Article: Conclusions des entreprises qui créent des bureaux flexibles

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Nouveau rendu du bureau de Logitech

Alors que le monde s’ouvre à nouveau, un nombre croissant d’employeurs souhaitent que leurs collaborateurs retournent plus fréquemment au bureau, mais pas à temps plein. Les employés, quant à eux, recherchent des horaires flexibles et un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Les deux peuvent-ils coexister ? Est-il possible de combler l’écart entre les attentes des employeurs et celles des employés? 

Nous voulions comprendre le paysage hybride actuel. Nous avons donc discuté avec des experts de grandes entreprises, comme Indeed , pour avoir des informations sur ce qu’elles font et sur les choses à faire et à éviter pour mettre en place un environnement hybride performant.

Dans cet article, nous résumons les leçons tirées en nous basant sur des exemples concrets. Comment les entreprises abordent-elles le travail hybride? Quelles sont les stratégies qui ont réussi ?

Définir les objectifs professionnels et intégrer les commentaires des employés

Nous avons été très nets: Quel que soit votre environnement hybride, il doit soutenir vos objectifs d’entreprise. Bien sûr, vous voulez que vos employés soient heureux, mais il est également nécessaire de structurer la façon, le moment et le lieu de travail de vos collaborateurs afin de vous assurer que vos objectifs soient atteints. 

« Aujourd’hui, les entreprises performantes doivent réaliser que les résultats proviendront de la création de lieux de travail et de collaboration incroyables, que ce soit au bureau, à la maison ou dans une situation hybride », déclare Brown, responsable de l’expérience de marque chez DIRTT, qui propose une construction industrialisée pour les espaces intérieurs. « Créer le bon environnement pour les équipes est essentiel pour obtenir des résultats. » 

Pour trouver l’équilibre entre les objectifs de l’entreprise et les attentes des employés, une communication ouverte est nécessaire. Les dirigeants définissent les priorités, mais les employés doivent être inclus dans la conversation pour aider à définir l’environnement hybride de leur organisation. Cette collaboration peut s’appliquer à l'ensemble de l'entreprise, par le biais de sondages auprès des collaborateurs ou via des discussions entre les responsables et leurs collaborateurs directs, afin de déterminer ce qui convient le mieux à chacun.

 

Réunion de groupe classique

Mais, quoi que vous fassiez, vous ne devez pas vous contenter de collecter des informations auprès de vos employés pour donner l’impression que vous appréciez leur avis. Il faut vraiment l’utiliser. 

« Si vous avez l’intention d’impliquer les employés dans la demande de leurs retours, expliquez Jenni Bedell, responsable des pratiques de conseil en RH pour OneDigital, une société d’assurance, de services financiers et de conseil en RH. « La pire des choses à faire est de demander l’avis des employés, et cela n’est pas le cas. »

Et collectez les données. Vous avez besoin des commentaires des employés, mais aussi des informations en temps réel. Vérifiez quand les gens viennent au bureau et où ils ont tendance à se réunir. Découvrez quels bureaux et salles de conférence sont utilisés, quand et combien. Grâce à toutes ces données, vous pouvez commencer à concevoir ou repenser votre espace de travail.

Concevez des espaces autour des personnes pour donner la priorité aux relations humaines

Le sentiment que les gens ont vis-à-vis du travail a changé ces dernières années. Notre relation au bureau, aux uns avec les autres et au travail lui-même continue d'évoluer à mesure que les priorités changent et que nous réalisons à quel point les relations humaines sont importantes.

Pendant la pandémie, nous avons tous appris que le télétravail présentait des avantages, comme la possibilité de nous concentrer sur le travail en profondeur. Mais le télétravail présente également des inconvénients, notamment le manque d’interaction sociale et une plus grande friction dans la collaboration. Il est essentiel d’être ensemble et de s’inspirer les uns des autres.

Aujourd’hui, lorsque nous revenons au bureau, nous voulons des espaces qui peuvent accueillir du travail collaboratif et du temps de contact, ainsi qu’un moment calme pour nous concentrer sur nos propres projets.

Chez Indeed, une entreprise qui fournit aux personnes les ressources nécessaires pour rechercher et postuler pour des emplois, le bureau est une destination parfaite pour les réunions, mais à diverses fins. Nos équipes commerciales travaillent en personne pour favoriser des relations de mentorat plus solides. L’équipe de l’expérience utilisateur travaille sur diverses études et groupes de discussion, et elle tire parti de la colocalisation. D’autres se réunissent sur site pour créer et soutenir des communautés d’employés, comme un groupe Latinx in Tech ou les événements Parents et Caregivers.

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Image gracieusement fournie par Index

« Il y a tellement d’endroits où vous pouvez trouver des salles de réunion, et c’est là un grand changement au cours des trois dernières années », déclare Daniel Muraida, responsable de la conception de la technologie de collaboration chez Indeed. « C’est une aide considérable. Oui, tout le monde fait cela à distance, mais les gens aiment aussi se réunir avec ces groupes au bureau, car cela fait tomber les barrières. »

Soyez très flexible

Lorsque les employés se trouvent au bureau, les espaces physiques doivent être adaptés à leur capacité à se réunir en groupe ou à travailler individuellement. La conception de bureau doit être conçue de manière réfléchie et avec la possibilité de changer facilement d'espace. 

DIRTT excelle dans cette flexibilité. Son activité consiste à mettre en place des espaces dynamiques pour les entreprises et à travailler avec les clients pour créer des bureaux utiles pour répondre à leurs besoins. 

« Commencez par la technologie et élaborez autour de cette expérience », explique Andy Nolloth, expert en technologie d’intégration chez DIRTT. « Réfléchissez à l’expérience des personnes dans la salle, mais aussi à celles de l’extérieur. »

Dirty Office

Crédit image: ASSOCIEZ-VOUS À DIRTT

Nolloth propose diverses suggestions pour améliorer l’utilisation de l’espace. Tenez compte de la lumière, de l’acoustique, des configurations multi-écrans, du son avec des microphones modulaires, etc., afin que tout le monde puisse être vu et entendu clairement pendant les réunions. Proposez une technologie qui permet aux utilisateurs de réserver des salles ou des espaces à distance pour la journée. Et aménagez des espaces pour s’adapter.

Muraida d’index dit qu’avant la pandémie, beaucoup de salles de réunion d’index pouvaient accueillir huit personnes ou plus. Mais maintenant que moins de personnes se réunissent en personne, l’entreprise a repensé les salles pour accueillir deux à trois participants pour des sessions collaboratives de plus petite taille. Et cette flexibilité dans les espaces permet aux équipes de se réunir rapidement et ad hoc en cas de problème qui peut être résolu rapidement.

Assurez-vous que vos employés sont correctement équipés pour le travail hybride

Des recherches suggèrent que le fait de donner aux employés de la flexibilité dans leurs horaires quotidiens conduit à une productivité accrue et une culture organisationnelle forte. Le rapport Impulsion du futur forum montre que dans les entreprises qui offrent une plus grande flexibilité en matière d’emplois du temps, les employés sont mieux concentrés (64 %) et augmentent la productivité (39 %).

La flexibilité est certainement l’un des avantages du travail hybride. Mais cela ne se limite pas à un simple changement de l’approche de gestion. Pour rendre le travail hybride possible, les entreprises doivent investir dans une technologie qui permet aux employés de basculer facilement entre les différents environnements: le télétravail, un bureau partagé au bureau, une salle de réunion.

En effet, où qu’ils se trouvent, les employés doivent pouvoir collaborer sur un pied d’égalité avec leurs collègues, en particulier lorsqu’ils se trouvent dans des endroits différents et qu’ils se réunissent virtuellement. C’est ce que nous appelons « l’équité lors des réunions », et c’est essentiel pour le travail hybride. 

Malheureusement, de nombreux employés ne sont pas en mesure de participer pleinement aux réunions à distance, en partie parce qu’ils ne sont pas correctement équipés. Selon une étude récente de Logitech, plus de 85 % des travailleurs hybrides déclarent avoir des difficultés avec l’audio et la vidéo.

Les entreprises comme DIRTT prennent ce problème au sérieux et s’efforcent de le résoudre. « Les gens ne sont pas à l’aise à l’idée de retourner au bureau ou de travailler mieux à la maison », déclare Nolloth de DIRTT. « Ils ne sont pas physiquement présents dans le bureau, mais avec la bonne technologie, ils peuvent toujours avoir leur voix autour de la table. » Il recommande aux entreprises de fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour se sentir inclus dans la conversation.

Un travailleur à distance équipe le travail hybride de ses employés

Profitez des avantages du travail hybride

En offrant la technologie adaptée et une flexibilité adaptée aux horaires, les employés sont plus heureux et plus productifs. Dans un environnement commercial concurrentiel, ces employés sont plus susceptibles de rester dans votre entreprise. 

« Lorsqu’on donne aux gens les moyens de faire de leur mieux et qu’on leur donne la possibilité d’être flexibles, cela devient un problème d’appropriation », déclare Effets de Muraida. « Nous vous avons fourni les outils et l’espace dont vous avez besoin. Que pouvons-nous faire de plus pour vous aider à travailler plus efficacement ? »

Même si un environnement hybride peut prendre un certain temps pour s'adapter, il est fait pour durer. Y réfléchir davantage maintenant aidera à créer une transition plus fluide, qui amènera à la productivité et à l’efficacité globales. En fin de compte, les entreprises qui s’adaptent au travail hybride auront plus de succès à long terme. Tout comme leurs employés.

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