Comment une stratégie axée sur les données peut vous aider à maximiser l'efficacité de vos espaces de bureau

La vérité est que la plupart des entreprises ne réfléchissent pas activement à leurs espaces de travail de cette manière. Elles ne se posent pas de questions telles que : comment puis-je maximiser l'utilisation de chaque bureau et de chaque salle dans mes locaux ? Pas encore, du moins.

En conséquence, les organisations peinent soit à faire tenir tout le monde au bureau, soit à attirer une présence constante sur place. Ajoutez à cela les fluctuations quotidiennes de la fréquentation et les organisations se retrouvent en deçà de leurs objectifs, tant en termes d'expérience au travail que d'efficacité opérationnelle.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles mieux comprendre leurs besoins en matière de bureaux et transformer leurs espaces en centres de collaboration parfaitement optimisés ? Simple : suivez les données.

Taux d’utilisation : La mesure clé pour une utilisation optimale de l’espace de travail

Avant de commencer à optimiser vos espaces de bureau, il est important de comprendre les indicateurs qui définissent l'efficacité de l'espace de travail. Grâce à ces connaissances, vous pouvez ensuite établir un système pour surveiller, mesurer et agir en fonction de ces données.

Certes, chaque bureau est différent, mais chaque organisation a (ou devrait avoir) le même objectif : faire bon usage de ses espaces de travail. Mais bien que vous puissiez considérer l'aménagement de vos bureaux comme la combinaison idéale d'espaces de travail, de salles de réunion (de différentes tailles) et de zones de collaboration ouvertes, la seule façon de le vérifier réellement est de surveiller l'utilisation de l'espace. Vous y parvenez en mesurant le taux d'utilisation.

Cela vous permet de surveiller l'utilisation des salles tout au long de la journée, que les salles aient été réservées ou non. Cela vous permet également de surveiller l'occupation des salles*, afin de comprendre des détails plus précis tels que la taille habituelle des réunions pour des salles spécifiques.

*En dehors des périodes de réunion, toutes les caméras Rally et Logitech Spot peuvent détecter une présence, mais seule la Rally Bar 2 peut compter les personnes.

De plus, avec les appareils Spot et Rally Board 65, vous pouvez capturer des données sur la santé de la salle (par exemple, particules fines, niveaux de CO2, température, humidité) et sur l'énergie de la salle (par exemple, températures intérieure et extérieure, rayonnement solaire, ventilation). Nous utilisons ensuite ces points de données pour générer des scores de santé et d'énergie des salles afin de vous aider à optimiser les environnements et l'efficacité énergétique au sein des salles.

Comment surveiller vos données et les mettre à profit

La capture des bonnes données n'est qu'une pièce du puzzle. L'étape suivante consiste à trouver un emplacement central pour stocker et analyser ces données afin que vous puissiez réellement les utiliser. Découvrez Logitech Sync.

Logitech Sync fournit un référentiel de données unique pour tous les appareils Logitech intégrés, vous aidant à voir exactement comment chaque salle et chaque bureau est utilisé. Ces données peuvent vous aider à surveiller de près les tendances d'utilisation et à offrir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées sur l'optimisation de l'espace de travail.

Par exemple, Sync Insights peut signaler des niveaux de CO2 systématiquement élevés dans une pièce particulière. Pour vous aider à équilibrer cela (et à éliminer la somnolence qui en résulte), Sync peut vous recommander d'augmenter la ventilation de la pièce. De même, Sync Insights peut identifier les pièces qui sont fréquemment trop chaudes et proposer des recommandations telles que la baisse de la température sur le thermostat pour réduire votre consommation d'énergie.

Sync facilite également l'intégration de vos données d'utilisation avec d'autres sources de données via Sync Cloud API. En combinant les sources de données, vous pouvez générer des informations plus approfondies sur l'efficacité des bureaux et apporter les changements nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Comment pouvez-vous agir sur les données d'utilisation pour vous aider à créer un espace de bureau plus efficace ?

Le taux d'utilisation peut vous en dire long sur la façon dont vos employés utilisent vos espaces de bureau. Mais ces informations ne sont précieuses que si vous choisissez d'agir en conséquence. Alors, par où commencer ? Nous suggérons de vous concentrer sur les trois domaines suivants :

Optimisez l'aménagement de vos bureaux

Les espaces de bureau inutilisés sont l'un des moyens les plus simples de gaspiller votre argent. La première façon, et la plus évidente, d'optimiser vos espaces de bureau consiste donc à les adapter à vos besoins spécifiques. Si le taux d'occupation des bureaux est systématiquement faible dans certaines zones, envisagez de convertir cet espace en un espace de collaboration ouvert.

Peut-être que les espaces de réunion sont utilisés par des individus pour des appels clients ou des réunions en tête-à-tête plus souvent que pour de grandes réunions d'équipe. Cela peut indiquer la nécessité d'installer des cabines téléphoniques dans certains espaces moins utilisés.

Et si vous devez effectuer un changement à grande échelle et réduire la taille de vos bureaux, le taux d'occupation peut vous aider à visualiser à quoi devrait ressembler votre espace idéal. Peut-être avez-vous besoin de moins de salles de réunion. Peut-être avez-vous besoin de salles de réunion de différentes tailles. Peut-être avez-vous simplement besoin de plus de flexibilité.

Dans tous les cas, les mesures d'utilisation peuvent fournir le plan dont vous avez besoin pour concevoir (ou reconcevoir) votre espace de bureau optimal.

Établissez les bonnes politiques

Ce n'est pas parce que les mesures vous indiquent que vous avez un espace de bureau inefficace que vous devez apporter des modifications à la conception. En fait, certains des changements les plus percutants que vous apportez peuvent simplement provenir des politiques que vous établissez.

Par exemple, les entreprises qui utilisent un modèle de travail hybride peuvent constater des pics d'utilisation des bureaux et des salles certains jours. En établissant une politique qui précise quand certaines équipes peuvent venir au bureau, vous pouvez échelonner la présence pour trouver une utilisation plus équilibrée.

Peut-être remarquez-vous que certains jours sont courants pour les grandes réunions d'équipe. Pour éviter de manquer de salles de réunion moyennes et grandes ces jours-là, vous pouvez définir une politique qui garantit que les équipes atteignent un certain seuil de participants afin que les petites équipes ne bloquent pas les équipes qui ont vraiment besoin de l'espace. La meilleure partie est que vous pouvez surveiller via des capteurs si les équipes respectent cette politique en vous montrant les chiffres de présence réels.

Équipez votre espace avec le bon matériel

Bien que la conception et les politiques de bureau puissent aider à résoudre bon nombre de vos inefficacités de bureau, l'utilisation peut parfois simplement être le produit d'espaces disposant (ou non) des bons outils pour que les employés puissent effectuer leur travail efficacement.

Par exemple, vous remarquerez peut-être que de grandes équipes se réunissent fréquemment dans de petites salles de réunion alors que de plus grandes salles sont facilement disponibles. C'est peut-être une coïncidence, mais le scénario le plus probable est que ces équipes souhaitent utiliser le tableau blanc numérique que seule la plus petite salle a à offrir.

Peut-être avez-vous un nombre défini de souris et claviers ergonomiques disponibles à certains bureaux que vous remarquez être toujours réservés. Plutôt que de regarder les employés se battre pour la dernière souris, vous pouvez rendre ces souris plus facilement disponibles à des postes de travail supplémentaires.