Als het al moeilijk was om de huidige situatie te voorspellen, waarin veel mensen plots thuiswerken, is het mogelijk net zo moeilijk om te voorspellen hoe het nu verdergaat. Hoe zal de werkomgeving eruitzien wanneer mensen terugkeren naar het kantoor? En hoe kunnen IT-teams zich voorbereiden op de overgang van thuisblijven naar iets anders, wat ook weer anders is dan vroeger.

Voorbereiden op het onverwachte

Het is wel duidelijk dat de werkomgeving in de toekomst flexibel en enigszins onvoorspelbaar zal zijn. De thuisblijfplicht wordt, in elke regio met een ander tempo, langzaam opgeheven. Gedurende deze overgangsperiode zullen bedrijven richtlijnen formuleren om werknemers aan te moedigen fysiek contact met elkaar (en met klanten, partners en leveranciers) zo mogelijk tot een minimum te beperken. Vóór 2020 werkte het hele personeelsbestand voornamelijk op dezelfde plek, maar dit zal wellicht veranderen in een voortdurend veranderende mix van werknemers op kantoor en werknemers thuis.

Dit is een onbekende situatie en zal nieuwe eisen stellen aan IT-teams. Ten eerste zal IT nog flexibeler en responsiever moeten werken om de snel evoluerende samenwerkingsbehoeften te ondersteunen. Ze moeten sneller op situaties reageren die ze niet onder controle hebben, en komen mogelijk elke dag voor nieuwe problemen te staan.

IT-medewerkers moeten niet alleen zelf wennen aan productief thuiswerken, maar ze krijgen waarschijnlijk ook veel meer vragen van werknemers die technologie (zowel van het werk als persoonlijk) nodig hebben om hun werk te verrichten. Om die trend voor te blijven, moeten IT-managers proactief omgaan met technologische implementaties en trainingen om zowel kantoormedewerkers als werknemers thuis te ondersteunen.

Prioriteit geven aan videovergaderen voor bedrijfscontinuïteit

Bedrijfscontinuïteit blijft een belangrijke missie voor IT, en om dit te verzekeren is er nu veel meer ondersteuning nodig voor personeel dat op afstand werkt. En wat medewerkers op afstand het meest nodig hebben, is de mogelijkheid om verbonden te blijven met systemen, toepassingen en bovenal met elkaar. Samenwerking is nu absoluut essentieel. 

Videovergaderen wordt de standaardmanier waarop mensen samenkomen als een fysieke ontmoeting niet mogelijk is, en dat zal het ook blijven. Video zal alleen maar vaker worden gebruikt naarmate werknemers zich er meer op hun gemak bij voelen en bedrijven beseffen dat ze er kosten mee kunnen besparen.

Als IT-managers weten wat ze mogen verwachten, kunnen ze stappen ondernemen om goed voorbereid te zijn. Ze moeten prioriteit geven aan oplossingen voor videovergaderruimtes. Vroeger werden vergaderruimtes voornamelijk gebruikt voor face-to-face-vergaderingen en werd er maar af en toe vergaderd via video.

Nu kan het zijn dat er regelmatig mensen op afstand via video deelnemen en dat er maar enkele personen fysiek aanwezig zijn. Voor IT betekent dit dat videovergaderen altijd mogelijk moet zijn. Het is niet alleen onhandig als video niet beschikbaar is in een vergaderruimte. Het legt alles stil. Oplossingen voor videovergaderruimtes zijn essentieel om de zaken draaiende te houden.

Beseffen dat elke ruimte een potentiële videovergaderruimte is

Elke ruimte, hoe klein dan ook, moet over een video-oplossing beschikken. Zelfs privégesprekken tussen twee personen zullen via video plaatsvinden. Gezien het grote aantal videovergaderingen moet IT het beheer van vergaderruimtes en alle bijbehorende apparatuur automatiseren en centraliseren. Gelukkig zijn er tools zoals Logitech Sync om in deze behoefte te voorzien.

Budgetten herschikken voor thuiswerken

Naast het aanschaffen van nieuwe video-oplossingen moet IT ook voorbereid zijn op het verhogen van het budget op andere gebieden. Er zullen namelijk meer werknemers om webcams en headsets vragen voor wanneer ze thuiswerken. In een tijdelijke lockdown nemen mensen genoegen met wat ze hebben. Maar als ze op de lange termijn/ structurele basis thuis zullen werken , willen ze wellicht apparatuur die specifiek is ontwikkeld voor goede samenwerking en communicatie.

IT moet mogelijk ook budget voorzien om laptops en andere apparaten sneller te vervangen. Voor videogebruik vereisen computers meer rekenkracht en oudere laptops presteren mogelijk niet goed genoeg tijdens videovergaderingen.

Tijdens budgetbesprekingen is het vaak nuttig om over deze extra wensen en budgetvereisten te praten op dezelfde manier als u over IT-beveiliging praat. U investeert in technologie zoals anti-malware en eindpuntbescherming omdat de kosten vooraf miniem zijn in vergelijking met de gevolgen van een beveiligingsinbreuk.

Als u kunt voorkomen dat werknemers onproductief zijn omdat ze niet efficiënt kunnen communiceren, is het rendement op die investering eenvoudig te rechtvaardigen. In de werkomgeving van vandaag (en die van de toekomst) is video de keuze bij uitstek voor effectieve samenwerking.

Nu sommige mensen beginnen te overwegen terug naar het kantoor te gaan en anderen op afstand blijven werken, moeten IT-managers voor een vlotte werkomgeving zorgen waarin videovergadering alleen maar vaker wordt gebruikt. Als u die investering nu doet, zal dit op de lange termijn zijn vruchten afwerpen.