Artikel: Onze kantoren ontwerpen voor hybride werken: Wat we hebben geleerd

GA NAAR HOOFDINHOUD
Pangea temporary hotfixes here
Open hybride kantoor

Een visie voor het hybride kantoor

Begin 2022 maakte Logitech van de gelegenheid gebruik om onze vastgoedvoetafdruk te heroverwegen om deze te optimaliseren voor ons nieuwe hybride personeelsbestand.

Het was onze visie om een omgeving van wereldklasse te creëren voor werknemers en klanten, een plek die mensen samenbrengt en hen in staat stelt om onze oplossingen en onze merkethos op een optimale manier te ervaren.

We vroegen ons af: zouden werknemers terugkomen naar kantoor? Wat zou hen terugtrekken? En met name: hoe kunnen we technologie en gegevensgestuurde inzichten gebruiken om een geweldige werknemerservaring te creëren?

“Hoe maken we het woon-werkverkeer van onze werknemers de moeite waard? We beginnen met een volledige herziening van hoe we de ruimte bekijken en programmeren. We hanteren een mensgerichte benadering van ontwerp en vragen ons af hoe de fysieke ruimte cultuur, innovatie, productiviteit, comfort en plezier kan ondersteunen."– David Houseman, Head of Workplace Experience bij Logitech

Voor ons nieuwe kantoor in San Jose, Californië, hebben we ons gericht op drie overkoepelende doelen:

1. Geef prioriteit aan de werknemerservaring om van het kantoor een inspirerende en aantrekkelijke werkplek te maken. Zorg ervoor dat werknemers zo effectief en productief mogelijk kunnen zijn.

2. Stimuleer teamwerk, zodat werknemers zonder problemen kunnen samenwerken, vooral met werknemers in kantoren over de hele wereld.

3. Omarm flexibiliteit, zodat we ons kunnen aanpassen aan veranderingen in de omvang van het personeelsbestand en de behoeften aan vergaderruimtes wanneer deze zich voordoen. We wilden ook de flexibiliteit om evenementen op locatie te organiseren.

We hebben lessen en gegevens van recente herontwerpen van onze kantoren in Lausanne (Zwitserland) en Cork (Ierland) gebruikt om de San Jose-aanpak te informeren. We hebben gekeken naar gegevens en inzichten over het werkelijke kantoorgebruik op deze locaties en hebben het gedrag van werknemers onderzocht om onze besluitvorming te sturen.

Hotdeskopstelling met cabines en vergaderruimtes

Een van de vele flexibele bureauruimtes en op elkaar afgestemde zitplaatsen in het kantoor in San Jose.

Gegevensgestuurde ruimteplanning

We konden gegevens visualiseren en kijken naar trends in ruimte- en apparaatgebruik met behulp van Logitech Sync, onze software voor apparaat- en ruimtebeheer op afstand.

Sync maakt gebruik van de AI-zoekerfunctie in onze Rally Bar- en Rally Bar Mini-camera's om deelnemers aan vergaderingen te detecteren, zodat mensen kunnen worden geteld, zelfs wanneer het ruimtesysteem niet actief is voor een videovergadering. Het biedt rapporten over het gebruik van vergaderruimtes, inclusief het aantal mensen dat vergaderruimtes gebruikt en welke ruimtes het meest worden gebruikt, allemaal weergegeven in het Sync-dashboard.

 

Sync-dashboard om het gebruik van vergaderruimtes te bekijken

 Voorbeeld van vergaderruimtegegevens in Sync.

Onze hypothese was dat kleine ruimtes of teamruimtes voornamelijk zouden worden gebruikt voor één-op-één vergaderingen, maar we merkten dat ze regelmatig werden gebruikt voor videovergaderingen. In feite werd elke vergaderruimte bijna uitsluitend gebruikt voor videogesprekken.

“Ons kantoor in Cork was vooral een testpiloot voor wat we in San Jose gingen doen. Hoeveel videopods hebben we nodig? Hoeveel ruimtes in middelgrote stijl? Hoeveel grote samenwerkingsruimtes? We vertrouwden dus sterk op inzichten. We begonnen naar nieuwe statistieken te kijken.” –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

We kwamen er ook achter dat we niet de juiste verhouding hadden tussen kleine en grote ruimtes. We dachten dat grotere ruimtes gebruikt zouden worden voor vergaderingen met veel mensen, en we dachten dat de typische vergaderruimte voor 10-12 personen het populairst zou zijn. In een hybride werkomgeving blijkt dat er veel vraag is naar kleine ruimtes. We hadden niet genoeg. Als gevolg hiervan werden onze grotere ruimtes vaak bezet door één of twee personen, omdat alle kleinere ruimtes volgeboekt waren.

Telefooncellen

Geluiddichte telefooncabines uitgerust metLogi Dock Focus Room Kit.

Dit is wat we echt hebben gedaan

Uiteindelijk hebben we besloten om veel meer teamruimtes en 'video pods' toe te voegen en deze uit te rusten met Rally Bar Huddle -camera's, die speciaal zijn ontworpen voor deze kleinere ruimtes. 

Maar belangrijker nog, we hebben flexibiliteit ingebouwd, waardoor de ruimtes eenvoudig aan te passen zijn, zodat we onze vergaderruimteconfiguraties konden veranderen naarmate we nieuwe inzichten kregen. Om dit te doen, was het cruciaal om de werkplekservices en IT al vroeg in het proces op elkaar af te stemmen.

Deze twee teams werkten samen om ervoor te zorgen dat ruimtes zo flexibel mogelijk waren. Dat vereiste een geavanceerde planning tijdens de bouwfase, bijvoorbeeld over de bekabeling van ruimtes. We hebben gekozen voor modulaire vergaderpods in plaats van een harde wandconstructie waar we konden, zodat we ze indien nodig konden verplaatsen. Nu kunnen zelfs belangrijke veranderingen aan het kantoor enkele dagen duren in plaats van weken of maanden.

"""Door naar teams te luisteren en echte inzichten te verkrijgen die we van onze apparaten krijgen, konden we ons voorstellen hoe we onze ruimtes definiëren en welke technologie we erin zouden moeten stoppen.""" –Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

We hebben beslissingen ook gebaseerd op gebruiksgegevens in plaats van boekingsgegevens, zoals welke ruimtes daadwerkelijk werden gebruikt en hoeveel mensen er daadwerkelijk in de ruimte waren. We hebben de gegevens vastgelegd in Sync met behulp van Logitech Tap Scheduler en de AI-zoeker in Rally Bar-camera's.

Teamruimte

Teamruimte uitgerust met Rally Bar Huddle, Scribe, Tap IP en Tap Scheduler voor eenvoudig inchecken. Als niemand zich incheckt, wordt de ruimte vrijgegeven en komt deze beschikbaar voor anderen.

Naast het optimaliseren van vergaderruimtes, werden we ook de eerste gebruikers van onze eigen flex-deskingproducten. Dit omvatte Logi Dock Flex en onze nieuwe Logitech-service voor het boeken van bureaus .

Sync-analysedashboard weergegeven op de a-monitor

Logi Dock Flex en een voorbeeld van hoe bureauboekingsgegevens eruit zien in Sync.

De opname van sociale netwerkfuncties in de bureauboekingssoftware maakt het voor werknemers eenvoudig om collega's op de hoogte te stellen van hun plannen om op kantoor te zijn, zodat ze het samenzitten kunnen coördineren. Het is niet verrassend dat mensen eerder naar kantoor komen als er ook collega's aanwezig zijn.

Door de combinatie van hardware en software van Logi Dock Flex en software voor het boeken van bureaus kunnen werknemers een bureau selecteren op basis van locatie of nabijheid van teamgenoten en moeiteloos inchecken wanneer ze op kantoor aankomen door hun laptop aan te sluiten met een USB-C-kabel. Dit geeft ons de werkelijke gebruiksgegevens, die we vastleggen in Sync. En net als bij gegevens over vergaderruimtes ontginnen we de gegevens (daadwerkelijke check-ins in plaats van boekingen) om te zoeken naar trends die als basis dienen voor onze toekomstige werkplekstrategie.

Hybride kantoor met informele werkplekken

Vooruitblikkend

Werkt onze aanpak? Het is nog te vroeg om dat te zeggen. 

We blijven ons eigen 'levende laboratorium', leren we terwijl we bezig zijn en passen we ons aan aan een veranderend werklandschap.

We implementeren nieuwe kantoortechnologieën en videovergaderen snel, met minimale tijd en moeite. We passen vergaderruimtes aan waar nodig en zetten bureaus om in vergaderruimtes en vice versa terwijl we leren hoe werknemers de ruimte gebruiken. En we gebruiken inzichten van Sync om onze beslissingen te sturen.

Dit zijn onze acht belangrijkste punten om het kantoor hybride te ontwerpen en de werknemerservaring te optimaliseren:

  1. Kies voor een agile mentaliteit en experimenteer, test en leer terwijl je bezig bent

  2. Maak gebruik van technologie voor gegevensgestuurde inzichten

  3. Ga ervan uit dat de meeste ruimtes worden gebruikt voor videogesprekken en plan dienovereenkomstig

  4. Stem werkplekservices en IT vroeg in het proces op elkaar af

  5. Bouw waar mogelijk flexibiliteit in, waardoor de ruimtes eenvoudig kunnen worden aangepast, zodat u, naarmate u nieuwe inzichten krijgt, de configuraties van vergaderruimtes kunt wijzigen

  6. Baseer beslissingen op gebruiksgegevens in plaats van boekingsgegevens

  7. Neem wrijving weg en zorg dat werknemers gemakkelijk van huis naar kantoor kunnen doorstromen met software voor het boeken van bureaus

  8. Omarm het avontuur!

Als je merkt dat je door de complexiteit van hybride ontwerp navigeert, komen we graag met je in contact. Neem gerust contact met ons op voor een rondleiding door het Logitech-kantoor in San Jose. Onze reis is een werk in uitvoering en we willen graag inzichten uitwisselen. 

Lees meer over Sync-inzichten in dit artikel.

DIT VINDT U MISSCHIEN OOK INTERESSANT

Kies voor het bord met de goede flow op de zijkant van het gebouw
Verhalen van klanten

Telenet

Breedbandprovider verbetert samenwerking van werknemers met MeetUp.
Desktopset-up met Logitech-producten
Inzichten

Samenwerkingsgids: Essentiële tools voor flexibel werken

Wanneer werknemers niet over de juiste tools beschikken (webcam, headset, toetsenbord, muis), kan de samenwerking niet optimaal zijn. Bekijk deze infographic om te zien wie welke tools nodig heeft.
Mensen die discussiëren in de Dritt-vergaderruimte
Customer Stories

DIRTT

Interieurbouwbedrijf maakt gebruik van elegante werkplekoplossingen van Logitech en Microsoft
Hybride vergadering met 2 werknemers op kantoor en 2 anderen op externe locaties
Inzichten

Teamsucces - de waarde van focus

Download het e-book en ontdek hoe IT-teams ervoor kunnen zorgen dat videovergadertechnologie over de hele linie voordelen biedt, met tips en richtlijnen voor productiviteit.
zoekpictogram

Blader door categorieën:

MAAK KENNIS MET LOGITECH

Winkelwagen

Uw winkelwagen is momenteel leeg. Ga nu winkelen