Ottimizza gli investimenti nelle videoconferenze

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Attrezzatura per videoconferenze

Negli ultimi anni, le videoconferenze hanno avuto un vero e proprio boom e le grandi aziende spendono milioni di dollari all’anno per le licenze per i servizi di questo tipo. Un’azienda con 10.000 licenze può spendere tra 1,5 e 2,5 milioni di dollari all’anno.Queste stime si basano sui prezzi pubblicati per le singole licenze software che variano tra 150 e 250 dollari all’anno, per un’azienda con 10.000 utenti. Il costo effettivo può variare. Ma queste aziende stanno sfruttando a pieno l’investimento? Se la risposta è no, che cosa possono fare per massimizzare il loro ROI?

Ecco come stanno le cose. L’investimento in software per videoconferenze come Microsoft Teams, Zoom e Google Meet è solo un tassello del puzzle. Gli investimenti riguardano anche sale riunioni, strumenti di collaborazione personale e gestione IT:

  • Le sale riunioni richiedono hardware video: videocamere, altoparlanti, microfoni e controller.
 
  • I dipendenti hanno bisogno di soluzioni audio/video tra cui webcam e cuffie con microfono.
 
  • Gli amministratori IT devono poter gestire il software e l’hardware video con strumenti di gestione dei dispositivi che forniscano accesso remoto e funzionalità di report.

 

I dispositivi per sale riunioni, le cuffie con microfono e le webcam personali così come le app di gestione sono fondamentali per la qualità e l’esperienza complessive delle riunioni video. In questo articolo, parleremo di come sfruttare questi strumenti per trarre il massimo vantaggio dagli investimenti nella collaborazione video. Ci concentreremo su tre questioni chiave.

Stai ottimizzando gli ambienti di riunione?

I dipendenti hanno la possibilità di entrare in una stanza e lanciare all’istante una videoconferenza con un solo tocco?

Un’esperienza ottimale nella sala riunioni stessa incoraggerà i dipendenti a usare i software per videoconferenze e le attrezzature AV acquistate. Ecco quattro possibili interventi per ottimizzare l’esperienza nella sala riunioni.

 

  • Aggiungi un controller touch. Un controller touch per sale riunioni a parete o sul tavolo come Logitech Tap consente ai dipendenti di toccare semplicemente lo schermo per avviare o partecipare a una riunione. Queste operazioni saranno facili e intuitive.
 
  • Supporta qualsiasi applicazione per videoconferenze. Le sale riunioni tipicamente hanno un software per videoconferenze predefinito. In questo modo partecipare alle riunioni è più facile e veloce, tranne quando è necessario utilizzare un servizio differente. Logitech Swytch risolve questo problema consentendo a chiunque di collegare un laptop e partecipare a qualsiasi riunione virtuale o webinar.
 
  • Ottimizza il design audio. Probabilmente hai investito in bellissimi monitor a schermo piatto 4K per ciascuna sala. Ma hai pensato anche all’audio? Considera una videocamera per videoconferenze come Rally Bar con intelligenza artificiale integrata chiamata tecnologia RightSound™ per regolare automaticamente le voci alte e basse, eliminare il rumore di fondo e continuare a migliorare la qualità del suono nel tempo.
 
  • Aggiungi una lavagna alla riunione. Per le attività di brainstorming, condivisione di idee e collaborazione, le lavagne sono lo strumento perfetto, ma i dipendenti fanno fatica a usarle in modo efficace nelle riunioni video. È per questo che abbiamo creato Logitech Scribe, una videocamera per lavagna con intelligenza artificiale che trasmette i contenuti su lavagna nelle riunioni video con straordinaria chiarezza.
Riunione video con una persona che utilizza la lavagna

Garantisci supporto ai dipendenti da remoto?

I dipendenti hanno dispositivi di collaborazione personale per essere maggiormente inclusi e presenti in ogni riunione video?

Prima di connettersi a una riunione video, molte persone si guarderanno velocemente allo specchio. È un istinto naturale. Vogliamo tutti avere un aspetto e un audio professionali in video. Ciò vale in particolare quando partecipiamo a una riunione a distanza. Tutti desideriamo che l’esperienza di collegarci mediante laptop e dispositivi personali sia coinvolgente quanto un incontro faccia a faccia.

Ecco i passaggi da seguire per ottimizzare l’esperienza dei dipendenti con dispositivi di collaborazione personale e stimolare un’esperienza di riunione equa.

  • Fornisci periferiche professionali. Con gli ordini in periodo di lockdown, molti dipendenti hanno scoperto qualcosa che l’IT già sapeva. Le attrezzature audio e video di livello consumer non sono l’ideale da utilizzare per il lavoro e non sono ottimizzate per le riunioni video. Al contrario, le cuffie con microfono Logitech includono le caratteristiche che i dipendenti richiedono, come la disattivazione audio automatizzata, così come le caratteristiche che l’IT richiede come certificazione con i principali fornitori di software. Le webcam Logitech hanno risoluzione, fotogrammi al secondo, campo visivo e qualità dell’obiettivo migliori, così come integrazioni con i fornitori di software video per supportare riunioni senza problemi tecnici.

 

  • Fornisci un toolkit per il lavoro da casa. Quello di cui hanno bisogno i dipendenti che lavorano in remoto è un ambiente il più possibile simile all'esperienza dell'ufficio. Un modo in cui l'IT può aiutare i dipendenti è la fornitura di una serie di strumenti di "lavoro da casa" che includono una cuffia con microfono e una webcam costruite per scopi specifici, oltre alla combinazione standard di mouse, tastiera e monitor.

 

In fin dei conti, concentrandosi sull’esperienza utente si possono ottenere tassi di adozione più elevati delle videoconferenze sfruttando così ancora di più l’investimento per tali soluzioni.

Videoconferenza in una sala con un laptop e una webcam dedicata

Stai rendendo l’IT più efficiente?

Gli amministratori IT possono gestire facilmente le sale e i dispositivi da qualsiasi luogo?

Il tempo che gli amministratori IT impiegano per distribuire, gestire e supportare le videoconferenze e i dispositivi di collaborazione personale è un altro elemento da considerare nel calcolo del ROI.

Per esempio, una situazione in cui i dipendenti impiegano cuffie con microfono e webcam pronte all’uso che non sono certificate per il servizio di videoconferenza utilizzato dalla tua azienda può essere problematica per gli utenti e ancora di più per l’IT. Come precisato precedentemente, un toolkit per il lavoro da casa composto da dispositivi approvati e certificati può ridurre le richieste di assistenza e semplificare il supporto in caso di problemi.

Ecco altri tre passaggi aggiuntivi da seguire per ottimizzare il ruolo dell’IT e minimizzare il tempo che deve dedicare alle videoconferenze:

  • Distribuisci nuove appliance video Le videocamere per videoconferenze di nuova generazione chiamate “barre video integrate” si possono fissare direttamente a un monitor nella stanza per eseguire il servizio video in cloud su un dispositivo di elaborazione integrato. Con una videocamera come Rally Bar, un numero inferiore di componenti significa installazioni più rapide e con meno cavi.
 
  • Distribuisci una console di gestione per tenere sotto controllo a distanza i dispositivi. Con migliaia di stanze e dispositivi da gestire, gli amministratori IT devono essere il più efficienti possibile. Abbiamo creato Logitech Sync per facilitare all’IT la distribuzione di soluzioni video su larga scala e ridurre al minimo il numero di visite in loco e richieste di assistenza, tutto tramite un’interfaccia di facile utilizzo basata su browser.
 
  • Fornisci semplici video esplicativi. È incredibile quanti problemi si possano evitare con un semplice video di 30 secondi distribuito ai dipendenti.

 

Postazione di lavoro con apparecchiature per videoconferenze

Alla fine, un investimento nella tecnologia è raramente un evento isolato. Ciò vale certamente per quella video. Sebbene la piattaforma per videoconferenze utilizzata rappresenti uno degli investimenti principali, il suo successo dipende da numerosi altri fattori, tra cui l’adozione da parte degli utenti, l’esperienza nella sala riunioni e il tempo dell’IT. Occuparsi di questi ambiti può aiutare a garantire di ottenere il massimo valore da tale investimento.

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