Comment une stratégie axée sur les données peut vous aider à maximiser l'efficacité de l'espace de bureau

La vérité honnête est que la plupart des entreprises ne réfléchissent pas activement à leurs espaces de travail de cette manière. Elles ne se posent pas de questions comme : comment puis-je maximiser l'utilisation de chaque bureau et de chaque salle dans mon bureau ? Pas encore, en tout cas.

En conséquence, les organisations ont soit du mal à faire tenir tout le monde dans le bureau, soit échouent à attirer une présence constante. Ajoutez à cela les fluctuations quotidiennes de la fréquentation et les organisations se retrouvent à ne pas offrir une expérience de travail satisfaisante ainsi qu'une efficacité au travail.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles mieux comprendre leurs besoins en matière de bureau et transformer leurs bureaux en hubs de collaboration bien réglés ? Simple : suivez les données.

Taux d'utilisation : La métrique clé pour une utilisation optimale de l'espace de travail

Avant de commencer à optimiser votre espace de bureau, il est important de comprendre les indicateurs qui définissent l'efficacité de l'espace de travail. Avec cette connaissance, vous pouvez alors établir un système pour surveiller, mesurer et agir sur ces données.

Maintenant, chaque bureau est différent, mais chaque organisation a (ou devrait avoir) le même objectif : utiliser efficacement son espace de bureau. Mais bien que vous puissiez considérer l'aménagement de votre bureau comme la combinaison idéale d'espace de bureau, de salles de réunion (de différentes tailles) et d'espaces de collaboration ouverts, la seule façon de vraiment tester cela est de surveiller l'utilisation de l'espace. Vous le faites en mesurant le taux d'utilisation.

Cela vous permet de surveiller l'utilisation des salles tout au long de la journée, que les salles aient été réservées ou non. Cela vous permet également de surveiller l'occupation des réunions*, afin que vous puissiez comprendre des détails plus granulaires tels que la taille typique des réunions pour certaines salles.

*Pendant les périodes sans réunion, toutes les caméras Rally et Logitech Spot peuvent détecter la présence, mais seules Rally Bar et Rally Bar Mini peuvent compter les personnes.

De plus, avec les dispositifs Spot et Rally Board 65, vous pouvez capturer des données sur la santé des salles (par exemple, les particules, les niveaux de CO2, la température, l'humidité) et l'énergie des salles (par exemple, les températures intérieures et extérieures, le rayonnement solaire, la ventilation). Nous utilisons ensuite ces points de données pour générer des scores de santé des salles et d'énergie des salles afin de vous aider à optimiser les environnements en salle et l'efficacité énergétique.

Comment surveiller vos données et les mettre à profit

Capturer les bonnes données n'est qu'une pièce du puzzle. L'étape suivante consiste à trouver un emplacement central pour stocker et analyser ces données afin que vous puissiez réellement en faire usage. Entrez Logitech Sync.

Logitech Sync fournit un seul référentiel de données pour tous les dispositifs Logitech intégrés, vous aidant à voir exactement comment chaque salle et bureau est utilisé. Ces données peuvent vous aider à garder un œil attentif sur les tendances d'utilisation et à offrir les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées sur l'optimisation de l'espace de travail.

Par exemple, Sync Insights peut signaler des niveaux de CO2 constamment élevés dans une pièce particulière. Pour vous aider à compenser cela (et éliminer la somnolence qui en résulte), Sync peut vous recommander d'augmenter la ventilation de la pièce. De même, Sync Insights peut identifier des pièces qui sont souvent trop chaudes et offrir des recommandations telles que réduire la température du thermostat pour diminuer votre consommation d'énergie.

Sync facilite également l'intégration de vos données d'utilisation avec d'autres sources de données via l'API Sync Cloud. En combinant des sources de données, vous pouvez générer des insights plus profonds sur l'efficacité du bureau et apporter les changements nécessaires pour que votre organisation fonctionne sans accroc.

Comment pouvez-vous agir sur les données d'utilisation pour vous aider à créer un espace de bureau plus efficace ?

Le taux d'utilisation peut vous en dire beaucoup sur la façon dont vos employés utilisent votre espace de bureau. Mais cette information n'est précieuse que si vous choisissez d'agir en conséquence. Alors, par où commencer? Nous vous suggérons de vous concentrer sur les trois domaines suivants :

Affinez la conception de votre bureau

L'espace de bureau inutilisé est l'un des moyens les plus simples de jeter votre argent par les fenêtres. Ainsi, la première et la plus évidente façon d'optimiser votre espace de bureau est de l'adapter à vos besoins spécifiques. Si l'utilisation des bureaux est constamment faible dans certaines zones, envisagez de convertir cet espace en un espace de collaboration ouvert.

Peut-être que les salles de réunion sont utilisées par des individus pour des appels clients ou des réunions en tête-à-tête plus souvent que pour de grandes réunions d'équipe. Cela peut indiquer un besoin d'installer des cabines téléphoniques dans certains espaces moins utilisés.

Et si vous devez apporter un changement à grande échelle et réduire la taille de votre espace de bureau, l'utilisation peut vous aider à visualiser à quoi devrait ressembler votre espace idéal. Peut-être avez-vous besoin de moins de salles de réunion. Peut-être avez-vous besoin de salles de réunion de différentes tailles. Peut-être avez-vous juste besoin de plus de flexibilité.

Dans tous les cas, les métriques d'utilisation peuvent fournir le plan dont vous avez besoin pour concevoir (ou redessiner) votre espace de bureau optimal.

Établir les bonnes politiques

Ce n'est pas parce que les indicateurs vous disent que vous avez un espace de bureau inefficace que vous devez apporter des modifications à la conception. En fait, certains des changements les plus impactants que vous pouvez apporter peuvent simplement provenir des politiques que vous établissez.

Par exemple, les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride peuvent voir des pics d'utilisation des bureaux et des salles certains jours. En établissant une politique qui indique quand certaines équipes peuvent venir au bureau, vous pouvez échelonner la présence pour trouver une utilisation plus équilibrée.

Peut-être que vous remarquez que certains jours sont courants pour de grandes réunions d'équipe. Pour éviter de manquer de salles de réunion moyennes et grandes ces jours-là, vous pouvez établir une politique qui garantit que les équipes atteignent un certain seuil de participants afin que les petites équipes ne bloquent pas celles qui ont vraiment besoin de l'espace. Le meilleur, c'est que vous pouvez surveiller via des capteurs si les équipes respectent cette politique en vous montrant les chiffres de présence réels.

Équiper votre espace avec le bon matériel

Bien que la conception de bureau et les politiques puissent aider à résoudre de nombreuses inefficacités de votre bureau, parfois l'utilisation peut simplement être le produit d'espaces ayant (ou n'ayant pas) les bons outils pour que les employés puissent effectuer efficacement leur travail.

Par exemple, vous pouvez remarquer que de grandes équipes se réunissent fréquemment dans des salles de réunion plus petites alors que des salles plus grandes sont facilement disponibles. Peut-être que c'est une coïncidence, mais le scénario le plus probable est que ces équipes veulent utiliser le tableau blanc numérique que seule la petite salle a à offrir.

Peut-être que vous avez un nombre fixe de souris et claviers ergonomiques disponibles à certains bureaux que vous remarquez sont toujours réservés. Plutôt que de regarder les employés se battre pour la dernière souris, vous pouvez rendre ces souris plus facilement disponibles à d'autres postes de travail.