7 façons d'augmenter l'engagement lors des réunions hybrides
Le travail hybride est différent pour chaque organisation. Ce qu'elles ont en commun, c'est une communication ouverte, un espace de bureau flexible et la bonne technologie.
L'employé moyen passe un peu plus de 11 heures par semaine en réunions. Ce chiffre varie en fonction de plusieurs facteurs tels que le rôle, la taille de l'entreprise et le secteur d'activité. Mais lorsque vous passez plus d'un quart de votre semaine de travail en appels vidéo ou dans des salles de réunion, ce temps ne peut pas être gaspillé. Maintenir l'engagement des participants aux réunions est impératif, surtout lorsque la plupart des réunions comprennent un mélange de participants en personne et virtuels.
Et avec 64,4 % des organisations fonctionnant selon un modèle hybride, il devient impératif de créer des interactions fluides et inclusives, tout en comblant le fossé entre les participants en personne et à distance. Voici sept façons de stimuler l'engagement lors des réunions hybrides :
1. Définissez un ordre du jour clair et attribuez des rôles
Premièrement : préparez le terrain pour l'engagement. Cela commence par la création d'un ordre du jour clair et sa distribution aux participants à l'avance pour informer les participants des points de discussion et des sujets qui nécessiteront une collaboration. De plus, attribuez des rôles comme facilitateur ou preneur de notes pour encourager l'implication active de tous les participants. Selon le logiciel de suivi du temps My Hours, 79 % des employés affirment qu'un ordre du jour clair rend les réunions plus productives.
2. Priorisez les opportunités de participation égales et l'accessibilité.
Alternez les tours de parole entre les participants en personne et à distance pour éviter qu'un groupe ne domine et créer un environnement d'inclusivité. Utilisez des outils de sondage ou des applications de collaboration virtuelle pour favoriser des contributions anonymes et l'engagement. Encouragez les participants virtuels à utiliser des outils de réaction comme lever la main ou des emojis pour signaler leur contribution.
Une autre façon de prioriser l'accessibilité est de partager des notes collaboratives en temps réel (par exemple, Google Docs) afin que tout le monde, quel que soit son emplacement, puisse rester sur la même longueur d'onde. Partagez des écrans et des présentations visibles par tous les participants, et gardez les diapositives visuelles concises et engageantes.
3. Utilisez une technologie intelligente pour l'inclusivité.
Investissez dans du matériel de visioconférence de qualité, ainsi que dans des outils alimentés par l'IA, pour combler les lacunes de communication entre les participants virtuels et en personne et garantir que tous les participants se sentent également engagés.
La suite de solutions de visioconférence de Logitech, y compris MeetUp 2, la famille Rally Bar, Rally Board 65, Rally AI Camera et Rally AI Camera Pro, offre des vues intelligentes pour garantir que les participants virtuels restent connectés visuellement. Ces solutions disposent de RightSight 2, une technologie alimentée par l'IA qui optimise le cadrage des participants et le traitement d'image pour fournir des visuels clairs et des interactions plus engageantes, de personne à personne.
RightSight 2 offre :
Vue Grille, qui effectue un zoom automatique sur les participants individuels, garantissant une représentation équitable pour tous.
Vue Orateur, qui se concentre sur l'orateur actif en gros plan, tandis qu'une image dans l'image montre l'ensemble de la salle pour un meilleur contexte.
Vue de Groupe, qui cadre tout le monde dans la salle de réunion collectivement.
Zone de Caméra, qui élimine les distractions visuelles en déterminant qui doit et ne doit pas être cadré en fonction de la zone prédéfinie.
Ces vues offrent des visuels d'une clarté cristalline qui rendent toutes les interactions personnelles, favorisant un meilleur engagement pour les participants aux réunions, qu'ils soient sur place ou à distance.
4. Investir dans un audio de haute qualité
Une enquête Lightyear a révélé que 73 % des employés disent rencontrer des problèmes audio et vidéo lors des réunions. Investir dans une technologie fiable qui garantit un audio fluide pour les équipes hybrides. Bien que la vidéo soit importante, une réunion s'arrêtera si les participants ne peuvent pas entendre et être entendus par les autres participants. Des entrées audio claires sont également importantes pour permettre des transcriptions automatiques, ce qui améliore l'accessibilité lors des réunions hybrides.
Logitech a plus de 40 ans de maîtrise audio, et tous les appareils Logitech utilisent RightSound 2 alimenté par l'IA pour apporter de la clarté aux voix et éliminer les distractions. Pour les grandes salles de réunion, étendez l'audio plus profondément dans l'espace en utilisant des Mic Pods ou une caméra compagnon de table, Logitech Sight, afin que la voix de chacun soit entendue même au fond de la salle.
Pour des espaces plus grands et de grande valeur comme un espace polyvalent ou un espace événementiel, envisagez un système modulaire de caméras puissantes, de microphones et de son afin de personnaliser la configuration et le placement pour mieux s'adapter et rester flexible à l'utilisation de cette salle. La Rally AI Camera et la AI Camera Pro de Logitech soutiennent ces déploiements modulaires en capturant l'action depuis l'avant, l'arrière ou même les côtés de l'espace, et fonctionnent aux côtés de l'audio du système Rally ou des fournisseurs DSP pour être facilement personnalisées pour votre espace.
5. Incorporez des activités adaptées aux hybrides
Commencez les réunions par des activités brise-glace interactives que les participants en personne et virtuels peuvent facilement apprécier, comme des sondages virtuels (Quel est votre hack de productivité préféré ?) et des jeux de trivia rapides où les participants peuvent partager leurs réponses via le chat ou en personne.
6. Faites en sorte que l'engagement se déroule sans accroc
Divisez les réunions en segments plus courts ou incluez des pauses pour lutter contre la fatigue. Utilisez des outils de tableau blanc, associés aux solutions de visioconférence Logitech optimisées pour les intégrations avec Microsoft Teams, Zoom et Google Meet, pour des sessions de brainstorming plus fluides que tout le monde peut suivre visuellement.
7. Terminez en force avec des actions à entreprendre
L'agent de réunion IA Noota estime qu'environ 71 % des réunions sont considérées comme non productives, soulignant que beaucoup manquent probablement de résultats clairs et documentés. Pour maintenir l'engagement après la fin des réunions, il est important de résumer clairement les objectifs, les décisions et les prochaines étapes pour chaque participant à la fin de la réunion.
En combinant une conception de réunion réfléchie avec la suite de solutions de visioconférence Logitech, vous pouvez créer un environnement hybride équilibré où chaque participant s'engage activement et se sent inclus. Ce mélange parfait de stratégies créatives et de technologies avancées favorise une meilleure collaboration et des connexions d'équipe plus solides et augmente l'engagement lors des réunions hybrides.
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