De que forma uma estratégia orientada por dados pode melhorar o aproveitamento do espaço no escritório
Os ambientes de trabalho estão se transformando – e muito rapidamente. Hoje, o escritório deixou de ser apenas um local de trabalho e virou um espaço de conexão, criatividade e crescimento. Esse movimento tem levado as organizações a reavaliar o design de seus ambientes de trabalho, com foco em otimizar a eficiência do espaço físico e, ao mesmo tempo, potencializar a eficiência dos funcionários.
O fato é que a maioria das empresas ainda não pensa nos seus ambientes de trabalho dessa maneira. Elas não estão considerando perguntas estratégicas do tipo: como extrair o máximo de cada mesa e sala do escritório? Pelo menos, ainda não.
Consequentemente, as organizações acabam enfrentando desafios tanto para acomodar todos os funcionários quanto para garantir uma presença consistente no escritório. E quando se somam as oscilações diárias de presença, o resultado é claro: as empresas deixam de entregar tanto uma boa experiência quanto a eficiência que o escritório deveria proporcionar.
Como, afinal, as empresas podem entender melhor suas demandas de espaço e converter seus escritórios em verdadeiros centros de colaboração? É muito simples: basta seguir os dados.
Taxa de utilização: a principal métrica para otimizar o uso do espaço de trabalho
Para otimizar o espaço do escritório, o primeiro passo é entender as métricas que definem sua eficiência. Com esse entendimento, você pode criar um sistema que monitora, mede e transforma dados em ações reais.
Embora cada escritório seja único, o objetivo das organizações é (ou deveria ser) o mesmo: usar o espaço de maneira inteligente. Você pode até achar que o layout do escritório é a combinação perfeita de mesas, salas de reunião (de vários tamanhos) e áreas de colaboração, mas a única maneira de saber de verdade é monitorando como o espaço é usado. E isso se consegue medindo a taxa de utilização do espaço.
O que é a taxa de utilização?
A taxa de utilização avalia o tempo de ocupação de um espaço ou uma mesa em relação ao tempo total de disponibilidade. A medição oferece uma visão clara de como os funcionários estão usando o espaço do escritório e destaca variações de uso ao longo de dias, semanas e meses.
Embora as plataformas de conferência permitam acompanhar esses dados, a espontaneidade dos funcionários impede que muitas empresas tenham uma visão realmente completa. Por exemplo, uma equipe pode simplesmente entrar em uma sala e fazer uma reunião sem marcar nada no sistema. Ou um funcionário faz a reserva de uma mesa, mas não a utiliza, ou acaba ocupando outro espaço.
Essas variações tornam mais difícil entender de fato qual é a sua taxa de utilização. No entanto, com as soluções e o sistema adequados, é possível eliminar as inconsistências nos dados e ter uma visão realmente clara e precisa de como o espaço de trabalho está sendo utilizado.
Como monitorar a taxa de utilização de maneira realmente eficaz?
Tentar entender como funcionários usam mesas e salas apenas pelos dados de reserva é como avaliar um filme vendo apenas o trailer — uma visão parcial e, possivelmente, imprecisa. Para ter uma leitura real da utilização, você precisa entender como as pessoas estão usando o espaço naquele momento. Para conseguir isso, é necessário adotar as soluções certas.
Como rastrear eficazmente a utilização das mesas
A solução de reserva de mesas da Logitech deixa todo o processo de agendamento muito mais fácil. Com o aplicativo Logi Tune, os usuários conseguem visualizar o mapa do escritório, encontrar uma mesa rapidamente e filtrar por tipos de mesa ou equipamentos específicos de que precisam. Assim que chegam, eles só precisam conectar o notebook ao Logi Dock Flex da mesa e já estão prontos para trabalhar.
Um homem conecta sua webcam Brio 505 a um Logi Dock Flex em sua mesa compartilhada.
Com o Logi Dock Flex e o Sync Insights, você pode monitorar a utilização das mesas minuto a minuto. Assim que um funcionário conecta o notebook, a contagem de tempo começa. Quando ele se desconecta, seja para o almoço, uma reunião ou para trabalhar em uma área compartilhada, o tempo deixa de ser contabilizado. Isso dá uma visão muito mais precisa de como as mesas são usadas e ainda revela como as pessoas reservam (se agendam ou simplesmente aparecem) e se de fato comparecem.
Como rastrear eficazmente a utilização das salas
Seus funcionários passam uma parte significativa do dia em reuniões, portanto, sua capacidade de oferecer os espaços de reunião adequados às necessidades deles é essencial. Infelizmente, práticas como ocupação não autorizada de salas, ausência em reuniões agendadas e outros comportamentos imprevisíveis tornam difícil rastrear com precisão quando e como os espaços são efetivamente utilizados.
Com dispositivos que registram essas interações, é possível eliminar lacunas de informação e obter uma visão precisa da utilização real das salas. Para facilitar a coleta de dados nas salas de reunião, a Logitech passou a oferecer detecção de presença tanto nas barras de vídeo Rally (veja abaixo) quanto no Logitech Spot.
|
Rally Bar Huddle
|
Rally Bar Mini
|
Rally Bar
|
Rally Board 65
|
Rally AI Camera
|
Rally AI Camera Pro
|
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Tamanho/Tipo ideal da sala
|
Salas de reunião pequenas | Salas pequenas e médias | Salas médias e grandes | Salas de reunião e espaços abertos | Salas grandes e extragrandes | Salas grandes, extragrandes e complexas |
Isso permite monitorar a utilização das salas ao longo do dia, tenham elas sido reservadas ou não. Isso também permite acompanhar a ocupação* das reuniões, ajudando você a entender detalhes mais específicos, como o número médio de participantes em cada tipo de sala.
*Fora dos horários de reunião, as câmeras Rally e o Logitech Spot identificam presença, mas apenas a Rally Bar e a Rally Bar Mini têm capacidade de contar quantos estão na sala.
Além disso, os dispositivos Spot e Rally Board 65 permitem coletar dados sobre a qualidade do ambiente (como partículas, níveis de CO2, temperatura e umidade) e também sobre energia da sala, incluindo temperatura interna e externa, radiação solar e ventilação. Com esses dados, criamos indicadores de qualidade e energia da sala, permitindo que você otimize o ambiente e melhore a eficiência energética.
Além de melhorar o conforto para os funcionários, esses insights permitem que você administre seus espaços de maneira muito mais eficiente.
Como monitorar seus dados e colocá-los em prática
Coletar os dados corretos é apenas uma parte da equação. O passo seguinte é centralizar esses dados em um único lugar, onde possam ser armazenados e analisados de modo útil. Entre no Logitech Sync.
O Logitech Sync fornece um repositório centralizado para dados de todos os dispositivos Logitech integrados, oferecendo visibilidade detalhada sobre a utilização de salas e mesas. Esses dados permitem monitorar de perto as tendências de utilização e oferecem a clareza necessária para decisões mais assertivas sobre a otimização dos espaços de trabalho.
Por exemplo, o Sync Insights pode mostrar que uma sala específica apresenta níveis de CO2 constantemente elevados. Para corrigir esse problema (e evitar a sonolência que ele causa), o Sync pode sugerir aumentar a ventilação da sala. Da mesma forma, o Sync Insights pode identificar salas que frequentemente ficam muito quentes e sugerir ajustes, como baixar a temperatura do termostato para reduzir o consumo de energia.
Além disso, o Sync permite integrar facilmente seus dados de utilização a outras fontes de dados por meio da API do Sync Cloud. Com a integração de várias fontes de dados, é possível entender melhor a eficiência do ambiente de trabalho e realizar as melhorias necessárias para garantir o bom funcionamento da organização.
Como usar os dados de utilização para tornar seu espaço de trabalho mais eficiente?
A taxa de utilização pode revelar muito sobre como os funcionários usam o espaço do escritório. Contudo, essas informações só se tornam relevantes quando aplicadas na tomada de decisões. A questão é: por onde começar? Sugerimos priorizar as três áreas a seguir:
Refinar o design do escritório
Não utilizar todo o espaço do escritório é praticamente jogar dinheiro pela janela. Dessa forma, o passo inicial e mais claro para otimizar o ambiente é alinhá‑lo às necessidades específicas da organização. Se determinadas áreas apresentam baixa ocupação de mesas, pode ser estratégico convertê-las em espaços abertos de colaboração.
Pode ser que as salas de reunião estejam sendo usadas mais para chamadas com clientes ou reuniões individuais do que para reuniões de equipe. Isso pode indicar a necessidade de instalar cabines telefônicas em algum espaço menos utilizado.
E caso seja necessário reduzir significativamente o tamanho do escritório, os dados de utilização ajudam você a enxergar como o espaço ideal deveria ser. Pode ser que você não precise de tantas salas de reunião. Quem sabe o ideal seja ter salas de reunião de diferentes tamanhos. Talvez você só precise de mais flexibilidade.
Independentemente do cenário, as métricas de utilização ajudam a definir (ou redefinir) como deve ser o seu espaço de trabalho ideal.
Estabelecer as políticas corretas
Mesmo que as métricas mostrem que o espaço não está sendo eficiente, isso não significa que você precise mudar o design. Em muitos casos, políticas bem estruturadas geram impactos mais profundos do que alterações físicas no espaço.
Em modelos híbridos, é comum que a utilização de mesas e salas atinja níveis mais altos em determinados dias. Com uma política que organize os dias de cada equipe no escritório, é possível distribuir melhor a presença e equilibrar a utilização do espaço.
Pode ser que você note que certos dias concentram as reuniões de equipes maiores. Para evitar a falta de salas de reunião maiores nesses dias, vale criar uma política que estabeleça um número mínimo de participantes, garantindo que equipes pequenas não ocupem salas que equipes maiores precisam. A vantagem é que os sensores podem confirmar a aderência das equipes à política, fornecendo dados precisos de presença.
Equipar o ambiente com os recursos adequados
Mesmo com um bom design e políticas bem definidas, a utilização pode ser afetada simplesmente pelo fato de o espaço ter (ou não) as ferramentas adequadas para o desempenho das atividades.
Por exemplo, você pode perceber equipes grandes se reunindo com frequência em salas menores, mesmo quando salas maiores estão disponíveis. Talvez seja coincidência, mas o cenário mais provável é que essas equipes queiram usar o quadro branco digital que apenas a sala menor oferece.
Pode ser que as poucas mesas que contam com mouses e teclados ergonômicos estejam sempre reservadas. A solução pode ser simplesmente aumentar o número de estações equipadas com esses mouses, reduzindo a disputa por eles.
O impacto da utilização otimizada do espaço de trabalho para a sua empresa
Criar um espaço de trabalho eficiente gera efeitos que vão muito além do dia a dia. Esse impacto estende-se dos custos da empresa até a experiência e a produtividade dos funcionários. Portanto, quanto mais de perto você monitorar a utilização do escritório, mais rápido poderá diagnosticar o problema e fazer os ajustes necessários.
A Logitech converteu um processo anteriormente complexo em uma experiência simples e descomplicada. Com as várias soluções da Logitech para gerenciamento de espaços, aquilo que antes era um ponto cego pode se tornar uma vantagem para sua organização. Portanto, comece a priorizar seus dados agora mesmo e transforme o escritório em um verdadeiro espaço de colaboração.
Ainda que nossas soluções sejam projetadas para serem intuitivas, é esperado que surjam algumas dúvidas. Nesse caso, acesse o Hub de produto para encontrar as respostas às suas principais dúvidas e aproveitar ao máximo as soluções da Logitech.
TALVEZ VOCÊ TAMBÉM ESTEJA INTERESSADO EM
Procurar categorias:
INSCREVA-SE EM NOSSO BOLETIM INFORMATIVO PARA EMPRESAS
CONECTE-SE
