De TCO-kloof overbruggen: Hoe IT en Facilities eindelijk dezelfde taal kunnen spreken
Organisaties zijn het er in grote lijnen over eens welke waarde videoconferenties toevoegen aan het personeelsbestand. Bijvoorbeeld, 87% van de werkplekleiders is het ermee eens dat een sterke werkplekervaring kan leiden tot verbeteringen in samenwerking en productiviteit. Hoewel de voordelen duidelijk zijn, blijft er echter een kloof bestaan in de manier waarop belangrijke belanghebbenden (bijv. IT- en Facilities-teams) hun investering in videoconferenties en andere technologische oplossingen voor de werkplek evalueren.
Hoewel IT en Facilities in essentie hetzelfde menselijke resultaat nastreven (een productieve werknemerservaring) en hun succes evalueren via een belangrijke overkoepelende maatstaf (TCO), zijn hun definities van succes vanuit financieel en operationeel oogpunt totaal niet op elkaar afgestemd.
Dit komt vooral doordat ze de (TCO) elk anders definiëren. Terwijl IT-teams zich richten op total cost of ownership, richten Facilities-teams zich op total cost of occupancy. Wat betekent dit allemaal en hoe kunnen beide teams eerder in het aankoopproces meer gemeenschappelijke grond vinden? Laten we daar naar kijken.
Wat zijn de totale eigendomskosten?
Volgens TechTarget is total cost of ownership (TCO) "een schatting van de kosten die gepaard gaan met het kopen, implementeren, beheren, gebruiken en afschrijven van IT-activa, zoals een product of stuk apparatuur."
De kosten die bijdragen aan total cost of ownership zijn onder andere:
Directe kosten zoals aankoopprijs, installatie en onderhoud.
Indirecte kosten zoals training, downtime en prestatie-inefficiënties.
Immateriële kosten zoals verlies van productiviteit van werknemers en compliance-risico's.
IT-teams kijken verder dan de initiële aankoop- en installatiekosten om de levenscycluskosten van de technologie in kaart te brengen: compatibiliteit, betrouwbaarheid, beveiliging en ondersteuning. Voor hen omvatten de eigendomskosten alles, van firmware-updates tot apparaatbeheer en probleemoplossing. Hun prioriteit? Naadloze gebruikerservaringen, minimale verstoring en eenvoudige schaalbaarheid.
Wat zijn de totale bezettingskosten?
Totale bezettingskosten zijn een schatting van de kosten die gepaard gaan met het bezitten of huren van onroerend goed, van basishuur tot terugkerende uitgaven zoals nutsvoorzieningen, onderhoud en verzekeringen.
Facilities-leiders zien investeringen als stukjes van een grotere puzzel, waarbij ze rekening houden met hoe efficiënt ruimtes worden gebruikt, hoeveel ruimtes kosten om in te richten en hoe gemakkelijk ze ruimtes kunnen aanpassen naarmate de bedrijfsbehoeften evolueren.
Videoconferenties voegen nieuwe overwegingen toe aan de vergelijking. Verlichting, akoestiek en meubilair wegen allemaal mee bij het creëren van de ideale vergaderervaring. Het is niet alleen een kwestie van schermen aansluiten; het is heroverwegen hoe elke vierkante meter ruimte verbinding en samenwerking inspireert.
Waar zitten de grootste knelpunten tussen IT en Facilities?
Uiteindelijk hebben zowel IT als Facilities gedeelde doelen als het gaat om de aanschaf van videoconferentieapparatuur.
Ze willen dat hun teams effectief samenwerken en meer waarde uit elke vergadering halen.
Ze willen een consistente ervaring bieden voor werknemers, of ze nu op kantoor zijn of thuis.
Ze willen dat die ervaring zich vertaalt in een hogere werknemerstevredenheid en een beter behoud van personeel.
Het probleem is dat, hoewel beide teams veel van dezelfde doelen delen als het gaat om de werknemerservaring, de strategie en planning in silo's plaatsvinden.
Volgens Logitech’s The Workplace Equation report geloven zowel Facilities- als IT-teams dat zij de primaire autoriteit zijn over de werkplekervaring, maar de meesten werken niet samen aan het begin van een project. Sterker nog, slechts 24% van de IT-teams wordt geraadpleegd voordat de ruimteplanning begint. Als gevolg hiervan is het besluitvormingsproces meestal onsamenhangend:
Metrieken: IT meet TCO als kosten per gebruiker/apparaat, terwijl Facilities het meet als kosten per vierkante voet.
Kapitaalallocatie: IT ziet technische upgrades als snelle operationele investeringen, terwijl Facilities kantoorruimte ziet als meerjarige afschrijvingsactiva met rigide huurvoorwaarden.
Gebruikerservaring: Een state-of-the-art kantoor is nutteloos als de technologie voor het boeken van ruimtes of videoconferenties faalt. Omgekeerd is naadloze technologie verspild op een onderbenutte locatie.
Als IT- en Facilities-teams de best mogelijke investering willen doen in hun videoconferentie-ervaring, moeten ze een hechtere samenwerking opbouwen. Dus laten we eens kijken hoe dat eruitziet.
Hoe IT en Facilities beter op één lijn kunnen komen wat betreft de werkplekervaring
Zolang Facilities en IT niet op één lijn zitten wat betreft de bovengenoemde evaluatiepunten, zullen ze ondermaats blijven presteren op het gebied van hun videoconferentie-ervaring. Ze kunnen die kloof beginnen te dichten door een gemeenschappelijke basis te vinden.
Hoewel dit niet van de ene op de andere dag zal gebeuren, zijn er een paar belangrijke stappen die je kunt nemen om het proces te versnellen. Het gemeenschappelijke thema in deze stappen is de inzet voor een nauwere samenwerking tussen de centrale teams.
Creëer een team voor de werkplekervaring
Wanneer iedereen gelooft dat hij verantwoordelijk is voor de werkplekervaring, is niemand dat echt. Om die dynamiek te veranderen, kun je een toegewijd werkplekervaringsteam opzetten. Door dit te doen, begin je de werkplekervaring te behandelen als een kernbedrijfsstrategie, iets wat momenteel slechts 27% van de organisaties doet, volgens het Workplace Equation-rapport.
Waarom is dit zo belangrijk? Omdat wanneer iets belangrijk genoeg is om een kernbedrijfsstrategie te worden, het de aandacht en het denkwerk krijgt die het verdient. Rollen worden bepaald, processen worden vastgesteld en metrieken worden gedefinieerd. Dit legt de basis om beslissingen over de werkplekervaring te nemen waar iedereen achter kan staan.
Standaardiseer de successtatistieken voor de werkplekervaring
Wanneer teams samenwerken aan een gemeenschappelijk doel, wordt elke beslissing doelgerichter. Dus zodra je je team voor de werkplekervaring hebt samengesteld, moet je statistieken vaststellen waar iedereen zich in kan vinden.
De volgende grafiek laat zien hoe de individuele focus van IT- en Facilities-teams kan evolueren naar een collectieve focus:
|
Gedeelde metriek
|
IT-focus
|
Facilities-focus
|
Gecombineerd voordeel
|
|---|---|---|---|
|
Benutting
|
Gebruik van ruimtetechnologie, gebruik van randapparatuur | Ruimtetoewijzing, bezettings- en benuttingsgraden, kantoorvoetafdruk | Dynamische ruimteoptimalisatie op basis van werkelijk technologie- en ruimtegebruik |
|
Energie-efficiëntie
|
Datacenter-/cloudefficiëntie, energieverbruik van de levenscyclus van apparaten, rekenkracht | HVAC-efficiëntie, verlichtingsefficiëntie, gebouwsystemen | Geïntegreerd gebouwbeheer (slimme uitschakeling aangestuurd door sensordata) |
|
Productiviteit van medewerkers
|
Beschikbaarheid van apparaten, hardwareondersteuning, connectiviteit | Werkplekontwerp, kantoorvoorzieningen, locatie/woon-werkverkeer | Naadloze overgang van inloggen thuis naar bureau-instelling tot grote vergaderingen |
Beheer de digitale en fysieke stack samen
Al te vaak worden beslissingen over kamer- en ruimtetechnologie veel later genomen dan zou moeten. Als gevolg hiervan wordt er vaak niet nagedacht over hoe technologie een ruimte kan beïnvloeden en de mensen die deze gebruiken het beste kan ondersteunen.
Als je vergaderruimtes en flexibele ruimtes behandelt als gedeelde verantwoordelijkheden waarbij kamerontwerp en videoconferentieapparatuur vanaf het begin samen worden overwogen, neem je onvermijdelijk slimmere, meer waardegedreven beslissingen.
Waarom TCO-afstemming een concurrentievoordeel is
Het op één lijn brengen van IT en Facilities is niet alleen een administratieve oefening—het is een concurrentievoordeel dat invloed heeft op de organisatorische efficiëntie, het behoud van talent en de kostendiscipline. Hoe eerder organisaties dit inzien, hoe eerder ze de vruchten ervan kunnen plukken.
Hoe goed is jouw organisatie op één lijn wat betreft de werkplekervaring? Lees het The Workplace Equation 2026 report door om te zien waar je staat op het gebied van volwassenheid van de werkplekervaring.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen de totale eigendomskosten (TCO) en de totale bezettingskosten?
De totale eigendomskosten schatten de uitgaven voor het aanschaffen, implementeren, beheren, gebruiken en afdanken van IT-middelen (directe kosten zoals aankoop en installatie, indirecte kosten zoals training en downtime, en immateriële kosten zoals productiviteitsverlies). De totale bezettingskosten schatten de uitgaven voor het bezitten of huren van vastgoed, van basishuur tot terugkerende kosten zoals nutsvoorzieningen, onderhoud en verzekeringen. IT-teams gebruiken doorgaans de eerste; Facilities-teams gebruiken de laatste.
Waarom definiëren IT- en Facilities-teams TCO anders?
Omdat ze hetzelfde resultaat nastreven (een productieve werknemerservaring) vanuit verschillende invalshoeken: IT meet de kosten per gebruiker/apparaat en ziet technologie als een snel veranderende operationele investering, terwijl Facilities de kosten per vierkante meter meet en kantoorruimte ziet als een meerjarig afschrijvend activum met rigide huurvoorwaarden.
Hoe vaak worden IT-teams geraadpleegd voordat de kamerplanning begint?
Volgens het rapport The Workplace Equation van Logitech wordt slechts 24% van de IT-teams geraadpleegd voordat de kamerplanning begint, ondanks dat zowel IT als Facilities geloven dat zij de primaire autoriteit zijn op het gebied van de werkplekervaring.
Welke uitgaven dragen bij aan de totale eigendomskosten?
Er zijn drie verschillende kostencategorieën die bijdragen aan de totale eigendomskosten: directe kosten (aankoopprijs, installatie, onderhoud), indirecte kosten (training, downtime, prestatie-inefficiënties) en immateriële kosten (verlies van productiviteit van werknemers, nalevingsrisico).
Hoe kunnen IT- en Facilities-teams beter op één lijn komen wat betreft beslissingen over werkplektechnologie?
Creëer een toegewijd team voor de werkplekervaring, standaardiseer gedeelde successtatistieken voor beide teams en wees gezamenlijk eigenaar van de digitale en fysieke stack, zodat kamerontwerp en videoconferentieapparatuur vanaf het begin samen worden gepland.
Welk percentage van de organisaties behandelt de werkplekervaring als een kernbedrijfsstrategie?
Slechts 27%, volgens het Workplace Equation-rapport. Dit is een belangrijke reden om een toegewijd team voor de werknemerservaring op te richten.
Waarom is TCO-afstemming specifiek van belang voor de videoconferentie-ervaring?
Een modern kantoor wordt ondermijnd als de technologie voor kamerreservering of videoconferenties faalt, en naadloze technologie is verspild in een onderbenutte ruimte. Afstemming zorgt ervoor dat investeringsbeslissingen rekening houden met zowel de technologie als de fysieke omgeving waarin deze functioneert.
Is het de moeite waard om IT en Facilities op één lijn te krijgen wat betreft TCO?
Ja. Het is een concurrentievoordeel dat invloed heeft op de organisatorische efficiëntie, het behoud van talent en kostendiscipline, niet zomaar een administratieve oefening.
DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT
Blader door categorieën:
ABONNEER U OP ONZE NIEUWSBRIEF
MAAK KENNIS MET LOGITECH
