De checklist voor de installatie van een flexplek: 10 essentiële zaken voor IT-vriendelijke werkplekken

4. Boekingsdisplay of statuslampje

Volgens de 2025 Work Trend Index van Microsoftzegt bijna de helft van de werknemers (48%) en meer dan de helft van de leidinggevenden (52%) dat hun werk chaotisch en gefragmenteerd aanvoelt. In ruimtes met meerdere flexplekken kan een display voor desk-booking of statuslampje duidelijkheid brengen door te tonen dat een bureau geboekt of beschikbaar is. Dit helpt ongemakkelijke interacties te voorkomen en geeft structuur aan gedeelde werkruimtes.

Om de ervaring verder te vereenvoudigen, maken tools zoals Logitech Desk Booking soepelere samenwerking en verbeterde productiviteit mogelijk. Werknemers kunnen van tevoren een bureau reserveren en inzicht krijgen in bureauspecifieke apparatuur, toegankelijkheidsfuncties en collega's met boekingen in de buurt.

5. Extra stroombron

Een extra stopcontact in de buurt van het bureau is een stille held. Het biedt plaats aan items zoals laptops met eigen opladers of persoonlijke apparaten zoals een miniventilator, tevens voorkomt het dat gebruikers onder bureaus kruipen of vechten om stopcontacten.

6. Twee monitors

Eén monitor is prima. Twee? Dat is het gebied van power-users. Of het nu gaat om het vergelijken van spreadsheets, teamchats terzijde schuiven of gewoon genieten van wat digitale ademruimte, twee schermen maken een enorm verschil en verminderen de verleiding om de hele dag gebukt over een laptopscherm te zitten.

7. QR-code voor snelle hulp

In plaats van dat gebruikers moeten raden wat ze moeten doen als er iets misgaat, geef je ze een duidelijke, eenvoudige oplossing. Een QR-code op het bureau met een label zoals "Hulp nodig? Begin hier.” kan gebruikers tijd besparen en verzoeken voor IT-ondersteuning verminderen. Bonuspunten als de bestemmingspagina mobielvriendelijk is en duidelijke branding heeft, zodat gebruikers weten dat ze op de juiste plek zijn.

8. Een comfortabele, verstelbare stoel

Deze is eenvoudig: als de stoel niet comfortabel is, wordt het bureau niet gebruikt. Volgens de Wereldgezondheidsorganisatieis lage rugpijn de belangrijkste oorzaak van invaliditeit in 160 landen. Zorg ervoor dat elk bureau een volledig verstelbare ergonomische stoel met een goede lendensteun heeft, zodat er ruimte is voor gebruikers van verschillende lengtes. Het is een van de gemakkelijkste manieren om de tevredenheid te verhogen en klachten te verminderen.

9. Reinigingsdoekjes

Een opgeruimd bureau is een gedeeld bureau. Een kleine, zichtbare container met ontsmettingsdoekjes stimuleert gebruikers om voor en na gebruik op te ruimen, waardoor de opstelling fris en kiemvrij blijft.

10. Vriendelijke herinneringsborden bij het opzetten en opruimen

Zelfs de beste opstelling heeft wat menselijke hulp nodig. Een kleine, goed geplaatste herinnering om uit te loggen, op te ruimen en het bureau klaar te laten voor de volgende persoon is een grote hulp. 

Als ze goed worden uitgevoerd, voegen deze tekens persoonlijkheid toe en helpen ze een cultuur van gedeeld eigendom op de werkplek op te bouwen.

*Bonus* 11. Duurzame oplossingen voor impact op de lange termijn

Duurzaam ondernemen komt ten goede aan zowel bedrijven als de planeet. Uit een recent onderzoek van Deloitte bleek echter dat 63% van de respondenten wereldwijd zei dat ze niet denken dat hun werkgevers genoeg doen om klimaatverandering en duurzaamheid aan te pakken - een duidelijke kans voor actie.

Kies voor producten met ingebouwde functies zoals energiebesparende modi om het energieverbruik te verminderen en software-updates die de levensduur van de hardware verlengen. Zelfs kleine veranderingen, zoals de keuze voor apparaten gemaakt met gerecyclede materialen, een nette productie en verpakkingen met weinig impact, kunnen zorgen voor grote resultaten die het werknemerssentiment verbeteren en de bedrijfswaarden in daden omzetten. Zo worden 3 op de 4 Logitech-producten gemaakt met Next Life Plastics (gerecycled plastic van afvalmateriaal), waardoor in één jaar meer dan 25.000 equivalente ton CO2 (tCO2e) wordt geëlimineerd.

De ultieme Flex

Met de juiste tools kunnen gebruikers zonder aarzelen aan de slag, terwijl IT onnodige probleemoplossing vermijdt die tijd en middelen kost. Een doordacht ontworpen flex-opstelling levert een naadloze, veilige en bevredigende ervaring: van 'gewoon een ander bureau' worden ruimtes getransformeerd die mensen graag willen gebruiken. Het draait allemaal om het wegnemen van wrijving, het toevoegen van functionaliteit en het toegankelijk maken van elk bureau. 

Met deze checklist in de hand rust u niet alleen werkstations uit, maar ontwerpt u ook meer succesvolle ervaringen.