Artikel: Onze kantoren ontwerpen voor hybride werk: Wat we geleerd hebben

Pangea temporary hotfixes here

Artikel

Leestijd van 4 minuten

Onze kantoren ontwerpen voor hybride werk: Wat we geleerd hebben

8 belangrijke punten voor het ontwerpen van het kantoor voor hybride werk en het optimaliseren van de werknemerservaring

Een visie voor het hybride kantoor

Begin 2022 greep Logitech de kans om onze vastgoedvoetafdruk te heroverwegen om te optimaliseren voor onze nieuw hybride workforce.

Onze visie was om een wereldklasse omgeving te creëren voor werknemers en klanten, een plek die mensen samenbrengt en hen in staat stelt onze oplossingen en onze merkethos op een optimale manier te ervaren.

We vroegen ons af, zouden werknemers terugkomen naar kantoor? Wat zou hen terugtrekken? En specifiek, hoe kunnen we technologie en datagestuurde inzichten benutten om een geweldige werknemerservaring te creëren?

“Hoe maken we het woon-werkverkeer van onze werknemers de moeite waard? We beginnen met een complete herziening van hoe we ruimte bekijken en programmeren. We nemen een mensgerichte benadering van ontwerp, waarbij we ons afvragen hoe fysieke ruimte in cultuur, innovatie, productiviteit, comfort en plezier kan ondersteunen.”– David Houseman, Hoofd Werkplekervaring, Logitech

Voor ons nieuwe kantoor in San Jose, Californië, hebben we ons gericht op drie overkoepelende doelen:

1. Focus op de werknemerservaring om het kantoor een inspirerende en wenselijke plek te maken om te werken. Zorg ervoor dat werknemers zo effectief en productief mogelijk kunnen zijn.

2. Inspireer teamwork, zodat werknemers zonder wrijving kunnen samenwerken, vooral met degenen in kantoren over de hele wereld.

3. Om flexibiliteit te omarmen, waardoor we ons kunnen aanpassen aan veranderingen in de grootte van de workforce en de behoeften aan vergaderruimtes naarmate deze zich voordoen. We wilden ook de flexibiliteit om evenementen ter plaatse te organiseren.

We hebben de gegevens en feedback van recente herontwerpen van onze kantoren in Lausanne, Zwitserland, en Cork, Ierland gebruikt om de aanpak in San Jose te sturen. We hebben gekeken naar gegevens en inzichten van het daadwerkelijke gebruik van kantoren op deze locaties en hebben het gedrag van werknemers onderzocht om onze besluitvorming te begeleiden.

Hotdeskopstelling met booths en vergaderruimtes

Een van de vele flexibele deskgebieden en samenwerkingszitplaatsen in het kantoor in San Jose.

Data-gedreven ruimteplanning

We konden gegevens visualiseren en trends in het gebruik van ruimtes en apparaten bekijken met behulp van Logitech Sync, onze software voor het beheer van apparaten en ruimtes op afstand.

Sync maakt gebruik van de AI Viewfinder-functionaliteit in onze Rally Bar en Rally Bar Mini-camera's om vergaderdeelnemers te detecteren, waardoor 'people counting' mogelijk is, zelfs wanneer het systeem van de kamer niet actief is voor een videovergadering. Het biedt rapporten over het gebruik van vergaderruimtes, inclusief het aantal mensen dat vergaderruimtes gebruikt en welke ruimtes het meest worden gebruikt, allemaal weergegeven in het Sync-dashboard.

Sync-dashboard om het gebruik van vergaderruimtes te bekijken

Voorbeeld van vergaderruimtegegevens in Sync.

We hebben de hypothese gesteld dat kleine kamers of huddle-ruimtes voornamelijk zouden worden gebruikt voor één-op-één vergaderingen, maar we merkten dat ze regelmatig werden gebruikt voor videovergaderingen. In feite was iedere vergaderruimte bijna uitsluitend gebruikt voor video-oproepen.

“Ons kantoor in Cork was in hoge mate een generale repetitie voor wat we in San Jose gingen doen. Hoeveel video pods zouden we nodig hebben? Hoeveel middelgrote kamers? Hoeveel grote samenwerkingsruimtes? Dus we vertrouwden sterk op inzichten. We begonnen naar nieuwe metrics te kijken.”– Michael Barry, Hoofd VC/B2B Versnelling, Logitech

We hebben ook geleerd dat we niet de juiste verhouding van kleine en grote kamers hadden. We dachten dat grotere kamers gebruikt zouden worden voor vergaderingen met veel mensen, en we dachten dat de typische vergaderzaal voor 10-12 personen het populairst zou zijn. In een hybride werkomgeving zijn kleine ruimtes, zoals blijkt, zeer gewild. We hadden er niet genoeg. Als gevolg hiervan waren onze grotere kamers vaak bezet door één of twee personen omdat alle kleinere kamers geboekt waren.

Geluiddichte telefooncabines

Dus hier is wat we daadwerkelijk hebben gedaan

Uiteindelijk hebben we besloten om veel meer huddle rooms en "video pods" toe te voegen en deze uit te rusten met Rally Bar Huddle-camera's, die speciaal zijn ontworpen voor deze kleinere ruimtes.

Maar belangrijk is dat we flexibiliteit hebben ingebouwd, waardoor de kamers gemakkelijk te wijzigen zijn zodat we onze vergaderkamerconfiguraties konden aanpassen naarmate we nieuwe inzichten ontdekten. Om dit te doen, was het cruciaal om de werkplekservices en IT vroeg in het proces op elkaar af te stemmen.

Deze twee teams werkten samen om ervoor te zorgen dat kamers en ruimtes zo flexibel mogelijk waren. Dat vereiste geavanceerde planning tijdens de bouwfase over hoe kamers waren bekabeld, bijvoorbeeld. Waar mogelijk hebben we gekozen voor modulaire vergaderpods in plaats van hardwall-constructies, zodat we ze indien nodig konden verplaatsen. Nu kunnen zelfs aanzienlijke veranderingen op kantoor enkele dagen duren, in plaats van weken of maanden.

“Door naar teams te luisteren en echte inzichten die we uit onze apparaten halen, waren we in staat om daadwerkelijk te bedenken hoe we onze kamers definiëren en welke technologie we erin moeten plaatsen.”– Michael Barry, Hoofd VC/B2B Versnelling, Logitech

We baseerden ook beslissingen op gebruiksgegevens in plaats van boekingsgegevens, zoals welke kamers eigenlijk werden gebruikt, en hoeveel mensen eigenlijk in de kamer waren. We hebben de gegevens vastgelegd in Sync met behulp van Logitech Tap Scheduler en de AI Viewfinder in Rally Bar-camera's.

Huddle room uitgerust met Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP en Tap Scheduler voor eenvoudige check-in. Als niemand incheckt, wordt de kamer vrijgegeven en beschikbaar voor anderen.

Naast het optimaliseren van vergaderruimtes, zijn we vroege gebruikers geworden van onze eigen Logitech bureauboekings softwaredienst.

Sync analytics dashboard weergegeven op een monitor

Een voorbeeld van hoe bureauboekingsgegevens eruitzien in Sync.

De opname van sociale netwerkeigenschappen in de bureauboekingssoftware maakt het gemakkelijk voor werknemers om collega's te informeren over hun plannen om op kantoor te zijn, zodat ze kunnen coördineren om samen te zitten. Niet verrassend, zijn mensen meer geneigd om naar kantoor te komen wanneer collega's ook aanwezig zullen zijn.

Onze bureauboekingssoftware stelt werknemers in staat om een bureau te selecteren op basis van locatie of nabijheid van teamgenoten en zich moeiteloos in te checken wanneer ze op kantoor aankomen. Dit biedt ons de werkelijke gebruiksgegevens, die we vastleggen in Sync. En, net als bij vergaderruimtegegevens, analyseren we de gegevens (werkelijke inchecken in plaats van boekingen) om trends te zoeken die onze toekomstige werkruimte strategie informeren.

Hybride kantoor met informele werkruimtes

Oog op de toekomst

Werkt onze aanpak? Nou, het is te vroeg om te zeggen.

We blijven ons eigen "levend laboratorium", leren terwijl we gaan en ons aanpassen aan een veranderend werklandschap.

We implementeren nieuwe kantoor technologieën en videovergaderingen snel, met minimale tijd en moeite. We passen vergaderruimtes aan indien nodig, en converteren banken van bureaus in vergaderruimtes en vice versa terwijl we leren hoe werknemers de ruimte gebruiken. En we gebruiken inzichten van Sync om onze beslissingen te sturen.

Dus hier zijn onze acht belangrijkste lessen voor het ontwerpen van het kantoor voor hybride en het optimaliseren van de werknemerservaring:

Adopteer een agile mindset, experimenteer, test en leer terwijl je gaat
Benut technologie voor datagestuurde inzichten
Ga ervan uit dat de meeste ruimtes zullen worden gebruikt voor video-oproepen, en plan die overeenkomstig
Stem de werkplekservices en IT vroeg in het proces op elkaar af
Bouw waar mogelijk flexibiliteit in, zodat de ruimtes gemakkelijk te wijzigen zijn, zodat je, naarmate je nieuwe inzichten ontdekt, de configuraties van de vergaderruimtes kunt aanpassen
Baseer beslissingen op gebruiksdata in plaats van boekingsdata
Verwijder wrijving en stel werknemers in staat om gemakkelijk van thuis naar kantoor te stromen met software voor het boeken van werkplekken
Omarm het avontuur!

Als je jezelf door de complexiteit van hybride ontwerp navigeert, zouden we graag contact met je opnemen. Voel je vrij om contact op te nemen en overweeg om met ons mee te gaan voor een rondleiding door het kantoor van Logitech in San Jose. Onze reis is een werk in uitvoering, en we zouden graag inzichten uitwisselen.

Leer meer over Sync-inzichten in dit artikel.

OOK INTERESSANT

Blader door categorieën:

Inzichten Productbronnen Verhalen van klanten

ABONNEER U OP ONZE NIEUWSBRIEF

Ik wil gepersonaliseerde marketing van Logitech. Je kunt je op elk moment afmelden. Zie ons Privacybeleid.

MAAK KENNIS MET LOGITECH