Configurazione di uno spazio per videoconferenze

BEST PRACTICE

SCHERMO

SCHERMO SINGOLO, DOPPIO O PIÙ SCHERMI

Le sale riunioni e gli spazi per riunioni di piccole dimensioni possono essere adeguatamente attrezzati con un singolo display a schermo piatto. Se c'è spazio per uno schermo aggiuntivo, è possibile utilizzarne uno per visualizzare i partecipanti in remoto, mentre l'altro può essere dedicato alla condivisione dei contenuti. Ciò è particolarmente utile in stanze più grandi, per consentire anche alle persone più lontane dagli schermi di vedere facilmente i contenuti condivisi.

 

Un ulteriore vantaggio del doppio schermo è quello di consentire il posizionamento di una videocamera PTZ a livello degli occhi tra i due schermi. Con uno schermo singolo, la videocamera si trova in genere appena sotto o sopra lo schermo.

DIMENSIONI DELLO SCHERMO

Idealmente, lo schermo dovrebbe essere abbastanza grande da consentire a tutti i partecipanti alla riunione di vedere facilmente i contenuti condivisi. Lo schermo ottimale è in grado di visualizzare sia il feed della videocamera sia i contenuti video con risoluzione e dimensioni tali da permettere anche di leggere testi, se presenti. Per determinare la dimensione ottimale dello schermo, misura la distanza tra la parete su cui verrà montato e la postazione più lontana. Dividi per 4 la distanza dalla postazione più lontana: il risultato indica l'altezza minima consigliata per lo schermo. Moltiplicando l'altezza dello schermo per 1,8, otterrai la dimensione della diagonale, che è quella normalmente utilizzata per misurare gli schermi. A volte uno schermo più grande può rivelarsi una soluzione migliore e occorre usare una certa discrezione per la scelta; tuttavia il metodo descritto sopra è affidabile e dà risultati soddisfacenti.

 

OPZIONI DI MONTAGGIO

Seleziona un'opzione di montaggio dello schermo in base ai vincoli e alle preferenze dello spazio della riunione. Una scelta comune per sale conferenze più grandi è quella di montare lo schermo su una parete, per conferire un aspetto più professionale e garantire una maggiore visibilità a tutti i partecipanti intorno al tavolo.

Quando un singolo schermo è montato su una parete, il centro dello stesso deve essere allineato al centro del muro e al tavolo. Le installazioni a doppio schermo possono essere posizionate orizzontalmente o verticalmente. Per il montaggio orizzontale, posizionare gli schermi in modo tale che il centro del tavolo sia allineato con lo spazio presente tra di essi. Per le installazioni verticali, seguire le stesse regole che si applicano allo schermo singolo.

Tieni presente la posizione della videocamera quando decidi dove installare lo schermo. Se la videocamera è installata troppo in alto o troppo in basso, la visuale dei partecipanti nella stanza non sarà ottimale. Allo stesso modo, se lo schermo è posizionato a un angolo troppo ampio, troppo in alto o troppo in basso, sarà la visuale dei partecipanti in remoto a risultare distorta e innaturale quando le persone nella sala guardano verso lo schermo. La posizione ottimale per videocamera e schermo è quella che consente il contatto visivo rilassato e naturale tra tutti i partecipanti alla riunione.

Se l'interlocutore dall'altra parte dello schermo è uno solo, il suo volto dovrebbe essere visualizzato nella parte superiore. Per questo motivo, la videocamera montata sopra lo schermo produrrà un'esperienza più naturale. Se la chiamata coinvolge un gruppo di persone, i partecipanti tenderanno ad occupare la maggior parte o la totalità dello schermo; in questo caso il montaggio della videocamera sopra o sotto lo schermo produrrà approssimativamente la stessa esperienza. Ricorda che per risultati migliori la videocamera dovrà essere il più possibile all'altezza degli occhi. Tale altezza dipende dai posti a sedere disponibili nella sala, per le sedute standard corrisponde in media a 116-127 cm (46-50"). Perciò, se si monta la videocamera sotto lo schermo, occorrerà tenere presente che quest'ultimo dovrà essere sollevato. Il posizionamento ideale per ciascuna stanza dipende dagli scopi e dal gusto dell'utente. Quando si monta la videocamera sopra lo schermo, la parte inferiore dello schermo deve essere il più possibile al livello della superficie del tavolo. Nella maggior parte dei casi, l'altezza dei tavoli per sale conferenze standard è di 76 cm (30"). Ciò significa che in genere la videocamera si trova al di sopra dell'altezza degli occhi, ma l'esperienza può comunque essere soddisfacente.

 

CARRELLI PER SCHERMI 

L'utilizzo di carrelli per schermi conferisce ulteriore portabilità e flessibilità alla sala in cui si svolge la riunione. Un carrello permette di trasportare agevolmente un sistema completo da un ambiente all'altro, senza bisogno di altre connessioni esterne tranne un cavo di alimentazione e un connettore di rete. I carrelli costituiscono anche ottime soluzioni in spazi in cui è impossibile o poco pratico installare in modo permanente schermi o altre attrezzature. Che sia mobile o fisso, un carrello adatto dovrebbe fornire solide opzioni di montaggio, soluzioni per la gestione dei cavi e un design robusto e funzionale.

Scegli un carrello con staffe opzionali e semplici opzioni di montaggio per videocamera, computer, altoparlanti, controller per riunioni, prese di corrente multipla multiple e altri accessori. Il carrello AV di Heckler, ad esempio, fornisce una staffa opzionale per MeetUp che consente i montare il dispositivo in modo sicuro direttamente sul carrello, mantenendo un aspetto ordinato e una gestione dei cavi ottimale.

Heckler Design offre un carrello AV con staffa opzionale per MeetUp Logitech

 

I carrelli AV sono disponibili per schermi singoli o doppi e offrono inoltre spazio e opzioni montaggio per accessori e dispositivi aggiuntivi, ad esempio il computer. Installando componenti che producono calore durante il funzionamento, come un computer, assicurati che siano adeguatamente ventilati. Se decidi di utilizzare un carrello in modo permanente in una stanza, tieni conto anche della forma delle gambe e delle rotelle del carrello per garantire che possa essere spostato facilmente nello spazio della riunione. Prendi anche in considerazione l'utilizzo di dispositivi per fissare l'attrezzatura al carrello, ad esempio i prodotti Kensington e lucchetti opzionali per eventuali cassetti e sportelli.

 

IMPOSTAZIONI

Le impostazioni dello schermo determinano gli attributi importanti del video visualizzati, inclusa risoluzione dello schermo, saturazione del colore, e luminosità/contrasto. Le impostazioni dovrebbero essere riviste e regolate in base alle necessità durante l'installazione, prima di avviare la prima riunione video. In genere, gli schermi presentano molte impostazioni predefinite per l'elaborazione video e audio che servono a ottimizzare l'esperienza TV. Per ottenere le migliori prestazioni audio e video nelle tue videoconferenze, è necessario disabilitare queste impostazioni o, se non è possibile, selezionare almeno il livello più basso. Se è presente un'impostazione video denominata "Modalità gioco", questa garantisce genere le migliori prestazioni video con la minima elaborazione.

 

SCHERMI INTERATTIVI 

I display interattivi sono schermi video con abilitazione touch. L'uso di questo tipo di schermi in sale dedicate al brainstorming e dotate di lavagna digitale consente agli utenti di digitalizzare e salvare appunti, illustrazioni e altri contenuti ottimizzando la collaborazione in tempo reale.

Un display interattivo con abilitazione video può essere utilizzato sia per la collaborazione in sala sia per quella in remoto. Questi schermi sono ora supportati da diverse piattaforme per videoconferenze basate su cloud per consentire di prendere appunti e condividere contenuti in tempo reale o anche per controllare la riunione. Con Zoom Rooms, ad esempio, basta toccare lo schermo per prendere appunti, disegnare, evidenziare, cancellare e registrare facilmente i contenuti delle riunioni sul cloud di Zoom.

VIDEOCAMERA

La parte fondamentale di ogni sistema di videocamera per videoconferenze è la videocamera stessa. Dovrebbe essere posizionata ad altezza, distanza e angolo di visualizzazione ottimali per poter vedere tutti presenti nella stanza.

Il campo visivo determina la capacità di visione da un lato all'altro dell'obiettivo della videocamera. Questa specifica è diversa per le varie soluzioni Logitech per videoconferenze:

Il campo visivo di ciascun obiettivo Logitech è progettato per garantire prestazioni ottimali nell'ambiente d'uso previsto. Il campo visivo diagonale da 120° con grandangolo e riduzione della distorsione di MeetUp, ad esempio, è ideale per le piccole sale riunioni in cui i partecipanti sono relativamente vicini allo schermo e alla videocamera.

 

ANGOLAZIONE

La posizione ideale della videocamera è al livello degli occhi e fornisce l'orientamento più naturale per una collaborazione faccia a faccia. Le prestazioni visive possono essere ridotte se una videocamera viene posizionata troppo in alto (o troppo in basso) rispetto ai partecipanti.

Il posizionamento al livello degli occhi può essere difficile da ottenere quando viene utilizzato un solo schermo e la videocamera deve essere posizionata subito sopra o sotto lo schermo. Per aiutare a risolvere il problema, le videocamere per videoconferenze Logitech offrono una panoramica e un'inclinazione motorizzate che consentono di regolare e perfezionare l'angolo di visualizzazione.

 

DISTANZA

Per sfruttare appieno il campo visivo della videocamera e assicurarsi che tutti i partecipanti siano inquadrati, è necessaria una certa distanza. Come mostrato sotto, il trucco è quello di posizionare le sedute in posizioni che consentano di sfruttare al massimo il potenziale della videocamera. I tavoli per riunione con un'estremità più ampia rispetto all'altra (come quelli di forma triangolare o trapezoidale) possono aiutare a includere più partecipanti all'interno della visuale della videocamera.

Audio

Oltre a video di qualità eccezionale, per ottenere l'esperienza migliore durante una videoconferenza è necessario anche un audio nitido. Tutte le soluzioni di videoconferenza Logitech sono in grado di fornire entrambi.

MeetUp, Connect, e BCC950 sono sistemi integrati che includono sia microfoni sia un altoparlante. MeetUp fornisce un raggio d'azione di 2,4 m (8 piedi) che può essere esteso di 0,9 m (3 piedi) con un microfono di espansione (in base al posizionamento). Connect offre un intervallo del 50% superiore con un raggio di 1,8 m (6 piedi). BCC950 dispone di un dispositivo vivavoce omnidirezionale con un raggio d'azione del microfono di 1,2 m (4 piedi).

GROUP consente ai partecipanti alla conferenza di conversare entro un diametro di 3 m (10 piedi) dal dispositivo vivavoce e poter essere ascoltati chiaramente dai partecipanti in remoto, in maniera talmente nitida che sembrerà di essere tutti nella stessa stanza. I microfoni di espansione opzionali estendono l'area di conversazione da 6 m (20 piedi) a 8,5 m (28 piedi), in modo che persino i partecipanti più lontani dal dispositivo vivavoce possano essere ascoltati chiaramente.

Rally offre elevate prestazioni audio e massima flessibilità con microfoni individuali in grado di produrre un suono straordinariamente nitido e naturale. Ciascun microfono è dotato di più elementi beamforming e della tecnologia RightSound™ per l'acquisizione dell'audio da ogni direzione e l'eliminazione del rumore di fondo. L'azione congiunta di fino a sette microfoni garantisce una copertura audio costante per ogni postazione, anche in spazi di riunione ampi.

 

POSIZIONAMENTO DEL MICROFONO

La copertura audio con raggio di 1,2 m (4 piedi) offerta da BCC950 garantisce la migliore esperienza audio per un massimo di quattro utenti seduti vicino all'unità all-in-one. Connect offre i migliori risultati audio quando fino a 6 partecipanti sono seduti entro un raggio di 1,8 m (6 piedi) dal dispositivo.

MeetUp dispone di tre microfoni beamforming con un raggio di 2,4 m (8 piedi) in grado di catturare l'audio in base alla direzione. MeetUp non è in grado percepire l'audio proveniente da dietro, quindi deve essere rivolto verso i partecipanti. Il microfono di espansione opzionale omnidirezionale fornisce un raggio d'azione di 1 m (3') in base alla posizione di installazione.

GROUP presenta un dispositivo vivavoce full-duplex che offre un'esperienza audio a 360 gradi con posizionamento al centro del tavolo e quattro microfoni omnidirezionali. La tecnologia beamforming rende l'audio nitido in un raggio di 3 m (10 piedi) [o 8,5 m (28 piedi) con l'aggiunta dei microfoni di espansione opzionali].

Ciascun mic pod Rally garantisce un audio eccezionalmente nitido in un raggio di 2,3 m (7,5 piedi), consentendo a fino a 10 partecipanti di conversare agevolmente.  È possibile aggiungere microfoni per espandere la copertura e fornire un comodo accesso ai controlli di disattivazione audio.

SUPPORTO ACUSTICO

Indipendentemente dalla qualità del sistema audio, ogni spazio fisico ha proprietà acustiche intrinseche, molte delle quali possono essere gestite. I tipi di materiali utilizzati per la sala e per i mobili presenti in essa producono l'impatto maggiore sull'acustica. Evita stanze con superfici molto riflettenti come metallo, pietra levigata, vetro o altri materiali duri. Questi materiali tendono a produrre eco, compromettendo la qualità audio. Le finestre in vetro possono far penetrare i rumori esterni e causare distrazioni per i partecipanti alla riunione in sala o in remoto.

Installare pannelli acustici sul soffitto può essere una misura efficace per assorbire i suoni e ridurre eco e riverbero. I pannelli acustici da soffitto sono un'alternativa efficace.

La moquette è un materiale ideale per la pavimentazione perché assorbe bene il suono. In genere, i materiali più morbidi assorbono meglio il suono.

I pannelli acustici possono essere utilizzati per assorbire il suono e ridurre gli eco indesiderati. In generale, maggiore è la superficie coperta, migliore sarà il risultato. Per completare l'azione dei pannelli acustici, applica dei bass trap agli angoli della stanza per garantire risultati migliori per l'assorbimento dei suoni a basse frequenze.