Intuïtieve ruimteplanning mogelijk maken in uw organisatie

Pangea temporary hotfixes here
Afbeelding van de evolutie van werken, van oermens tot kantoormedewerker

Van de eindeloze rijen bureaus in kantoren van vroeger tot de kantoorhokjes in de jaren '80 tot het hybride werkmodel van tegenwoordig: IT heeft zich er altijd op gericht om het samenwerken tussen teams zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Vergaderingen vinden en opstarten moet probleemloos kunnen verlopen voor werknemers. Als mensen door de gangen dwalen op zoek naar een lege vergaderruimte of er al mensen zitten in de ruimte die ze van tevoren geboekt hebben, beginnen vergaderingen laat en worden waardevolle bronnen verspild. Nu werkplekken hubs worden voor dynamische samenwerking, heeft IT een intuïtieve, eenvoudig te implementeren oplossing nodig om de beschikbaarheid van ruimtes in één oogopslag te tonen.

Geen enkele werknemer zou tijd moeten verspillen door lang te moeten zoeken naar de juiste vergaderruimte, maar hoe kan IT daarbij helpen? Een aanmeldingsformulier ophangen is niet voldoende voor grote kantoren en het is zeker niet handig voor hybride vergaderingen.

De manier waarop werknemers vergaderruimtes gebruiken is ook veranderd. Tien jaar geleden waren vergaderruimtes nog maar zelden uitgerust met video en de meeste vergaderingen vonden volledig op kantoor plaats. In de loop der jaren kregen sommige vergaderruimtes de beschikking over tools voor videovergaderen, maar niet alle ruimtes.

Nu hybride werken eerder de norm is dan de uitzondering, moeten alle vergaderruimtes uitgerust zijn voor een intuïtieve ruimteplanning.

In uw zoektocht naar een oplossing heeft u misschien al geprobeerd om ingewikkelde ruimteplanningspanelen samen te voegen met tablets van consumentenkwaliteit, zoals iPads. Deze zijn echter snel niet meer te gebruiken omdat ze niet voor dit doeleinde bedoeld zijn. Naarmate de behoeften van het personeel en de technologie veranderen, moet ook het proces voor het vinden en plannen van vergaderingen aangepast worden.

Afbeelding van een gang met veel ruimtes met vraagtekens op de deuren

Niet-intuïtieve ruimteplanning is voor iedereen lastig

Stelt u zich eens voor dat de marketingmanager van uw team een medewerker vraagt om op het laatste moment deel te nemen aan een videogesprek om een gevoelig project te bespreken. Die werknemer moet snel een beschikbare vergaderruimte met video kunnen vinden zonder vooraf te reserveren. Misschien is de enige beschikbare aanwijzing een kaart aan de muur die laat zien waar de vergaderruimtes zijn. Deze laat echter niet zien welke ruimtes er bezet zijn.

Die medewerker moet door de gangen dwalen, op deuren kloppen en lopende vergaderingen verstoren totdat er een geschikte ruimte beschikbaar is.

De gevolgen van het slecht boeken van ruimtes zijn verstrekkend.

  • Op werknemersniveau wordt er tijd verspild, vergaderingen komen onnodig vol stress te zitten en onderbroken samenwerking wordt routine.
  • IT-teams kunnen dure schermen tegenkomen die niet schaalbaar zijn of niet speciaal ontworpen zijn voor ruimteplanning. Als die tools niet eenvoudig te gebruiken zijn, kunnen supporttickets toenemen en apparaten ongebruikt blijven.
  • Ook facilitaire en operationele teams zijn niet immuun, omdat omslachtige implementaties niet opgewassen zijn tegen hybride werkbehoeften, zoals het snel vinden van en deelnemen aan vergaderingen. Bovendien nemen onderbenutte tools kantoorruimte in beslag die beter gebruikt kan worden.

 

Iedereen in uw organisatie profiteert van tools die voldoen aan opkomende kantoorbehoeften, zoals snelle planning, schermen die altijd aanstaan en hybride oplossingen.

Afbeelding van kantoorindeling met teamruimtes en kantoorhokjes

Speciaal ontworpen planningstools worden de norm

Net zoals kantoren zich altijd hebben aangepast aan belangrijke gebeurtenissen en nieuwe technologie, vereist het tijdperk van hybride werken zijn eigen vooruitgang. Met andere woorden, tools waarmee mensen gemakkelijker vergaderingen kunnen boeken, vinden en eraan deelnemen. Bekijk deze voor- en na-scenario's om te zien hoe doelgerichte planningstools het werk voor uw hele organisatie kunnen verbeteren.

Afbeelding van een persoon die een aanraakscherm gebruikt om vergaderruimtes te reserveren

Veelvoorkomende problemen met vergaderruimtes oplossen:

De oude manier: Werknemers verspillen hun tijd met slenteren door de gangen terwijl ze op zoek zijn naar beschikbare vergaderruimtes.
De nieuwe manier: Planningspanelen die buiten elke vergaderruimte zijn bevestigd, hebben rode en groene lampjes om op afstand de beschikbaarheid aan te geven.

De oude manier: Bij elkaar geraapte oplossingen voor ruimteplanning zijn niet intuïtief en zijn er niet voor gemaakt om de hele dag door gebruikt te worden.
De nieuwe manier: Speciaal ontworpen ruimteplanners die altijd ingeschakeld zijn, zorgen dat plannen eenvoudiger is.

De oude manier: IT besteedt veel geld aan het opzetten en onderhouden van inefficiënte ruimteplanners en wayfindingtools.
De nieuwe manier: IT kan planningsapparaten snel implementeren en beheren vanaf één plek.

De oude manier: Onhandige, niet-intuïtieve ruimteplanners weerhouden mensen ervan ze daadwerkelijk te gebruiken.
De nieuwe manier:Met intuïtieve tools kunnen werknemers vergaderingen plannen en meteen opzoeken, zonder dat ze er iets extra's voor hoeven te leren.

MISSCHIEN BENT U OOK GEÏNTERESSEERD IN

Teamruimte met apparatuur voor videovergaderingen

Casestudy: Siemens

Multinationaal conglomeraat creëert het nieuwe normaal met Logitech-ruimteoplossingen voor Microsoft Teams

Afbeelding van een computerscherm met deelnemers aan een Zoomgesprek

ARTIKEL: NAARMATE HET AANTAL VIDEOVERGADERINGEN TOENEEMT, IS ER OOK MEER VERGADERMOEHEID.

Na een jaar op afstand werken waarin bijna alleen maar videovergaderingen zijn geweest, krijgen veel werknemers last van 'Zoom-moeheid'. Maar ligt het probleem bij het beeld zelf of hoe we het gebruiken?

Frost & Sullivan

E-BOOK: BENT U KLAAR VOOR DE HYBRIDE WERKOMGEVING?

Hebben uw werknemers alles wat ze nodig hebben om effectief aan de slag te gaan in een hybride werkomgeving? Lees het rapport van Frost & Sullivan over tools die productiviteit stimuleren.

ONDERSTEUNING

MAAK VERBINDING