Hoe PenTeleData vergaderruimtes moderniseert en nieuwe inkomsten ontsluit met Logitech

Complexe systemen, hoog onderhoud, verspilde tijd

Er was altijd iets dat verhinderde dat vergaderingen soepel verliepen door verouderde en incompatibele technologie: de verkeerde adapter, de microfoon of luidsprekers synchroniseerden niet met de laptop van de presentator, de ingebouwde bekabeling werkte niet. Het resultaat was verspilde tijd, verminderde productiviteit en groeiende frustratie onder zowel IT als vergaderdeelnemers. 

Als IT-experts bij PenTeleData zou het team een oplossing vinden - zelfs als dat betekende dat iemand op de tafel moest klimmen en een HDMI-kabel moest aansluiten die van het plafond hing, of een lade vol adapters moest bijhouden om verschillende apparaatsamenstellingen te accommoderen. De realiteit was dat de technologie in de vergaderruimte extreem duur was en constante onderhoud vereiste. Het was tijd voor een upgrade.

Mike Bodamer, manager van PenTeleData IT-diensten, leidde de zoektocht. Hij wist dat hij niet wilde dat zijn team van 10 technische experts te veel waardevolle tijd aan bedrijfsupgrades besteedde in plaats van aan klantbehoeften. Dus richtte hij zich op het vinden van een uitgebreide oplossing die eenvoudig te installeren en gemakkelijk te gebruiken was in trainings- en vergaderruimtes. 

Eenvoudig te gebruiken apparaten, gecentraliseerd beheer, uitgebreide IT-ondersteuning

PenTeleData koos voor Logitech, als een vertrouwd en gerenommeerd merk, om hun trainings- en vergaderruimtes uit te rusten met Microsoft Teams-compatibele oplossingen, die geavanceerde technologie bieden voor naadloze samenwerking. Dit omvat Logitech's:

• Rally Bar: All-in-one videobar met ingebouwde AI-technologie voor kristalhelder audio en video.

• Mic pods: Aanpasbare microfoonplaatsing voor flexibele vergadertafelconfiguratie.

• Tap-controller: Eén druk op de knop om deel te nemen en eenvoudige inhoudsdelingsvergaderingsbediening.

• Scribe: AI-gestuurde whiteboardcamera om fysieke whiteboards in digitale vergaderingen te projecteren.

• BYOD-verbinding: Enkele kabel om verschillende presentatietoestellen aan te sluiten.

• Gecentraliseerd beheer: Een verenigend besturingssysteem (CollabOS) dat continu wordt bijgewerkt om functies en functionaliteit te verbeteren, en software voor het beheer van werkruimten (Sync) die apparaatbeheer en het faciliteren van kamerboekingen ondersteunt.

Het resultaat is een gebruiksvriendelijke opstelling die barrières voor samenwerking wegneemt, de werknemerservaring verbetert en zorgt voor gereedheid van apparatuur.

Bodamer zegt: “Sinds we het Logitech-systeem hebben geïnstalleerd, is het 100%.” Alles werkt gewoon.”

Om de operationele efficiëntie verder te verbeteren, gebruikt PenTeleData Logitech Select, een uitgebreid serviceplan dat is ontworpen om systeembeheer te vereenvoudigen en tegelijkertijd de IT-werklast te verminderen. In tegenstelling tot veel serviceplannen die licenties of kosten per apparaat toewijzen, werkt Logitech Select per kamer, waardoor PenTeleData zijn ruimtes holistisch kan beheren. De service biedt ook gecentraliseerd afstandsbeheer, 24/7 ondersteuning en een uitgebreide garantie.

Bijna een jaar later zegt Bodamer: “Het is tot nu toe de beste ervaring die ik ooit heb gehad met ondersteuning.”

Bonus: Een nieuwe omzetkans ontgrendelen met Logitech Select

De implementatie, vergaderervaring en het beheer werden zo naadloos dat PenTeleData een potentiële nieuwe inkomstenkans ontdekte door Logitech-ruimtes aan te bieden aan klanten die al gebruikmaken van de meer dan 10.000 mijl glasvezelkabels van PenTeleData.

Klantinstallaties stelden echter unieke uitdagingen voor. Elke locatie was anders en moest verschillende opstellingen accommoderen, zoals Microsoft Teams, Android-apparaten, legacy-integratie en verschillende kamerconfiguraties. PenTeleData wist dat een mislukte installatie kritieke klantrelaties in gevaar kon brengen, dus betrouwbaarheid was een topprioriteit.

Om deze uitdagingen te overwinnen, verkende PenTeleData Logitech Select voor klantinstallaties, met als doel de betrouwbaarheid te verbeteren en uitgebreide ondersteuning te bieden. Met Logitech Select kunnen servicetechnici Logitech-ondersteuning binnen enkele minuten bereiken en problemen veel sneller oplossen dan wanneer ze door documentatie moeten bladeren of een collega moeten benaderen voor probleemoplossing.

“Het bespaart me veel tijd, omdat ik het installatieteam dan niet hoef te begeleiden,” zegt Bodamer.

De totale installatietijden daalden van dagen naar slechts uren, wat waardevolle tijd bespaarde en een positieve klantervaring creëerde.

Bodamer overwoog aanvankelijk zijn team op te leiden in Logitech met als doel de noodzaak voor Logitech Support te elimineren, maar veranderde van gedachten na de eerste twee klantinstallaties. Bij beide locaties voelde het IT-team van PenTeleData zich zekerder bij de samenwerking met Logitech, wat de levering versnelde, de downtime minimaliseerde en de prestaties optimaliseerde.

"In het begin dacht ik dat we zelfondersteuning zouden doen, maar waarom?" Het is één ding om training te volgen, het is iets anders om het live te doen,” zegt hij. “Logitech stelt ons in staat om ons te concentreren op wat we het beste doen en onze diensten uit te breiden terwijl we een vertrouwde partner in het proces winnen.”

Gestroomlijnde operaties, verbeterde gebruikerservaring, lagere kosten

De resultaten van de samenwerking met Logitech zijn transformerend, waardoor PenTeleData in staat is om:

• IT-resources vrijmaken: De installatietijd is met 4x verminderd, met 24/7 ondersteuning en een snelle responstijd, waardoor het IT-team zich kan concentreren op initiatieven met een hogere waarde.

• Complexiteit minimaliseren: PenTeleData heeft de downtime verminderd en IT-problemen tijdens vergaderingen geëlimineerd, wat de algehele efficiëntie met 25% verbetert en een naadlozere workflow mogelijk maakt.

• Verbeter de gebruikerservaring: De intuïtieve tools van Logitech bieden compatibiliteit met een verscheidenheid aan apparaten en vergaderplatforms, waaronder Microsoft Teams, Google Meet en Zoom, waardoor samenwerking moeiteloos wordt.

• Lagere kosten: Door de waarde over alle apparaten binnen een kamer te optimaliseren, helpt Logitech om licenties te maximaliseren, training te stroomlijnen en systeembeheer te vereenvoudigen.

• Versterk de beveiliging: Proactieve monitoring en automatische updates zorgen ervoor dat systemen betrouwbaar en beschermd blijven, waardoor kwetsbaarheden worden verminderd zonder handmatige tussenkomst.

• Ontgrendel een nieuwe inkomstenstroom: PenTeleData biedt klanten Logitech-geactiveerde vergaderruimte-installaties als een nieuwe service, wat een significante groeikans creëert.

Vooruitkijkend: Een Vertrouwde Partner om te Navigeren naar Wat Volgt

Naarmate het tempo van verandering versnelt en opkomende technologieën zoals AI nieuwe eisen stellen, heeft PenTeleData een vertrouwde partner in Logitech gevonden om samen met zijn bedrijf te groeien en zich aan te passen. Van huddle-ruimtes tot uitgestrekte vergaderruimtes, de schaalbare, platformonafhankelijke oplossingen van Logitech stellen PenTeleData in staat om werknemers te empoweren, de operaties te stroomlijnen en zich aan te passen aan wat er ook maar komt.

Terugkijkend op de samenwerking deelt Bodamer: “Wat betreft vergaderruimtes zie ik Logitech als een collega, niet alleen als een ondersteuningsmechanisme. Ze zijn niet fysiek bij ons in de kamer, maar ze helpen ons bij elke installatie.”

Dit partnerschap positioneert PenTeleData om te blijven innoveren, de verwachtingen van klanten te overtreffen en te gedijen.