En esta guía, exploraremos por qué las funciones del dispositivo fácilmente personalizables pueden ofrecer reuniones más colaborativas y cómo capacitar a su equipo para que aproveche esas funciones y reduzca al mismo tiempo la sobrecarga del equipo de TI.
