Por qué las videoconferencias y la colaboración siempre son buenas para los negocios

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Un equipo de tres videoconferencias con cuatro colegas remotos desde su sala de reunión.

Si algo nos han enseñado los últimos cinco años es que tienes que estar preparado para cualquier cosa.

Pero incluso en los tiempos más turbulentos, ha habido una constante: la necesidad de colaboración para mantener a los empleados conectados sin interrumpir la productividad y para reducir costos a medida que los presupuestos se ajustan.

Los directores financieros reconocen que las videoconferencias pueden impulsar el ahorro de costos sin afectar la productividad y el rendimiento. En pocas palabras: las videoconferencias y la colaboración siempre son buenas para los negocios.

Un aumento de la productividad

Según los datos de la empresa de investigación Frost & Sullivan, el 94% de los responsables de la toma de decisiones de TI dice que invertir en soluciones de comunicación y colaboración, como las videoconferencias, impulsa la colaboración general del equipo, mientras que el 93% dice que permite un trabajo más productivo. 

Además, el 93% señala que tiene el beneficio adicional de atraer y retener a los mejores talentos, mientras que el 93% también dice que permite el trabajo productivo, independientemente de si ese modelo de trabajo es remoto, híbrido o en la oficina.

Las soluciones de colaboración permiten a los empleados conectarse y crear, independientemente de su ubicación. Sin embargo, esas soluciones deben ser fáciles de implementar, usar y administrar.

“El compromiso y la productividad de los empleados disminuyen cuando las soluciones de colaboración son demasiado complejas, ofrecen experiencias de audio y video deficientes o no coinciden con el modelo de trabajo, el espacio de trabajo y los estilos de trabajo de una organización”, escribe Frost & Sullivan en “Modernización de la experiencia del empleado: Fomento del compromiso y la productividad con soluciones de colaboración inteligente.”

Reducir los costos de viaje

Además de mejorar la colaboración y la productividad, las videoconferencias también son una herramienta útil para reducir los costos relacionados con los viajes.

Las videoconferencias potencian la comunicación y la colaboración frecuentes y rápidas, ahorran tiempo a los miembros del equipo remoto y mejoran su concentración, lo que en última instancia aumenta la productividad.

“Al minimizar el tiempo de inactividad relacionado con los viajes, los empleados dedican más tiempo a actividades laborales productivas, lo que se traduce en una mayor eficiencia y desempeño”, escribe Clarasight .

“Las videoconferencias nos ahorran mucho tiempo de viajes, reuniones de seguridad, especialmente cuando estamos cara a cara, lo que nos da medio día esencialmente para seguir trabajando en el sitio", dice Brett Brady, asistente de mantenimiento en Hydro Tasmania.”

Los viajes de negocios son un gasto elevado; entre vuelos, hoteles, viajes en Uber, comidas y gastos imprevistos. También puede afectar la productividad a través del tiempo que se pasa viajando y el agotamiento y el agotamiento que resultan de ser un “guerrero itinerante”.

“Menos viajes significan presupuestos de viaje más bajos, lo que tiene un impacto directo en los resultados”, escribe Clarasight en un artículo reciente.  

Según un informe de Digital Samba, las empresas que utilizan videoconferencias pueden ahorrar anualmente hasta un 30% en viajes y gastos relacionados con reuniones, lo que, para las empresas, puede superar los cientos de miles de dólares, lo que garantiza un rápido ROI. El mismo informe también señaló que las organizaciones que invierten en tecnologías de la comunicación tienen un 60% más de probabilidades de superar a sus competidores, lo que les da una clara ventaja.

Mejor uso del espacio

Otro beneficio importante de implementar soluciones de colaboración y videoconferencia es un mejor uso de los espacios físicos de la oficina. Cuando se realizan más reuniones por video, las instalaciones y los equipos de TI pueden reinventar y reutilizar los espacios de reunión físicos, lo que puede reducir los costos inmobiliarios. 

Y como beneficio adicional, el mayor uso de soluciones de colaboración y videoconferencia ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos de sostenibilidad. La reducción de los viajes equivale a una reducción de la huella de carbono, lo cual es una ventaja para la empresa y el medio ambiente.

Grandes beneficios

Incluso en el mejor de los casos, las soluciones de videoconferencia y colaboración son inversiones críticas que ofrecen una gran cantidad de beneficios, como la reducción de los gastos de viaje, el aumento de la productividad, la toma de decisiones más rápida, la continuidad del negocio, el ahorro de costos inmobiliarios y la mejora de la sostenibilidad. La videoconferencia puede ser una solución segura para tiempos inciertos. 

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