Comment ajouter des tableaux blancs virtuels aux visioconférences

Le rôle clé des services informatiques pour le travail en équipe dans un cadre de travail hybride

Pour les équipes dispersées géographiquement, la collaboration exige un effort plus intentionnel, avec le recours aux technologies de l'information. Les logiciels basés sur le cloud comme Google Workspace et Microsoft 365 sont conçus pour faciliter la collaboration. La technologie vidéo (webcams, caméras de conférence et plateformes vidéo sur le cloud comme Zoom et Microsoft Teams) permet aux gens de se rencontrer en face à face, où qu'ils soient.

Mais des difficultés persistent.

Ainsi, les cadres ont appris qu'ils ne peuvent pas compter uniquement sur les visioconférences et le partage de fichiers, selon Andrew Hewitt, analyste chez Forrester.Roberto Torres : Salesforce is adopting hybrid work. Here's how businesses can follow suit. Il souligne en particulier que les employés regrettent de ne pas pouvoir collaborer ensemble à l'aide de tableaux blancs, ce qui ne se fait généralement qu'en personne.

Compte tenu de l'importance des tableaux blancs pour la collaboration, c'est une question à laquelle les responsables informatiques devraient réfléchir. Plus précisément, comment introduire les tableaux blancs dans les visioconférences pour soutenir des effectifs hybrides?

Le rôle des tableaux blancs pour la collaboration

Les tableaux blancs sont omniprésents dans les réunions car ils remplissent une fonction importante, notamment dans le cadre du brainstorming et de l'idéation. Les tableaux blancs sont utiles pour faire des diagrammes, illustrer des concepts, prendre des notes en forme libre, organiser des idées avec des post-its, etc. Ces outils de collaboration peuvent prendre diverses formes, notamment des tableaux effaçables à sec, des murs de tableaux blancs, voire des vitres.

Lors des réunions, les participants utilisent souvent des présentations, des feuilles de calcul et d'autres documents pour partager des informations et mener des discussions. D'où la popularité de Google Workspace et de Microsoft 365. Cependant, ces outils ne sont pas adaptés au brainstorming de groupe, notamment lorsque les équipes ont besoin d'explorer spontanément des concepts ou de visualiser des conceptions.

Lorsque les gens veulent communiquer visuellement, ils prennent souvent un feutre effaçable. Et l'attention de tous se tourne vers le tableau blanc. Dans les visioconférences, cependant, cela peut poser un problème.

Difficultés du tableau blanc virtuel

Faute d'un moyen élégant d'introduire le tableau blanc dans une visioconférence, les gens ont essayé diverses approches. Par exemple, un organisateur de réunion peut diriger la caméra vers le tableau blanc. Mais cette option présente des limites. La personne qui écrit sur le tableau blanc risque de bloquer partiellement la vue. Même lorsque cette personne sort du cadre, le tableau blanc peut être difficile à lire en raison de l'éblouissement ou d'une perspective biaisée. 

Il arrive qu'une personne présente dans la salle prenne des photos du tableau blanc et les envoie à tous les participants à la réunion. Au mieux, c'est un moyen très peu efficace de prendre des notes et cela ne permet pas aux participants distants de participer activement à ce qui se passe sur le tableau blanc.

Au final, les personnes qui ne sont pas dans la salle ont tendance à se sentir exclues lorsqu'un tableau blanc est utilisé dans une visioconférence. Par conséquent, leur contribution et leurs opinions, bien que précieuses, ne font pas partie de la session de brainstorming. Mais ce n’est pas une fatalité.

S’assurer que la parole de chacun soit entendue

Dans un modèle hybride, les entreprises doivent s'assurer que les employés à distance ont accès aux mêmes informations que les employés au bureau.Hybride-distant : comprendre les nuances et les pièges Une collaboration réussie dépend de la capacité des personnes à partager des idées. Une pluralité d'opinions et de perspectives est utile, voire nécessaire. Chaque voix devrait être entendue.

L'objectif de la collaboration virtuelle devrait donc être de faire en sorte que chaque personne présente à la réunion participe activement au processus. Les services informatiques ont un rôle important à jouer. En permettant ou en améliorant la collaboration dans un espace de travail hybride, le département informatique peut prendre des mesures pour "démocratiser" l'expérience de réunion, notamment:

• Réaménager les espaces de travail numériques et physiques pour que les travailleurs à distance ne se sentent pas comme des "membres de seconde classe de l’équipe".Stefan Hammond: Le travail hybride nécessite plus d’aide que le numérique
• Équiper tous les espaces de réunion pour la collaboration en fournissant du matériel de visioconférence, des solutions de salle comme Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms ou Google Meet, des tableaux blancs effaçables à sec et des caméras pour tableaux blancs spécialement conçues.

Forts des enseignements tirés du travail à distance, les dirigeants et les employés vantent les avantages du lieu de travail hybride. Mais pour s'assurer que ces avantages continuent de s'accumuler, les entreprises devront investir encore dans des outils de collaboration virtuelle (comme Logitech Scribe). Si elles le font, les entreprises et les employés en récolteront les fruits.