Best practices en tips voor videovergaderinstallaties

Pangea temporary hotfixes here

Scherm

Het scherm, of de monitor, is het middelpunt van elke videovergadering. Waar deze zich in de vergaderruimte bevindt, is dus van cruciaal belang, zowel voor de mensen in de ruimte als voor externe deelnemers.

Aantal schermen

Eén scherm of twee schermen

  • Voor teamruimtes en kleine vergaderruimtes is één flatscreen voldoende.
  • Voor grotere ruimtes is het wellicht raadzaam twee schermen te installeren: één voor de externe deelnemers en één voor gedeelde inhoud.
  • Camera's bevinden zich meestal vlak boven of onder het scherm. Plaats bij twee schermen de camera op ooghoogte tussen de twee schermen.
Console met apparatuur voor videovergaderen en twee monitors.

Schermformaat

Schermformaat

  • Als u één scherm gebruikt, moet dit groot genoeg zijn om zowel de videodeelnemers als de gedeelde scherminhoud weer te geven met een resolutie waarbij tekst goed leesbaar is.
  • Het optimale schermformaat bepalen:
    • Meet de afstand tussen de muur waaraan het scherm moet worden bevestigd en de zitplaats die het verst weg is.
    • Deel de afstand tot de verste zitplaats door vier. Dit is de aanbevolen minimumhoogte van het scherm.
    • Vermenigvuldig de schermhoogte met 1,8 voor de diagonale lengte. Dit geeft het schermformaat aan.
Videobalk onder tv-scherm voor videovergaderen

Bevestigingsopties

Bevestigingsopties

  • Houd rekening met de plaatsing van de camera wanneer u schermen installeert. Het beste is wanneer zowel het scherm als de camera zich min of meer op of net boven ooghoogte bevindt voor zittende deelnemers.
  • De ooghoogte hangt af van de zitplaatsen in de ruimte, maar is gemiddeld 116 tot 127 cm.
  • Twee schermen kunnen horizontaal of verticaal worden geplaatst. Voor horizontale montage plaatst u de schermen zo dat het midden van de tafel uitgelijnd is met de opening tussen de twee schermen.
  • Een bijkomend voordeel van twee schermen is dat de PTZ-camera op ooghoogte tussen de twee schermen kan worden geplaatst.
  • Als u de camera boven een van de schermen bevestigt, moet de onderkant van het scherm ongeveer ter hoogte van het tafelblad zijn uitgelijnd.
Twee schermen met apparatuur voor videovergaderen tussen de twee monitors.

Schermtrolleys

Schermtrolleys

  • Mobiele trolleys voor schermen bieden verplaatsbaarheid en flexibiliteit. Dit maakt het mogelijk op meer plaatsen een videovergadering te houden.
  • Gebruik mobiele trolleys om workshop- of brainstormruimtes te creëren in open plaatsen buiten vergaderruimtes, waar kleine groepjes bijeen kunnen komen voor spontane videosamenwerking.
  • Stationaire trolleys zijn een goed alternatief wanneer het onpraktisch of onmogelijk is om schermen en andere apparatuur permanent te installeren.
  • U kunt de apparatuur ook aan de trolley vastmaken met Kensington-sloten en eventueel sloten gebruiken voor lades en deurtjes.
Mobiele schermtrolleys in workshopruimte

Video-instellingen

Video-instellingen

  • Controleer tijdens de installatie de instellingen van elk scherm, waaronder schermresolutie, kleurverzadiging en helderheid/contrast.
  • Meestal zijn schermen standaard ingesteld om video en audio voor televisie te optimaliseren. Schakel deze instellingen uit of stel hiervoor het laagste niveau in als uitschakelen niet mogelijk is.
  • Als uw apparaat de video-instelling Gamemodus heeft, levert deze meestal de beste prestaties met minimale verwerking.
Zes personen in een videovergadering.

Interactieve schermen

Interactieve schermen

  • U kunt voor aanraakschermen (of interactieve displays) kiezen om de samenwerking nog beter te maken.
  • Kies interactieve schermen voor het brainstormen, gebruiken van whiteboards, digitaliseren van notities, illustraties en ander werk en opslaan van samenwerkingssessies.
  • Er zijn nu meerdere cloudplatforms voor videovergaderingen die interactieve schermen ondersteunen voor realtime aantekeningen, het delen van inhoud of zelfs om de vergadering te bedienen.
Grote monitor met videovergadercamera.

CAMERA

Het hart van elke videovergaderoplossing is de camera. De hoogte, afstand en gezichtshoek moeten zo worden bepaald dat externe deelnemers iedereen in de ruimte kunnen zien.

Zijaanzicht van Rally Bar

De vergadercamera's die u selecteert, moeten externe deelnemers een uitstekende ervaring bieden.

Professionele vergadercamera's bieden meestal 4K HD-resolutie, een breed gezichtsveld en pannen/kantelen (PTZ). Dit zijn eigenlijk allemaal standaardfuncties.

Zijaanzicht van rechterkant van Rally Bar boven monitor aan wand bevestigd.

Hoek en hoogte

  • Plaats de camera, indien mogelijk, op ooghoogte. Dit biedt het meest natuurlijke gezichtsveld voor face-to-facesamenwerking.
  • Als de camera zich te hoog of te laag bevindt ten opzichte van de deelnemers, kan dit de videoprestaties verminderen.
  • Als de camera niet op ooghoogte kan worden geplaatst – bijvoorbeeld wanneer deze boven of onder één scherm is bevestigd – selecteer dan een camera met gemotoriseerd pannen en kantelen om de gezichtshoek aan te passen.
Simulatie van videovergaderruimte met het gezichtsveld voor het bereik gebaseerd op de zitplaatsen.

Ruimtedekking

  • Met ruimtedekking wordt het gebied in een ruimte verstaan dat de camera en microfoon effectief kunnen opnemen. 'Totale ruimtedekking' betekent dat de camera en microfoon de hele ruimte kunnen beslaan. 
  • Zorg voor totale ruimtedekking door een camera met een gezichtsveld (FOVL; Field of Vision) te selecteren dat geschikt is voor de ruimte en indeling van de ruimte.
  • Kies voor tafels die halfrond zijn of breder aan het einde dat zich het dichtst bij de camera bevindt om zoveel mogelijk mensen in het gezichtsveld van de camera te krijgen.
Kleine tot middelgrote vergaderruimte met Rally Bar bevestigd onder monitor.

Camera's voor kleine tot middelgrote ruimtes

  • Steeds meer organisaties kiezen voor all-in-one videobalken voor kleine tot middelgrote ruimtes
  • Bespaar ruimte met een compacte, all-in-one vergadercamera met ingebouwde speakers (zoals Rally Bar en Rally Bar Mini)
  • Houd rekening met het gezichtsveld: met een groothoeklens is iedereen te zien in krappere, kleinere ruimtes
  • Vereenvoudig installatie: een videobalk heeft minder onderdelen en kabels voor snellere, strakkere installatie
Configuraties in grote ruimtes met de videovergaderapparatuur voor deze ruimte onder de monitor op een console.

Camera's voor grote ruimtes

 

  • In grote ruimtes zijn functies als automatisch scherpstellen en pannen/kantelen/zoomen van groot belang
  • De vergadercamera moet op de actieve spreker kunnen scherpstellen en die persoon in beeld kunnen houden als hij of zij bijvoorbeeld opstaat en iets op een whiteboard schrijft.
  • Door PTZ te combineren met AI (kunstmatige intelligentie) kan de camera de lens automatisch bewegen en in- en uitzoomen als mensen zich in de ruimte verplaatsen.

MICROFOONS EN SPEAKERS

Computerbron

Voor videovergaderingen is een computerapparaat vereist dat op verschillende manieren in de vergaderruimte kan worden geïntegreerd.

Console voor videovergaderruimte met Rally-producten en RoomMate

Rally Plus met Logitech RoomMate

Over het algemeen zijn er drie opties om toepassingen voor videovergaderen (software) te gebruiken in een vergaderruimte.

Video-apparaat

Een videoapparaat (meestal een videobalk) werkt als een all-in-one apparaat met zijn eigen computerplatform. Dit vereist minder onderdelen, kabels en aansluitpunten. Hierdoor is installatie eenvoudiger en de aankoopprijs en totale eigendomskosten zijn over het algemeen lager. Er kunnen echter beperkingen zijn voor het aantal en type videotoepassingen dat op het apparaat kan worden uitgevoerd.

Toegewezen computer

Er wordt een apart computerapparaat (meestal een mini-pc) blijvend in de vergaderruimte geïnstalleerd voor het uitvoeren van videosoftware. Dit is een vertrouwd model voor IT-beheerders dat hen de mogelijkheid biedt standaard voor de producten van een specifieke pc-fabrikant te kiezen. Installatie en beheer kunnen complexer zijn, omdat video en de pc vaak apart worden beheerd.

BYOD

De organisator van een vergadering brengt een eigen laptop mee en sluit deze aan op het videovergadersysteem van de ruimte, meestal via een USB-kabel, en voert de videotoepassing op de laptop uit.

  • Elke benadering heeft zijn voordelen. Ontwerpers van vergaderruimtes moeten daarom rekening houden met flexibiliteit, gebruiksgemak en de langetermijnbehoeften van de organisatie wanneer ze een computermodel kiezen.
  • Voor maximale flexibiliteit biedt Logitech Swytch deelnemers de mogelijkheid om snel tussen de computerbron in de ruimte en een laptop te wisselen en om deel te nemen of te presenteren via een cloudvideoservice
Videovergaderscherm met console waarop de Rally-producten worden weergegeven

Plaatsing

  • In ruimtes met een aparte computerbron kunt u overwegen het apparaat onder de tafel te plaatsen of achter de muur waaraan het scherm is bevestigd
  • Plaats de computerbron in de buurt van het scherm, zodat deze zich dicht bij het netsnoer, de ethernetkabel en andere aansluitingen bevindt.
  • Gebruik bij voorkeur een bedrade ethernetverbinding in plaats van wifi, omdat hoogwaardige videogesprekken een goede, stabiele internetverbinding vereisen.

TOUCHCONTROLLERS

Een schermcontroller (zoals Logitech Tap) biedt werknemers een eenvoudige, gemakkelijke manier om vergaderingen te starten, te beëindigen en te plannen.

  • Bevestig de touchcontroller stevig aan de tafel of een muur dicht bij de deur.
  • Om de touchcontroller goed aan een tafel te bevestigen, gebruikt u een montagehouder en doorvoergat die kabels onder de tafel door naar de vloer leiden.
  • Voor de touchcontroller kunnen aansluitingen op een computerbron of videoapparaat, een optionele HDMI-kabel en een stroombron vereist zijn.
Tap-touchcontroller

Kabels en verbindingen

Vergeet ook niet hoe belangrijk kabelbeheer is. Een wirwar van kabels en draden kan de gebruikerservaring verslechteren. Slim kabelbeheer is een kenmerk van professionele ruimteoplossingen, of zou dat moeten zijn.

Doorvoergaten

Doorvoergaten

  • Gebruik doorvoergaten om de draden van apparaten en verbindingen op de tafel netjes door het blad naar de onderkant te leiden. Dit zorgt niet alleen voor een opgeruimd tafelblad, maar verbergt ook onderdelen, zoals een computerbron, onder de tafel.
Doorvoergaten voor draden, zodat deze netjes naar de onderkant kunnen worden geleid.

Trekontlasting

Trekontlasting

  • Zet kabels mechanisch vast om spanning op de kabels en hun aansluitingen naar apparaten te voorkomen.
  • Trekontlasting is vooral belangrijk voor apparaten die verplaatst kunnen worden, zoals controllers voor vergaderruimtes die op een tafel worden geplaatst.
  • Zorg bij bekabelingen altijd voor wat speling, zodat apparaten kunnen worden verplaatst, indien dat nodig is.

Kabelgoten

Kabelgoten

  • Installeer kabelgoten onder de vloer, boven een verlaagd plafond of achter muren om kabels van verschillende locaties in de ruimte naar de vergaderapparatuur te leiden.
  • Neem hierbij de relevante brand- en bouwvoorschriften in acht.
  • Plenumkabels hebben een speciale isolatie die weinig rook en vlammen produceert. Ze worden meestal gebruikt in kabelgoten en luchtbehandelingsruimtes.
  • Er kan maar een beperkt aantal kabels door een kabelgoot worden geleid.
Kleine ruimte met Tap-wandbevestiging

Kabelbuizen

Kabelbuizen

  • Wanneer er geen ruimte is voor een verborgen kabelgoot, kunt u ook kabelbuizen op de vloer gebruiken om kabels van de muur naar de tafel te leiden en struikelgevaar te verminderen.
  • In vergelijking met kabels die onder een tapijt liggen heeft u met kabelbuizen meer flexibiliteit om kabels toe te voegen, te verwijderen of te wisselen als de opstelling moet worden gewijzigd.
Vergaderruimte

Kabelbevestiging

Kabelbevestiging

  • Goed ontworpen ruimteoplossingen en -onderdelen bieden mogelijkheden voor kabelbevestiging om het aantal problemen en IT-tickets als gevolg van losse of losgekoppelde kabels te verminderen.
  • Waar stopcontacten of ethernetaansluitingen in de vloer zijn aangebracht, kunt u connectors en netsnoeren met kabelbinders aan de poten van de tafel vastmaken.
  • Er zijn verschillende kabelbevestigingsbeugels en oplossingen met klittenband en kabelbinders verkrijgbaar bij externe leveranciers.
Achterkant van Tap met kabelbevestiging

Verlengkabels

Verlengkabels

  • Gebruik verlengkabels om apparaten die ver uit elkaar staan met elkaar te verbinden, wanneer dit in grote vergaderruimtes vereist is
Verlengkabel voor de Cat5e-kabel

ONDERSTEUNING

MAAK VERBINDING