Artikel: De ultieme bijeenkomst op locatie organiseren

GA NAAR HOOFDINHOUD
Pangea temporary hotfixes here
Vergaderen op locatie in een informele open omgeving

Bent u een vergadering op een externe locatie aan het plannen? Doe dit niet.

Dit is waarom. Vroeger was het kantoor de plek waar medewerkers dagelijks samenkwamen om te werken. Een vergadering op een externe locatie bood medewerkers daarentegen de mogelijkheid om even afstand te nemen van de dagelijkse sleur, tijd te besteden aan het maken van strategische plannen en een band te creëren met teamgenoten buiten de gebruikelijke werkomgeving.

De omstandigheden zijn nu anders. Vandaag de dag verwacht, volgens Gallup, 53% van de werknemers voor onbepaalde tijd volgens een hybride model te blijven werken, terwijl 23% verwacht volledig op afstand te blijven werken. Voor deze medewerkers zijn fysieke vergaderingen zeldzaam en is de plek waar zij dagelijks samenkomen op een beeldscherm.

Nu u dit weet, kunt u overwegen om uw volgende teamvergadering te houden op wat misschien de minst logische plaats lijkt voor een externe locatie: uw kantoor.

 

In het tijdperk waarin u overal kunt werken, is het kantoor de nieuwe externe locatie.

Fysieke teamvergaderingen zijn nog nooit zo belangrijk geweest. Veel werknemers hebben elkaar sinds 2020 weinig gezien en sommigen hebben elkaar nog nooit persoonlijk ontmoet. Het organiseren van een teamvergadering, op locatie of extern, is een geweldige manier om uw team weer bij elkaar te brengen, zowel fysiek, mentaal als emotioneel.

Waarom vergaderen op kantoor en niet in een chic hotel? Ten eerste brengt het iedereen weer samen onder één dak. Vóór de pandemie en hybride werken hadden mensen een grotere kans op natuurlijke interacties met collega's buiten hun afdeling. Door teams terug naar het kantoor te halen, krijgen ze de kans om nieuwe mensen te ontmoeten en in contact te komen met mensen die ze normaal gesproken nooit virtueel zouden zien. 

Als u uw vergadering op kantoor organiseert, krijgen nieuwe medewerkers de kans om het hoofdkantoor te leren kennen en krijgt u de mogelijkheid om persoonlijk voor "huishuidelijke" zaken te zorgen, gevoelige onderwerpen aan te snijden, een beetje te werken, te ontspannen en teamverbanden te versterken in uw eigen tijd en op uw eigen manier.

Maar hoe organiseert u een succesvolle teambijeenkomst waarmee u dit en meer allemaal kunt bereiken? Ontdek wat u wel niet moet doen om de ultieme bijeenkomst op locatie te plannen in het nieuwe tijdperk van hybride werken.

WAT U WEL MOET DOEN

Wel doen: een duidelijk bedrijfsdoel hebben

Werknemers moeten bij u op locatie aankomen en op de hoogte zijn van wat er precies op de agenda staat en waarom.

Doelen voor uw teamvergadering moeten specifiek en tastbaar zijn. Versterk uw doelstellingen door ze allemaal aan bod te laten komen in uw breakout-sessies, discussies en presentaties.

VOORBEELD: Wanneer u aan samenwerking wilt werken, vermijd dan individuele presentaties. Vraag teams in plaats daarvan om samen te werken en gezamenlijk hun ideeën te presenteren. Het onderwerp is minder belangrijk dan het samenwerken oefenen.

Wel doen: Zorg dat werknemers zich meer verbonden voelen

Volgens Keith Ferrazzi, auteur van de New York Times-bestsellerboeken Never Eat Alone en Who's Got Your Back?, moet samenkomen voorbehouden zijn aan momenten waarop de focus ligt op feest vieren en verbinding creëren, evenals diepere, complexere en meer emotionele onderwerpen die zich niet lenen voor videogesprekken. Ferrazzi zegt dat dit het juiste doel is voor fysieke vergaderingen.

Gebruik deze mogelijkheden om u te concentreren op discussies over onderwerpen die voor iedereen belangrijk zijn, ongeacht functie, ervaring of anciënniteit. Onderwerpen zoals grenzen respecteren, de communicatie verbeteren of een betere integratie tussen werk- en privéleven bereiken. 

Uw vergadering moet prikkelen en inspireren. Als u niet zeker weet welke onderwerpen het belangrijkst zijn voor uw team, vraag het ze dan.

Wel doen: Neem de tijd voor belangrijke "huishoudelijke" taken

Een aantal van uw nieuwere medewerkers heeft misschien nog nooit de binnenkant van uw gebouw gezien, vooral niet als ze tijdens de pandemie zijn aangenomen. Met iedereen op locatie kunt u een paar belangrijke (en leuke) huishoudelijke taken afvinken, zoals de volgende:

  • Bied professionele portretfoto's aan. Uit deze activiteit kunnen nieuwe en ervaren werknemers geweldig veel voordeel halen.
  • Geef een uitgebreide rondleiding. Een goede rondleiding zorgt ervoor dat externe teams minder het gevoel hebben dat ze er niet bij horen. Uw kantoor is een 'thuisbasis' en mensen moeten zich zelfverzekerd voelen terwijl ze door het hoofdkantoor lopen.
  • Introduceer collega’s. Werknemers die op afstand werken bevinden zich mogelijk weinig in dezelfde ruimte als leidinggevenden in de C-suite. Als er leiders met een hoge zichtbaarheid aanwezig zijn, stel ze dan voor aan uw team. 
  • Vier succes. Een goede schouderklop is moeilijk om te geven op afstand. Maak van de gelegenheid gebruik om mensen persoonlijk te bedanken voor hun harde werk, shoutouts te geven en prijzen uit te reiken.

TIP: de bovenstaande opties werken goed als openingsactiviteiten.

Wel doen: Balans vinden tussen werk en ontspanning

Alleen maar werken en geen tijd voor ontspanning creëert geen productieve vergaderingen. 

Geef uw team tijd en ruimte om echt samen te zijn, zonder alleen maar met werk te hoeven bezig zijn. We hebben het niet over teambuildingactiviteiten of ‘verplicht plezier’ (wat gewoon een andere manier is om teambuilding te zeggen). Verplicht plezier is nooit leuk.

Een happy hour, een uitgebreide lunch of zelfs een groepsyogasessie zou al genoeg moeten zijn. Geef mensen de kans om te socializen.

INZICHT: Afzondering op de werkplek zorgt voor verminderde productiviteit en één op de drie medewerkers op afstand geeft aan dat ze zich niet verbonden voelen met andere medewerkers. Help uw teams om zich meer verbonden te voelen door hen de mogelijkheid te geven om te ontspannen.

Wel doen: Deelname op afstand aanmoedigen

In het tijdperk van de ‘Anywhere Economy’ moeten bijeenkomsten overal toegankelijk zijn ongeacht de locatie. 

We snappen de intentie, u organiseert een bijeenkomst op locatie om iedereen persoonlijk bij elkaar te krijgen. Helaas is dat misschien niet voor iedereen haalbaar. Ervan uitgaande dat u al hebt geïnvesteerd in de tools voor videosamenwerking, gebruik deze dan om ervoor te zorgen dat iedereen een gelijkwaardige plek aan tafel heeft. 

Zo kunt u uw ruimte configureren voor een hybride vergadering:

  • Meerdere schermen
    Gebruik een scherm om uw virtuele deelnemers constant te kunnen zien en een tweede scherm voor vergaderingsgerelateerde inhoud zoals grafieken, video's en PowerPoint-presentaties.
  • Bureaus inrichten voor videogesprekken
    Richt bureaus in en stel camera's zo in dat iedereen goed in beeld is. Als virtuele deelnemers zowel de spreker als de deelnemers tegelijkertijd moeten zien, gebruik dan een extra camera.
  • Zorg voor duidelijker beeld
    Een camera aan de voorkant van de ruimte werkt geweldig voor breakout-sessies, maar een videobar die op een rollende kar is gemonteerd, werkt weer beter voor open ruimtes. Overweeg hoe de activiteit er in de ruimte uit zal zien en klinken voor deelnemers op afstand, zodat u een gelijkwaardigere ervaring voor iedereen kunt garanderen.
  • Audio vastleggen
    Plaats een aantal strategisch geplaatste microfoons in de ruimte, zodat virtuele deelnemers de gesprekken kunnen volgen. Dit helpt ook om omgevingsgeluid en gepraat op de achtergrond te blokkeren.
  • Wees voorbereid op technische problemen
    Werk van tevoren samen met uw IT-team om veelvoorkomende technische problemen zoals met de wifiverbinding en implementatie van videosystemen te voorkomen.

Wel doen: om feedback vragen

Vraag om eerlijke feedback zodra uw bijeenkomst op locatie is afgelopen. Laat uw team weten dat hun antwoorden anoniem zijn en essentieel zijn voor het plannen van toekomstige vergaderingen. 

Overweeg om als afsluitende activiteit een discussie te houden. Dit is een geweldige manier om als team de creativiteit de vrije loop te laten, onbeperkt te brainstormen en groots te dromen.

TIP: laat de feedbacksessie geen verassing zijn voor de deelnemers. Laat hen weten dat er tijd is voor een open gesprek over dingen die goed gaan en wat beter kan. Zorg ervoor dat u de discussie op de agenda zet, zodat stille denkers tijd hebben om zich voor te bereiden.

WAT U NIET MOET DOEN

Niet doen: afstand doen van autoriteit

Probeer niet buiten uw rol van 'baas' te treden om 'één te zijn met het team'. Uw team vertrouwt erop dat u de leiding neemt tijdens de bijeenkomst op locatie, net zoals ze vertrouwen op uw leiderschap tijdens het werk.

Gebruik uw positie als leider om vergaderactiviteiten te beheren en te begeleiden, het goede voorbeeld te geven wat betreft deelname en betrokkenheid te bevorderen. 

Niet doen: het hele universum uitnodigen

Als u een rommelige vergadering creëert door iedereen maar uit te nodigen, kan dat leiden tot minder zinvolle gesprekken, het kan afleiding veroorzaken en kan het moeilijk maken om beslissingen te nemen. 

‘Less is more’ volgens Neda Mansoorian, medeoprichter en CEO van Leviti, Inc., een organisatie voor evenementenplanning en onderzoek. 

“We hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar de kracht van frequente, kleinere bijeenkomsten. 'Micro-events', zoals wij ze noemen”, vertelt Neda. “Bij kleine vergaderingen van een tot drie uur op een dag leren mensen iets nieuws en echts over elkaar. Het zijn juist deze samenkomsten die leiden tot speciale, betekenisvolle connecties.” 

Wees kritisch over wie er in de ruimte aanwezig moet zijn, virtueel én fysiek. Deelnemers moeten direct hun voordeel kunnen halen uit, of kunnen bijdragen aan de vergaderactiviteit op locatie. 

U kunt overwegen om mensen die de informatie van uw bijeenkomst alleen als 'leuk om te weten' beschouwen van de uitnodigingslijst te verwijderen en om later een video-opname van de bijeenkomst met hen te delen.

Niet doen: competitieve teambuilding

Wat is er erger dan verplicht plezier? Een verplichte wedstrijd die zogenaamd leuk moet zijn. 

Competitieve teambuilding hoort niet thuis op de bedrijfswerkplek. U kunt onderlinge cohesie en verbinding creëren zonder de ene medewerker tegen de andere op te zetten.

Teambuilding activiteiten die saamhorigheid creëren:

  • Filantropische activiteiten (een huis bouwen)

  • Samen een maaltijd bereiden en ervan genieten als groep (mogelijk moet dit in kleine groepen worden gedaan) 

  • Escape room-activiteiten waarbij iedereen moet samenwerken om een probleem of een puzzel op te lossen

Competitieve teambuildingactiviteiten om te vermijden:

  • Karten 

  • Lasergamen

  • Paintballen 

  • Olympische spellen (touwtrekken/estafetteloop)

Uw mantra voor uw team op locatie moet ‘met z'n allen voor één’ zijn en niet ‘één tegen allen’.

Niet doen: iemand overvallen met een taak

Sprekers en presentatoren moeten van tevoren worden geïnformeerd. Door mensen publiekelijk met iets te overvallen, kunnen ze zich boos en beschaamd voelen, wat het moreel zou kunnen verlagen en deelname zou kunnen belemmeren.

Uw bijeenkomst op locatie zal goed aansluiten bij een aantal verschillende persoonlijkheden. Houd er rekening mee dat introverte mensen extra tijd nodig hebben om zich voor te bereiden voordat ze zich zelfverzekerd genoeg voelen om de groep toe te spreken of ideeën te presenteren.

Stimuleer betrokkenheid door positief te reageren op degenen die eenvoudig en op een natuurlijke manier deelnemen. Door uw team een veilige ruimte te bieden waar meningen en ideeën welkom zijn, creëert u een omgeving waarin stille deelnemers eerder hun mening zullen geven.

TIP: als u iemand op het laatste moment wilt laten presenteren, bespreek dit dan eerst met hen. Als diegene zich niet op zijn gemak voelt om zomaar voor een groep te praten, stel dan voor dat ze een videopresentatie maken die met het team kan worden gedeeld.

De optimale bijeenkomst op locatie is doelgericht gepland

"Een optimale bijeenkomst op locatie heeft een gemengd programma van inspiratie, teamplezier, samenwerking en planning, ongeveer evenredig verdeeld" - Hayley Nelson, Global Head of B2B Marketing bij Logitech 

Het plannen van een succesvolle bijeenkomst op locatie is mogelijk als u doelgerichte plannen maakt en bewuste doelen stelt. 

Cassie LaMere is de oprichter van Cassie LaMere Events, een bureau dat teambijeenkomsten heeft gepland voor Fortune 500-bedrijven. Volgens Cassie is een goed geplande bijeenkomst op locatie een geweldige kans om de normen en ideeën van het merk te versterken.

"Uw team zal waarschijnlijk over hun ervaring plaatsen op sociale media, dus beschouw dit als een kans om huidige en toekomstige klanten te bereiken, evenals potentiële nieuwe medewerkers", zegt ze. "Bovendien is een bijeenkomst op locatie met voorbedachten rade een geweldig moment voor uw team om meer betekenisvolle connecties op te bouwen, of ze nu in het echte leven of virtueel deelnemen."

Dit is uw kans om iedereen samen te brengen, en terug naar kantoor te halen. Of u nou uw ruimte opnieuw hebt ontworpen of niet, dit is de kans om uw team er weer te verwelkomen. Dit is het aangewezen moment voor u om contact te leggen met nieuwe medewerkers, hard werk te vieren en uw team vooruit te helpen. 

MISSCHIEN BENT U OOK GEÏNTERESSEERD IN

Recon Research

WHITEPAPER

GEMAKKELIJK VERGADERRUIMTES BOEKEN

Deze whitepaper van Recon Research laat zien hoe het juiste planningspaneel ervoor zorgt dat vergaderruimtes eenvoudiger te vinden en te reserveren zijn.

Vergaderruimte met Logitech-apparatuur voor videovergaderen

INFOGRAPHIC

DE WAARDE VAN CONCENTRATIE IN HEDENDAAGSE VERGADERINGEN

Ontdek hoe u uw personeel kunt betrekken en hoe u de concentratie in uw bedrijf kunt bevorderen. Uw gids om de waarde van concentratie te benutten met Logitech-oplossingen voor persoonlijke samenwerking.

Videovergaderen voor hybride ondernemingen

E-BOOK

5 VIDEOVERGADER-ESSENTIALS VOOR HYBRIDE BEDRIJVEN

Lees dit e-book voor meer informatie over de vijf belangrijkste criteria voor een geslaagde implementatie van videosamenwerking, ontworpen voor de hybride werkplek