Welch LLP simplifica la utilización del espacio con datos procesables de Logitech.

El obstáculo híbrido: Retos espaciales y tecnológicos

Welch LLP se enfrentó a dos retos importantes: adaptarse al trabajo híbrido y gestionar una reconfiguración del espacio de oficinas, pasando de cinco plantas a una planta y media.

Nos dimos cuenta de que estábamos utilizando nuestro espacio de una forma muy diferente a como lo habíamos hecho antes. Todavía había mucha gente trabajando desde casa, y el reto era aprovechar eficazmente el espacio del que disponíamos», explica Graham Conte, director de TI.

Para adaptarse a esta nueva realidad, Welch adoptó un modelo de escritorios flexibles en el que aproximadamente dos tercios de los escritorios podían reservarse para su uso por parte de los empleados, en lugar de asignarse a empleados específicos. Sin embargo, los sistemas anteriores que Welch utilizaba originalmente creaban ineficiencias y carecían de información útil. Los datos de utilización eran inconsistentes, ya que los empleados tenían que comprobar manualmente sus reservas. 

Para agravar aún más el problema, el equipo de TI de Welch se veía obligado a resolver con frecuencia problemas tecnológicos en las estaciones de trabajo.

Welch necesitaba una solución que proporcionara visibilidad en tiempo real del uso del espacio de trabajo, mejorara la gestión de los escritorios y redujera la carga de trabajo del departamento de TI, todo ello al tiempo que mejoraba la experiencia de los empleados.

Tecnología que funciona: Construyendo un futuro flexible

Tras investigar las opciones disponibles, Conte descubrió Logi Dock Flex y el portal Logitech Sync, y vio la oportunidad de abordar de frente los retos de Welch. La empresa llevó a cabo una prueba piloto de tres meses con tres sistemas Logi Dock Flex. Tras una prueba piloto satisfactoria, Welch instaló Logi Dock Flex en aproximadamente 200 escritorios flexibles. Esto no solo permitió a los empleados reservar escritorios y registrarse automáticamente con solo conectarse, sino que también proporcionó a TI una gestión centralizada a través del software Logitech Sync.

«Sync nos permite gestionar dispositivos, resolver problemas de forma remota e iniciar sesión en los sistemas como si estuviéramos delante de ellos», afirma Conte. «Tiene los bonitos gráficos y elementos visuales que cabría esperar, pero también contiene los datos esenciales que necesitamos para comprender realmente cómo utilizamos el espacio».

Además de los sistemas de escritorio, Welch actualizó sus entornos de reunión con cámaras de videoconferencia Logitech Rally Bar, programadores Tap y otra tecnología de videoconferencia, lo que garantiza una experiencia de usuario uniforme.

Ahora, los empleados solo tienen que entrar en una sala de reuniones, pulsar un botón y el sistema se pone en marcha. La tecnología pasa a un segundo plano, permitiéndoles centrarse en vuestro trabajo», afirma Conte.

La empresa también utiliza los servicios Logitech Select, que garantizan sustituciones rápidas y fiables de cualquier equipo dañado.

«No podemos permitirnos que los equipos estén fuera de servicio durante mucho tiempo, especialmente los escritorios... La gente necesita que las estaciones de trabajo estén conectadas, y con Select, la rapidez de respuesta limita nuestras preocupaciones en ese sentido. Sabemos que Logitech siempre nos respalda y que podemos obtener un reemplazo rápido cuando lo necesitamos», afirma Nick Earle, jefe del equipo de asistencia técnica.

Grandes victorias: Eficiencia, ahorro y satisfacción de los empleados

La implementación de Logitech por parte de Welch LLP ofrece:

• Datos precisos y útiles: Sync proporciona a Welch la capacidad de tomar decisiones en tiempo real basadas en datos fiables. Ahora estamos planificando el futuro de una forma que antes no podíamos. La sincronización de datos nos ayuda a decidir si necesitamos más espacio o si podemos reutilizar áreas infrautilizadas. Incluso estamos barajando ideas como apagar las luces en las secciones que no se utilizan para ahorrar energía», señala Conte.

• Reducción del 90 % del tiempo dedicado a la gestión de escritorios: La eliminación de los procesos manuales para el seguimiento del uso de los escritorios ha reducido el tiempo dedicado a la gestión de los mismos. «Gracias al nuevo sistema de acoplamiento, he reducido en un 90 % el tiempo dedicado a este sistema de hotelería. Lo que antes me llevaba 20 horas a la semana, ahora me lleva menos de dos», afirma Kuilder.

• Reducción del 40 %-50 % en las solicitudes de asistencia técnica relacionadas con el espacio de trabajo: Las tecnologías simplificadas y fiables han reducido las quejas de los empleados en materia de TI y permiten al equipo de TI centrarse en iniciativas estratégicas. «El hecho de que el sistema Logitech sea capaz de reducir nuestro volumen de tickets nos permite centrarnos en el trabajo más importante, interesante e innovador que podemos realizar y que ayudará a nuestros clientes y a nuestros empleados a trabajar mejor», afirma Earle.

• Ahorro de costes con el aumento de la plantilla: El aumento de la eficiencia ha permitido a Welch aumentar la plantilla sin ampliar su presencia inmobiliaria, lo que ha supuesto un importante ahorro de costes. «Hemos aumentado nuestra plantilla, pero no necesitamos ampliar nuestro espacio», afirma Kuilder. Así que para nosotros, eso es una victoria. Es una herramienta que genera ingresos, de verdad».

• Experiencia unificada y fluida en todos los dispositivos y ubicaciones: Logitech ha ayudado a Welch a ofrecer una experiencia coherente y fluida a sus empleados, tanto en la oficina como cuando trabajan a distancia. «La mejor manera de describirlo es que la tecnología debería desaparecer», afirma Conte. En tu escritorio, sí. Te conectas y no tienes que preocuparte por comprobar la reserva de tu escritorio.

Simplificando lo complejo

Al implementar las soluciones de Logitech en toda tu oficina, Welch LLP simplificó la gestión de los escritorios, obtuvo información útil y creó un espacio de trabajo que encanta a los empleados. La colaboración entre TI, instalaciones y herramientas Logitech permite a Welch alinear su estrategia de gestión del espacio con sus objetivos de crecimiento, sin dejar de ser fiel a su visión: «Hacemos que lo complejo sea sencillo».

«Las decisiones que tomamos ahora se basan en datos reales, no en suposiciones», afirma Conte. «Hemos eliminado las conjeturas sobre el uso de la tecnología para que nuestro personal pueda centrarse en lo que mejor sabe hacer: atender a los clientes con precisión y excelencia».