Welch LLP vereenvoudigt het gebruik van ruimte met bruikbare gegevens van Logitech

De hybride hindernis: Ruimte- en technologie-uitdagingen

Welch LLP stond voor twee grote uitdagingen: zich aanpassen aan hybride werk en het beheren van een herconfiguratie van de kantoorruimte - van vijf verdiepingen naar anderhalve verdieping.

“We realiseerden ons dat we onze ruimte heel anders gebruikten dan voorheen. Er werkten nog steeds veel mensen vanuit huis, en de uitdaging was om effectief gebruik te maken van de ruimte die we hadden,” legt Graham Conte, directeur IT, uit.

Om deze nieuwe realiteit het hoofd te bieden, heeft Welch een flexdeskmodel aangenomen waarbij ongeveer twee derde van de bureaus boekbaar was voor gebruik door werknemers in plaats van toegewezen aan specifieke werknemers. Echter, de eerdere systemen die Welch oorspronkelijk gebruikte, creëerden inefficiënties en ontbraken nuttige inzichten. De gebruiksdata was inconsistent, aangezien werknemers handmatig moesten inchecken bij hun reserveringen. 

Het Welch-team om het probleem verder te verergeren, ontdekte dat het IT-team van Welch vaak technologieproblemen bij werkplekken moest oplossen.

Welch had een oplossing nodig die real-time zichtbaarheid in het gebruik van de werkplek kon bieden, het bureaubeheer kon verbeteren en de IT-werklast kon verminderen - alles terwijl de werknemerservaring werd verbeterd.

Technologie die werkt: Een flexibele toekomst bouwen

Na het onderzoeken van opties ontdekte Conte Logi Dock Flex en het Logitech Sync-portaal, en zag een kans om de uitdagingen van Welch rechtstreeks aan te pakken. Het bedrijf voerde een testpilot van drie maanden uit met drie Logi Dock Flex-systemen. Na een succesvolle pilot installeerde Welch Logi Dock Flex op ongeveer 200 flexbureaus. Dit stelde werknemers niet alleen in staat om bureaus te boeken en automatisch in te checken door simpelweg in te pluggen, maar het gaf IT ook gecentraliseerd beheer via de Logitech Sync-software.

“Sync geeft ons de mogelijkheid om apparaten te beheren, op afstand problemen op te lossen en in te loggen op systemen alsof we er recht voor staan,” zegt Conte. “Het heeft de mooie grafieken en visuals die je zou verwachten, maar het heeft ook de details die we nodig hebben om onze ruimtebenutting echt te begrijpen.”

Naast bureausystemen heeft Welch zijn vergaderomgevingen geüpgraded met Logitech Rally Bar videoconference camera's, Tap Schedulers en andere videoconferentietechnologie, wat zorgt voor consistente gebruikerservaringen.

“Nu lopen werknemers gewoon een vergaderruimte binnen, drukken op een knop en het systeem start op. De technologie vervaagt op de achtergrond, zodat ze zich op hun werk kunnen concentreren,” zegt Conte.

Het bedrijf maakt ook gebruik van Logitech Select-diensten, wat zorgt voor snelle, betrouwbare vervangingen voor beschadigde apparatuur.

"We kunnen niet lang zonder apparatuur zitten, vooral niet met bureaus... mensen hebben de werkplekken online nodig, en met Select, zorgt een snelle doorlooptijd ervoor dat we ons daar geen zorgen over hoeven te maken. We weten dat Logitech altijd achter ons staat, en we kunnen snel een vervanging krijgen wanneer we die nodig hebben," zegt Nick Earle, Teamleider Helpdesk.

Grote overwinningen: Efficiëntie, besparingen en werknemerstevredenheid

De Logitech-implementatie van Welch LLP levert:

• Nauwkeurige, Actiegerichte Gegevens: Sync biedt Welch de mogelijkheid om realtime beslissingen te nemen op basis van betrouwbare gegevens. "We plannen nu voor de toekomst op manieren die we voorheen niet konden. Sync-gegevens helpen ons beslissen of we meer ruimte nodig hebben of dat we onderbenutte gebieden kunnen herbestemmen. We verkennen zelfs ideeën zoals het uitschakelen van lichten in ongebruikte secties om energie te besparen," merkt Conte op.

• 90% Vermindering van de Tijd die aan Bureaubeheer wordt Besteed: Het elimineren van handmatige processen voor het volgen van bureaugebruik heeft de tijd die aan bureaubeheer wordt besteed verminderd. "Door het nieuwe dockingsysteem heb ik de tijd die aan dit hotelingsysteem wordt besteed met 90% verminderd. Wat me vroeger 20 uur per week kostte, is nu minder dan twee," zegt Kuilder.

• 40%-50% Vermindering van IT-tickets Gerelateerd aan Werkplekken: Vereenvoudigde, betrouwbare technologieën hebben de IT-klachten van medewerkers verminderd en stellen het IT-team in staat om zich te concentreren op strategische initiatieven. "Het feit dat het Logitech-systeem in staat is om ons ticketvolume te verminderen, stelt ons echt in staat om ons te concentreren op het belangrijkere, interessantere en innovatieve werk dat we kunnen doen om onze klanten te helpen en onze medewerkers beter te laten werken," zegt Earle.

• Kostenbesparingen met Groei in Aantal Medewerkers: Verhoogde efficiëntie heeft Welch in staat gesteld om het aantal medewerkers te verhogen zonder de vastgoedvoetafdruk uit te breiden, wat resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen. "We hebben ons aantal medewerkers verhoogd, maar we hoeven onze ruimte niet te vergroten," zegt Kuilder. "Dus voor ons is dat een overwinning." Het is echt een tool die inkomsten genereert."

• Geïntegreerde, naadloze ervaring op verschillende apparaten en locaties: Logitech heeft Welch geholpen een consistente en naadloze werknemerservaring te bieden, of ze nu op kantoor zijn of op afstand werken. "De beste manier om het te beschrijven is dat de technologie zou moeten verdwijnen," zegt Conte. "Op je bureau doet het dat. Je steekt het in, je hoeft je geen zorgen te maken over het inchecken voor een reservering voor je bureau."

Het complexe eenvoudig maken

Door Logitech-oplossingen in zijn kantoor te implementeren, heeft Welch LLP het bureaubeheer vereenvoudigd, bruikbare inzichten verkregen en een werkplek gecreëerd waar werknemers van houden. De samenwerking tussen IT, faciliteiten en Logitech-tools stelt Welch in staat zijn ruimtebeheerstrategie af te stemmen op zijn groeidoelen, terwijl het trouw blijft aan zijn visie: "We maken het complexe eenvoudig."

"De beslissingen die we nu nemen zijn gebaseerd op echte gegevens, niet op aannames," zegt Conte. "We hebben het giswerk van het gebruik van technologie geëlimineerd, zodat onze mensen zich kunnen concentreren op wat ze het beste doen: klanten met precisie en uitmuntendheid bedienen."