Artikel

Videovergaderen, vergaderruimtes en consumerisation van IT

Werknemers zien het voordeel van consumerisation, maar is IT het daarmee eens?

Grafische weergave van een videovergadering met een ruimte-oplossing van Logitech Tap

Consumerisation is een uitdaging waar IT-organisaties al jaren mee te maken hebben, en het zit waarschijnlijk alleen maar in een stroomversnelling door de wereldwijde pandemie. Werknemers verwachten dat de technologie die ze op het werk gebruiken makkelijk, intuïtief en goed vormgegeven is, zoals de technologie die ze thuis gebruiken. Maar dit is niet altijd het geval geweest.

Voor het begin van deze eeuw hadden werknemers weinig zeggenschap over wat voor technologie er in werd gezet en hoe het was ontworpen. De gebruikerservaring was eenvoudigweg niet de belangrijkste drijfveer in de markt.1

Wat is er veranderd? Wat betekent consumerisation vanaf nu voor IT-beleidsvormers? En hoe beïnvloedt consumerisation in het bijzonder de videovergader- en vergaderruimtetechnologie?

 

Consumerisation van IT is niet nieuw en is een blijvertje

Hoewel het concept breed besproken is over de laatste paar jaar, is de consumerisation-trend al begonnen eind jaren ‘70 en begin jaren ‘80 tijdens de ontwikkeling van de eerste pc‘s. Maar het werd pas écht een gespreksonderwerp vanaf 2005. Toen noemde Gartner consumerisation ‘de belangrijkste trend die de komende 10 jaar invloed zal hebben op IT‘2

Analisten merkten op dat consumenten bedrijven tegen midden 2000 hadden ingehaald als de belangrijkste kopers van technologie3. Nu consumenten meer geld begonnen op te leveren dan bedrijven, begonnen hardware- en softwareleveranciers zich te richten op de behoeften van de consumenten. Dit was een opkomende markt met grote kansen.

Wat willen consumenten precies? Drie woorden: simpel, makkelijk, elegant. Ze willen eenvoudige, intuïtieve en mooi ontworpen technologie.

Deze kenmerken hebben nooit de hoogste prioriteit gehad bij bedrijven en overheden. Daarom kan het soms voelen alsof de behoeften van eindgebruikers niet overeenkomen met de prioriteiten van IT-beleidsvormers en kopers.

Dit is een probleem om de volgende reden. Werknemers, die natuurlijk ook tot de consumenten behoren, hebben nu opties. Technologie die is ontworpen voor consumenten kan vaak eenvoudig worden aangepast aan de werkomgeving. Denk aan Dropbox, iPhone, mobiele apps en video. 

Werknemers die de producten of services die IT aanbiedt maar niks vinden, kunnen gemakkelijk hun eigen oplossingen vinden omdat ze nu opties hebben. IT moet nu dus reageren. IT-kopers kunnen de voorkeuren van eindgebruikers negeren en kunnen toezien hoe ze tijdelijke oplossingen zoeken, of ze kunnen ervoor zorgen dat ze bij hun beslissingen de gebruikerservaring voorop zetten.

Sommige IT-teams hebben zelfs op deze trend gereageerd door werknemers een keuze te laten maken uit een lijst met vooraf goedgekeurde producten. Zoals Gartner zegt, “consumerisation kan worden omarmd en het moet aangepakt worden, maar het kan niet tot stilstand worden gebracht.”4

 

Hoe consumerisation de vergaderervaring heeft verbeterd

Consumerisation lijkt dan wel een pijnpunt voor IT, maar dat hoeft het zeker niet te zijn. Videovergader- en vergaderruimtetechnologie zijn voorbeelden van hoe consumentenvoorkeuren en de behoeften van IT samen kunnen komen in oplossingen die voor iedereen werken. Videovergaderen is zelfs een casestudy in de mogelijke voordelen van consumerisation.

Videovergadertechnologie bestaat al decennia. Tot voor kort was het echter erg duur en onderbenut. De implementatie van videovergadertechnologie lag slechts rond 1% en 2%. 

De laatste jaren is dit model stilaan verstoord door de intrede van simpele, intuïtieve videovergadertoepassingen zoals Zoom, Google Meet en Microsoft Teams, en hoogwaardige, betaalbare vergadercamera‘s en ruimte-oplossingen

 

De ervaring is koning voor eindgebruikers

De technologie is niet alleen eenvoudiger en goedkoper geworden, de gebruikersverwachtingen zijn ook veranderd:

  • Videovergadertechnologie moet eenvoudig in gebruik zijn.

  • Het moet makkelijk zijn voor werknemers om zich overal aan een gesprek aan te kunnen sluiten.

  • De software en hardware moeten consistent goed functioneren.

  • Het moet er zo goed uitzien als dat het presteert.

  • En misschien wel het belangrijkst, werknemers moeten goed in beeld kunnen komen en natuurlijk klinken.

Werknemers zullen videovergaderoplossingen verkiezen die een geweldige (simpele, eenvoudige, mooie) ervaring bieden en oplossingen die deze ervaring niet bieden, vermijden.

Deze kwestie is vandaag de dag nog belangrijker. Nu het personeel van vandaag de dag meer verspreid is, wordt video nu al breed geaccepteerd. De pandemie heeft dat proces versneld. Videovergaderen is nu een zeer belangrijke vorm van samenwerking onder werknemers die op afstand werken.

Videovergaderen zal belangrijk blijven nu organisaties hybride bedrijfsmodellen opzetten waarin bepaalde werknemers op kantoor werken, en sommige juist thuis blijven werken en teams verspreid blijven.

Werknemers moeten nu makkelijk tussen vergaderingen in vergaderruimtes op kantoor en vergaderingen op afstand met persoonlijke samenwerkingstools (zoals een headset en webcam) kunnen schakelen. Een consistente vergaderervaring is essentieel.

 

Leren (en profiteren) van consumerisation

Het is cruciaal dat IT-beleidsvormers die hun videovergader- en vergaderruimte-oplossingen willen uitbreiden de mindset van de consument begrijpen. Besluitvormers moeten voorrang geven aan leveranciers die zich onvermoeid focussen op het leveren van simpele, eenvoudige en mooie oplossingen die een geweldige gebruikerservaring bieden. 

En het zijn niet alleen de werknemers die van deze aanpak profiteren. Door een consistente vergaderervaring te bieden voor elke gebruiker in iedere situatie vermindert u ook het aantal telefoontjes en berichten naar de helpdesk. Videovergader- en vergaderruimtetechnologie die voldoen aan deze vereisten kunnen het leven voor IT makkelijker maken, terwijl werknemers productief, betrokken en efficiënt blijven.

_____________________________

  1. “A new mindset: Consumerization and enterprise software”, TechRepublic.
  2. “Gartner Says Consumerization Will Be Most Significant Trend Affecting IT During Next 10 Years”, Business Wire (20 oktober 2005).
  3. Op cit, TechRepublic.
  4. “Information Technology Glossary: Consumerization”, Gartner.

Dit is misschien ook interessant

Grafische weergave van een videovergadering
ARTIKEL: NIEUWE AI- EN SPRAAKBESTURINGSTECHNOLOGIE VOOR VERGADERINGEN

Kom te weten hoe IT-leiders AI en spraakbesturing gebruiken om vergaderruimtes veiliger te maken en de ervaring te verbeteren wanneer werknemers terug naar kantoor gaan.

Afbeelding van vergaderruimte met Logitech-producten
EBOOK: INVESTEREN IN VIDEOVERGADEREN? STEL UZELF EERST DEZE VIJF VRAGEN

CIO‘s zeggen dat videovergadertools innovatie, besluitvorming en klantervaring een boost geeft. Maar hoe beslis je welke videovergadertools het beste bij uw organisatie passen?

Frost & Sullivan
WHITEPAPER: OMGAAN MET ONTWRICHTENDE VERSCHUIVINGEN OP DE WERKPLEK

Tot 50% van de kantoormedewerkers werkt nu op afstand. Lees dit whitepaper van Frost & Sullivan om te ontdekken hoe videovergadertools het nieuwe grenzeloze kantoor mogelijk maken.

AANBEVOLEN PRODUCTEN

Logitech Rally
Rally

Premium Ultra-HD ConferenceCam-systeem met automatische camerabediening.

Logitech Tap
Tap

Touchcontroller voor samenwerking op de werkplek.

Logitech Swytch
Swytch

Verbind een laptop met de audiovisuele apparatuur van een vergaderruimtesysteem om het te gebruiken met elke videovergadering of webinar.

VIDEOVERGADEREN VOOR ELKE RUIMTE.

Lees meer over hoe Logitech-producten voor videoconferenties

presteren in een zakelijke omgeving.