Reducir la brecha del CTP: cómo los equipos de TI y de gestión inmobiliaria pueden, por fin, hablar el mismo idioma
Las organizaciones están muy de acuerdo en el valor que las videoconferencias aportan a la plantilla. Por ejemplo, el 87% de los responsables del lugar de trabajo está de acuerdo en que una buena experiencia en el lugar de trabajo puede conducir a mejoras en la colaboración y la productividad. Sin embargo, aunque los beneficios son evidentes, sigue existiendo una desconexión en la forma en que las partes interesadas clave (por ejemplo, los equipos de TI y de gestión inmobiliaria) evalúan sus inversiones en videoconferencias y otras soluciones tecnológicas para el lugar de trabajo.
Aunque los equipos de TI y de gestión inmobiliaria persiguen, en esencia, el mismo objetivo (ofrecer a los empleados una experiencia que favorezca la productividad) y evalúan sus resultados mediante una métrica global clave (el CTP), sus criterios de éxito están completamente desalineados desde el punto de vista financiero y operativo.
Este problema se debe, en gran medida, a cómo define cada equipo el CTP. Mientras que los equipos de TI se centran en el coste total de propiedad, los equipos de gestión inmobiliaria se centran en el coste total de ocupación. ¿Qué significa cada concepto y cómo pueden ambos equipos encontrar puntos en común desde las primeras fases del proceso de compra? Veámoslo en detalle.
¿Qué es el coste total de propiedad?
Según TechTarget, el coste total de propiedad (CTP) es un cálculo de los gastos relacionados con la compra, la implementación, la gestión, el uso y la baja de activos de TI, como productos o equipos.
Los gastos que contribuyen al coste total de propiedad incluyen:
Costes directos, como el precio de compra, la instalación y el mantenimiento.
Costes indirectos, como la formación, el tiempo de inactividad y las ineficiencias en el rendimiento.
Costes intangibles, como la pérdida de productividad de los empleados y los riesgos de incumplimiento normativo.
Los equipos de TI van más allá de los costes iniciales de compra e instalación para tener en cuenta los costes de todo el ciclo de vida de la tecnología: compatibilidad, fiabilidad, seguridad y asistencia técnica. Para ellos, el coste total de propiedad abarca todo, desde las actualizaciones del firmware hasta la gestión de dispositivos y la resolución de problemas. ¿Su prioridad? Ofrecer una experiencia de usuario fluida, minimizar las interrupciones y facilitar la escalabilidad.
¿Qué es el coste total de ocupación?
El coste total de ocupación es un cálculo de los gastos relacionados con la propiedad o el alquiler de un inmueble, desde el alquiler base hasta los gastos recurrentes, como los suministros, el mantenimiento y los seguros.
Los responsables de gestión inmobiliaria consideran las inversiones como parte de un conjunto más amplio y tienen en cuenta el grado de eficiencia en el uso de los espacios, el coste de equiparlos y la facilidad para adaptarlos a medida que evolucionan las necesidades de la empresa.
Las videoconferencias añaden nuevos factores a la ecuación. La iluminación, la acústica y el mobiliario son aspectos clave para crear una experiencia de reunión óptima. No se trata solo de conectar pantallas, sino de replantearse cómo cada metro cuadrado de espacio fomenta la conexión y la colaboración.
¿Dónde surgen las mayores fricciones entre los equipos de TI y de gestión inmobiliaria?
En definitiva, los equipos de TI y de gestión inmobiliaria comparten objetivos a la hora de adquirir equipos de videoconferencia.
Quieren que sus equipos colaboren de forma eficaz y saquen más partido a cada reunión.
Quieren ofrecer una experiencia homogénea a los empleados, tanto si trabajan en la oficina como desde casa.
Quieren que esa experiencia se traduzca en una mayor satisfacción de los empleados y una mayor retención del talento.
El problema es que, aunque ambos equipos comparten muchos de los mismos objetivos en lo que respecta a la experiencia de los empleados, la estrategia y la planificación se llevan a cabo de forma aislada.
Según el informe sobre la ecuación del lugar de trabajo de Logitech, tanto los equipos de gestión inmobiliaria como los de TI consideran que son los principales responsables de la experiencia en el lugar de trabajo, pero la mayoría no colabora desde las primeras fases de un proyecto. De hecho, solo se consulta al 24% de los equipos de TI antes de que comience la planificación de las salas. Como resultado, el proceso de toma de decisiones suele estar descoordinado:
Métricas: los equipos de TI miden el CTP por usuario/dispositivo, mientras que los equipos de gestión inmobiliaria lo calculan por metro cuadrado.
Asignación de capital: los equipos de TI consideran las actualizaciones tecnológicas inversiones operativas que requieren una rápida ejecución, mientras que los equipos de gestión inmobiliaria ven los espacios de oficina como activos que se amortizan a lo largo de varios años y están sujetos a contratos de arrendamiento con condiciones rígidas.
Experiencia de usuario: una oficina de última generación no sirve de mucho si falla la tecnología de reserva de salas o de videoconferencia. Del mismo modo, una tecnología que funciona a la perfección se desaprovecha en un espacio infrautilizado.
Si los equipos de TI y de gestión inmobiliaria quieren realizar la mejor inversión posible en sus soluciones de videoconferencia, necesitan establecer una colaboración más estrecha y coordinada. Veamos, pues, en qué consiste exactamente.
Cómo pueden los equipos de TI y de gestión inmobiliaria alinearse mejor para mejorar la experiencia en el lugar de trabajo
Mientras los equipos de gestión inmobiliaria y de TI sigan desalineados en los aspectos de evaluación mencionados anteriormente, seguirán ofreciendo una experiencia de videoconferencia por debajo de lo esperado. Para empezar a reducir esa brecha, deben encontrar puntos en común.
Aunque esto no sucederá de la noche a la mañana, hay algunas medidas importantes que pueden adoptar para acelerar el proceso. Todas ellas tienen un elemento en común: el compromiso de los equipos centrales de colaborar más estrechamente.
Crear un equipo de experiencia en el lugar de trabajo
Cuando todo el mundo cree que es responsable de la experiencia en el lugar de trabajo, en realidad nadie lo es. Para cambiar esta dinámica, se puede crear un equipo específico de experiencia en el lugar de trabajo. Al hacerlo, se empieza a considerar la experiencia en el lugar de trabajo una prioridad estratégica para la empresa, algo que, según el informe sobre la ecuación del lugar de trabajo, solo hace actualmente el 27% de las organizaciones.
¿Por qué es tan importante? Porque cuando algo adquiere la importancia suficiente para convertirse en una prioridad estratégica, recibe la atención y la dedicación que merece. Se definen las responsabilidades, se establecen los procesos y se fijan las métricas. Así se crean las condiciones necesarias para tomar decisiones sobre la experiencia en el lugar de trabajo que cuenten con el respaldo de todos.
Estandarizar los indicadores de éxito de la experiencia en el lugar de trabajo
Cuando los equipos trabajan juntos para alcanzar un objetivo común, cada decisión se toma de forma más consciente. Por eso, una vez formado el equipo de experiencia en el lugar de trabajo, es importante definir métricas compartidas y consensuadas por todos.
El siguiente gráfico ilustra cómo los enfoques individuales de los equipos de TI y de gestión inmobiliaria pueden converger en un enfoque compartido:
|
Indicador compartido
|
Enfoque de TI
|
Enfoque de gestión inmobiliaria
|
Beneficio conjunto
|
|---|---|---|---|
|
Nivel de utilización
|
Uso de tecnología en salas y de periféricos | Distribución de espacios, tasas de ocupación y utilización, y superficie de las oficinas | Ajuste dinámico de espacios en función del uso real de la tecnología y el espacio |
|
Eficiencia energética
|
Eficiencia del centro de datos/nube, consumo energético durante el ciclo de vida de los dispositivos y capacidad de procesamiento | Eficiencia de la climatización y la iluminación, y rendimiento de los sistemas del edificio | Gestión integrada del edificio (apagado automático de sistemas en función de datos de sensores) |
|
Productividad de los empleados
|
Disponibilidad de los dispositivos, soporte de hardware y conectividad | Diseño del lugar de trabajo, servicios de la oficina, ubicación y desplazamientos | Experiencia fluida desde el inicio de sesión en casa y la preparación del puesto de trabajo hasta las reuniones de gran capacidad |
Compartir la responsabilidad sobre la infraestructura digital y los espacios de trabajo
Con demasiada frecuencia, las decisiones sobre la tecnología para salas y espacios de trabajo se toman mucho más tarde de lo debido. Como resultado, no siempre se reflexiona lo suficiente sobre cómo la tecnología puede influir en un espacio y contribuir a mejorar la experiencia de quienes lo utilizan.
Si las salas de reuniones y los espacios flexibles se conciben como una responsabilidad compartida, teniendo en cuenta desde el principio tanto el diseño de las salas como los equipos de videoconferencia, se tomarán decisiones más acertadas y orientadas a generar valor.
Por qué la alineación del CTP es una ventaja competitiva
La alineación entre los equipos de TI y de gestión inmobiliaria no es una mera cuestión administrativa, sino una ventaja competitiva que repercute a la eficiencia organizativa, la retención del talento y el control de costes. Cuanto antes reconozcan las organizaciones su importancia, antes podrán beneficiarse de ello.
¿Hasta qué punto está alineada tu organización en cuanto a la experiencia en el lugar de trabajo? Lee el informe sobre la ecuación del lugar de trabajo 2026 y descubre en qué nivel de madurez se encuentra tu organización en cuanto a la experiencia en el lugar de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el coste total de propiedad (CTP) y el coste total de ocupación?
El coste total de propiedad estima los gastos asociados a la adquisición, implementación, gestión, uso y baja de los activos de TI. Incluye costes directos, como la compra y la instalación; costes indirectos, como la formación y los tiempos de inactividad; y costes intangibles, como la pérdida de productividad. El coste total de ocupación estima los gastos relacionados con la propiedad o alquiler de un inmueble, desde el alquiler base hasta los gastos recurrentes, como los suministros, el mantenimiento y los seguros. Por lo general, los equipos de TI utilizan el primer indicador, mientras que los equipos de gestión inmobiliaria emplean el segundo.
¿Por qué los equipos de TI y de gestión inmobiliaria definen de forma diferente el CTP?
Porque persiguen el mismo objetivo —una experiencia laboral productiva para el empleado—, pero desde perspectivas diferentes: los equipos de TI miden los costes por usuario/dispositivo y consideran la tecnología una inversión operativa que evoluciona rápidamente, mientras que los equipos de gestión inmobiliaria calculan los costes por metro cuadrado y consideran los espacios de oficina activos que se amortizan a lo largo de varios años y están sujetos a contratos de arrendamiento con condiciones rígidas.
¿Con qué frecuencia se consulta a los equipos de TI antes de comenzar la planificación de las salas?
Según el informe sobre la ecuación del lugar de trabajo de Logitech, solo se consulta al 24% de los equipos de TI antes de comenzar la planificación de las salas, a pesar de que tanto los equipos de TI como los de gestión inmobiliaria consideran que son los principales responsables de la experiencia en el lugar de trabajo.
¿Qué gastos forman parte del coste total de propiedad?
Hay tres categorías de gastos que contribuyen al coste total de propiedad: costes directos (precio de compra, instalación y mantenimiento), costes indirectos (formación, tiempo de inactividad e ineficiencias en el rendimiento) y costes intangibles (pérdida de productividad de los empleados y riesgos de incumplimiento normativo).
¿Cómo pueden los equipos de TI y de gestión inmobiliaria alinearse mejor en las decisiones sobre tecnología para el lugar de trabajo?
Crear un equipo específico de experiencia en el lugar de trabajo, estandarizar los indicadores de éxito compartidos por ambos equipos y compartir la responsabilidad sobre la infraestructura y los espacios de trabajo, de modo que el diseño de las salas y los equipos de videoconferencia se planifiquen conjuntamente desde el principio.
¿Qué porcentaje de organizaciones considera la experiencia en el lugar de trabajo una estrategia empresarial crucial?
Solo el 27%, según el informe sobre la ecuación del lugar de trabajo. Esta es una de las principales razones para establecer un equipo específico dedicado a la experiencia en el lugar de trabajo.
¿Por qué es importante alinear el CTP específicamente para la experiencia de videoconferencia?
Una oficina de última generación pierde valor si fallan los sistemas de reserva de salas o la tecnología de videoconferencia, y una tecnología que funciona a la perfección se desaprovecha en un espacio infrautilizado. La alineación garantiza que las decisiones de inversión tengan en cuenta tanto la tecnología como el entorno físico en el que se utiliza.
¿Merece la pena el esfuerzo de alinear a los equipos de TI y de gestión inmobiliaria en torno al CTP?
Sí. Es una ventaja competitiva que repercute en la eficiencia organizativa, la retención del talento y el control de costes, y no una mera cuestión administrativa.
TAMBIÉN PODRÍA INTERESARLE
Examinar categorías:
SUSCRÍBASE A NUESTRA NEWSLETTER EMPRESARIAL
CONECTA
