Perché le videoconferenze e la collaborazione sono sempre utili per le aziende

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Le videoconferenze e la collaborazione sono sempre utili per le aziende

In tempi caotici, gli strumenti di videoconferenza e collaborazione sono il massimo in termini di produttività: consentono di risparmiare denaro, coinvolgere i team e garantire un funzionamento senza intoppi.

Un team di tre videoconferenze con quattro colleghi da remoto dalla loro sala riunioni.

Se c’è una cosa che gli ultimi cinque anni ci hanno insegnato è che devi essere pronto a tutto.

Ma anche nei periodi più turbolenti, c'è stata una costante: la necessità di collaborare per mantenere i dipendenti connessi senza interrompere la produttività e per ridurre i costi man mano che i budget si restringono.

I CFO riconoscono che le videoconferenze possono favorire il risparmio sui costi senza influire sulla produttività e sulle prestazioni. In poche parole: le videoconferenze e la collaborazione sono sempre utili per le aziende.

Un aumento della produttività

Secondo i dati della società di ricerca Frost & Sullivan, il 94% dei responsabili decisionali IT afferma che investire in soluzioni di comunicazione e collaborazione come le videoconferenze migliora la collaborazione complessiva del team, mentre il 93% afferma che consente un lavoro più produttivo.

Inoltre, il 93% afferma che ha il vantaggio aggiuntivo di attrarre e trattenere i migliori talenti, mentre il 93% afferma anche che consente un lavoro produttivo, indipendentemente dal fatto che il modello di lavoro sia da remoto, ibrido o in ufficio.

Le soluzioni di collaborazione consentono ai dipendenti di connettersi e creare, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Tuttavia, tali soluzioni devono essere semplici da implementare, utilizzare e gestire.

“Il coinvolgimento dei dipendenti e la produttività diminuiscono quando le soluzioni di collaborazione sono eccessivamente complesse, offrono esperienze audio-video scadenti o non corrispondono al modello di lavoro, allo spazio di lavoro e agli stili di lavoro di un’organizzazione”, scrive Frost & Sullivan in “Modernizzare l’esperienza dei dipendenti: Coinvolgimento e produttività con soluzioni di collaborazione intelligente.”

Riduzione dei costi di viaggio

Oltre a migliorare la collaborazione e la produttività, le videoconferenze sono anche uno strumento utile per ridurre i costi di viaggio.

Le videoconferenze favoriscono comunicazioni e collaborazioni frequenti e più rapide, consentendo ai membri del team da remoto di risparmiare tempo e di concentrarsi maggiormente, aumentando in ultima analisi la produttività.

“Riducendo al minimo i tempi di inattività legati agli spostamenti, i dipendenti dedicano più tempo ad attività lavorative produttive, il che si traduce in un miglioramento dell’efficienza e delle prestazioni”, scrive Clarasight .

Le videoconferenze “ci fanno risparmiare un sacco di tempo in viaggio, le riunioni sulla sicurezza, soprattutto quando siamo faccia a faccia, ci danno essenzialmente mezza giornata per continuare a lavorare in loco”, afferma Brett Brady, Maintenance Assistant presso Hydro Tasmania.

I viaggi di lavoro sono una spesa pesante; tra voli, hotel, corse Uber, pasti e spese accessorie. Può anche compromettere la produttività a causa del tempo trascorso in viaggio e dell’esaurimento e del burnout che derivano dall’essere un “guerriero della strada”.

“Meno viaggi significa ridurre i budget di viaggio, con un impatto diretto sui profitti”, scrive Clarasight in un recente articolo.

Secondo un report di Digital Samba, le aziende che utilizzano le videoconferenze possono risparmiare fino al 30% ogni anno sulle spese di viaggio e relative alle riunioni, che, per le aziende, possono superare le centinaia di migliaia di dollari, garantendo un rapido ritorno sull’investimento. Lo stesso report ha inoltre rilevato che le aziende che investono nelle tecnologie di comunicazione hanno il 60% di probabilità in più di superare le prestazioni della concorrenza, offrendo loro un chiaro vantaggio.

Migliore utilizzo dello spazio

Un altro grande vantaggio dell’implementazione di soluzioni di collaborazione e videoconferenza è un migliore utilizzo degli spazi fisici dell’ufficio. Quando si tengono più riunioni in modalità video, le strutture e i team IT possono reinventare e riutilizzare gli spazi di riunione fisici, riducendo i costi immobiliari.

Inoltre, un maggiore utilizzo di soluzioni di collaborazione e videoconferenza aiuta le aziende ad avvicinarsi maggiormente al raggiungimento dei propri obiettivi di sostenibilità. La riduzione dei viaggi equivale a una riduzione dell’impronta di carbonio, il che è un vantaggio per l’azienda e l’ambiente.

Grandi vantaggi

Anche nei periodi migliori, le soluzioni di videoconferenza e collaborazione sono investimenti fondamentali che offrono una miriade di vantaggi, tra cui spese di viaggio ridotte, maggiore produttività, processi decisionali più rapidi, continuità aziendale, risparmi sui costi immobiliari e maggiore sostenibilità. Le videoconferenze possono essere una soluzione sicura per i tempi incerti.

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