Articolo: Approfondimenti da aziende che creano uffici flessibili

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Rendering del nuovo ufficio Logitech

Con la ripresa della situazione, un numero crescente di datori di lavoro desidera che i dipendenti tornino in ufficio più frequentemente, se non a tempo pieno. I dipendenti desiderano invece orari flessibili e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Le due cose possono convivere? È possibile colmare il divario tra ciò che i datori di lavoro desiderano e ciò che i dipendenti desiderano? 

Volevamo comprendere l’attuale scenario ibrido. Quindi abbiamo parlato con esperti di aziende leader come Indeed per avere un’idea di ciò che fanno e cosa non fare per creare un ambiente ibrido di successo.

In questo articolo riassumeremo gli insegnamenti tratti da esempi reali. In che modo le aziende stanno affrontando il lavoro ibrido? Quali strategie si sono rivelate efficaci?

Definisci obiettivi aziendali e includi i contributi dei dipendenti

Ecco un aspetto che abbiamo sentito forte e chiaro: Indipendentemente dalle caratteristiche dell’ambiente ibrido, esso deve supportare i tuoi obiettivi aziendali. Certo, vuoi che i tuoi dipendenti siano felici, ma è importante anche stabilire come, quando e dove lavorano per garantire che i tuoi obiettivi siano raggiunti. 

“Oggi le aziende di successo devono rendersi conto che i risultati derivano dalla creazione di luoghi fantastici in cui lavorare e collaborare, sia in ufficio, a casa o in una situazione ibrida”, afferma David Brown, responsabile dell’esperienza del marchio presso DIRTT, che fornisce una costruzione industrializzata per spazi interni. “Creare l’ambiente giusto per i team è la chiave per ottenere risultati”. 

L’equilibrio tra gli obiettivi aziendali e le richieste dei dipendenti richiede una comunicazione aperta. I leader stabiliscono le priorità, ma i dipendenti dovrebbero essere inclusi nella conversazione per contribuire a definire l'ambiente ibrido della loro azienda. Questa collaborazione può avvenire a livello aziendale attraverso sondaggi tra i dipendenti o attraverso discussioni tra i manager e i loro diretti subordinati per determinare cosa funziona meglio per ciascuno.

 

Riunione di gruppo informale

Ma qualunque cosa tu faccia, non limitarti a raccogliere informazioni dai tuoi dipendenti per dare l’impressione di essere interessato al loro contributo. Devi davvero usarlo. 

“Se hai intenzione di coinvolgere i dipendenti nella richiesta del loro feedback, devi almeno prenderne atto e fare qualcosa”, afferma Jenni Bedell, HR Consulting practice leader per OneDigital, una società di consulenza assicurativa, di servizi finanziari e HR. “La cosa peggiore che puoi fare è chiedere un feedback ai dipendenti e non va da nessuna parte”.

E raccogliere i dati. È necessario il contributo dei dipendenti, ma anche le informazioni in tempo reale. Analizza quando le persone entrano in ufficio e dove tendono a radunarsi. Scopri quali uffici e sale conferenze vengono utilizzati, quando e in che numero. Con tutti questi dati, puoi quindi iniziare a progettare o riprogettare il tuo spazio ufficio.

Progetta gli spazi intorno alle persone per dare priorità alla connessione umana

Il modo in cui le persone pensano al lavoro è cambiato negli ultimi due anni. Il nostro rapporto con l'ufficio, gli altri e con il lavoro continua a evolversi man mano che le priorità cambiano e ci rendiamo conto dell'importanza della connessione umana.

Ad esempio, tutti abbiamo imparato durante la pandemia che lavorare da casa ha i suoi vantaggi, come la possibilità di concentrarsi su un “lavoro profondo”. Ma il lavoro da casa ha anche i suoi svantaggi, tra cui la mancanza di interazione sociale e un maggiore attrito nella collaborazione. Stare insieme e trarre ispirazione gli uni dagli altri è di vitale importanza.

Ora, quando entriamo negli uffici, vogliamo spazi che possano ospitare il lavoro collaborativo e socializzare, oltre a momenti di silenzio significativi per concentrarci sui nostri progetti.

In Indeed, un’azienda che fornisce alle persone risorse per cercare e candidarsi per opportunità di lavoro, l’ufficio è una destinazione di incontro, ma per vari scopi. I team di vendita lavorano di persona per promuovere relazioni di mentoring più forti. Il team dedicato all’esperienza utente lavora su vari studi e focus group, traendo vantaggio dalla co-localizzazione. Altri si riuniscono in loco per costruire e sostenere comunità di dipendenti, come un gruppo Latinx in Tech o eventi per genitori e operatori sanitari.

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Immagine gentilmente concessa da Indeed

“I luoghi in cui si tengono le riunioni sono davvero tanti e questo ha rappresentato un enorme cambiamento negli ultimi tre anni”, afferma Daniel muraida, collaboration technology design manager presso Indeed. “Ed è di grande aiuto. "Sì, le persone lo fanno a distanza, ma alle persone piace molto anche riunirsi in gruppo in ufficio, perché abbattono le barriere".

Sii consapevole della flessibilità

Quando le persone entrano in ufficio, gli spazi fisici devono adattarsi alla loro capacità di riunirsi in gruppo o lavorare individualmente. La progettazione degli uffici deve essere pensata in modo accurato e con la possibilità di cambiare facilmente spazio. 

Questa flessibilità è qualcosa in cui DIRTT eccelle. La sua attività consiste nel creare spazi dinamici per le aziende e lavorare con i clienti per creare uffici utili per soddisfare le loro esigenze. 

“Inizia dalla tecnologia e costruisci attorno a questa esperienza”, afferma Andy Nolloth, esperto in materia di tecnologia integrativa presso DIRTT. “Pensa all’esperienza delle persone presenti in sala, ma anche di quelle fuori”.

Ufficio sporco

Crediti immagine: James John Jetel, per gentile concessione di DIRTT

Nolloth offre vari suggerimenti per migliorare l'utilizzo dello spazio. Considera l'illuminazione, l'acustica, le configurazioni multischermo, l'audio con microfoni modulari e così via, in modo che tutti possano essere visti e ascoltati chiaramente durante le riunioni. Fornire una tecnologia che consenta alle persone di prenotare da remoto sale o spazi per la giornata. E costruisci gli spazi in modo che siano malleabili.

Secondo muraida di Indeed, prima della pandemia, molte delle sale riunioni di Indeed potevano ospitare fino a otto persone. Ma ora che meno persone si riuniscono di persona, l’azienda ha riprogettato le sale per ospitare da due a tre partecipanti per sessioni collaborative più piccole. E quella flessibilità negli spazi consente ai team di riunirsi rapidamente su base ad hoc quando si verifica un problema che può essere risolto con una breve riunione.

Assicurati che i dipendenti siano adeguatamente attrezzati per il lavoro ibrido

Le ricerche suggeriscono che offrire ai dipendenti flessibilità nell’orario di lavoro giornaliero porta a una maggiore produttività e a una forte cultura aziendale. Il rapporto sul polso del Future Forum mostra che, nelle aziende che offrono una maggiore flessibilità con gli orari, i dipendenti sono più concentrati (64%) e complessivamente aumentano la produttività (39%).

La flessibilità è sicuramente uno dei vantaggi del lavoro ibrido. Ma richiede molto più di un semplice cambiamento nell’approccio gestionale. Per rendere possibile il lavoro ibrido, le aziende devono investire in una tecnologia che consenta ai dipendenti di fluire facilmente da un ambiente all’altro: l’home office, una scrivania condivisa in ufficio, una sala riunioni.

Perché ovunque si trovino i dipendenti dovrebbero poter collaborare su un piano di parità con i colleghi, in particolare quando si trovano in luoghi diversi e partecipano virtualmente. La chiamiamo “equità nelle riunioni” ed è fondamentale per il lavoro ibrido. 

Purtroppo, molti dipendenti non sono in grado di partecipare pienamente alle riunioni da remoto, in parte perché non sono adeguatamente attrezzati. Secondo una recente ricerca Logitech, più dell’85% dei lavoratori da remoto afferma di avere problemi con audio e video.

Aziende come DIRTT prendono sul serio questo problema e si impegnano a risolverlo. “Ci sono persone che non si sentono a proprio agio nel tornare in ufficio e non lavorano meglio a casa”, afferma Nolloth di DIRTT. “Non sono fisicamente presenti in ufficio, ma con la giusta tecnologia possono comunque farsi sentire in riunione”. Consiglia alle aziende di fornire ai dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per sentirsi inclusi nella conversazione.

Lavoratore da remoto che fornisce ai dipendenti il lavoro ibrido

Ottieni i vantaggi del lavoro ibrido

Fornendo la giusta tecnologia e flessibilità con i programmi delle persone può portare i dipendenti più felici e produttivi. In un clima aziendale competitivo, questi dipendenti sono più propensi a rimanere in azienda. 

“Quando consenti alle persone di lavorare al meglio e offri loro l’opportunità di avere flessibilità, questa diventa una questione di proprietà”, afferma Muraida di Indeed. “Ti abbiamo fornito gli strumenti e lo spazio di cui hai bisogno. Cos’altro possiamo offrire per aiutarti a lavorare in modo più efficiente?”

Un ambiente ibrido può richiedere un po’ di tempo per abituarsi, ma è destinato a durare. Pensandoci ora con più attenzione, sarà possibile una transizione più fluida che porterà a produttività ed efficienza complessive. In definitiva, le aziende che si adatteranno al lavoro ibrido avranno più successo nel lungo periodo. E così faranno i loro dipendenti.

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