Wie man das Engagement in hybriden Meetings steigert

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Eine Person nimmt an einem hybriden Meeting von einem Schreibtisch in einem Büro teil, während andere Teilnehmer auf einem Computerbildschirm erscheinen.

Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt etwas mehr als 11 Stunden pro Woche in Meetings. Diese Zahl variiert je nach verschiedenen Faktoren wie Rolle, Unternehmensgröße und Branche. Aber wenn man mehr als ein Viertel seiner Arbeitswoche mit Videoanrufen oder in Besprechungsräumen verbringt, kann diese Zeit nicht verschwendet werden. Die Teilnehmer an Meetings engagiert zu halten, ist unerlässlich, insbesondere wenn die meisten Meetings eine Mischung aus persönlichen und virtuellen Teilnehmern haben.

Und mit 64,4 % der Organisationen, die in einem hybriden Modell arbeiten, wird es unerlässlich, nahtlose und inklusive Interaktionen zu schaffen und gleichzeitig die Kluft zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern zu überbrücken. Hier sind sieben Möglichkeiten, das Engagement in hybriden Meetings zu steigern:

1. Setzen Sie eine klare Agenda und definieren Sie Rollen

Zuerst: den Tisch für Engagement decken. Das beginnt mit der Erstellung einer klaren Agenda und deren Verteilung an die Teilnehmer im Voraus, um die Teilnehmer über Diskussionspunkte und Themen zu informieren, die Zusammenarbeit erfordern. Weisen Sie auch Rollen wie Moderator oder Protokollführer zu, um die aktive Beteiligung aller Teilnehmer zu fördern. Laut der Zeiterfassungssoftware My Hours sagen 79 % der Mitarbeiter, dass eine klare Agenda produktivere Meetings schafft.

2. Priorisieren Sie gleiche Teilnahmechancen und Barrierefreiheit.

Rotieren Sie die Sprechzeiten zwischen persönlichen und virtuellen Teilnehmern, um zu vermeiden, dass eine Gruppe dominiert und ein inklusives Umfeld zu schaffen. Verwenden Sie Umfragetools oder virtuelle Kollaborations-Apps, um anonymes Feedback und Engagement zu fördern. Ermutigen Sie virtuelle Teilnehmer, Reaktionswerkzeuge wie Handheben oder Emojis zu verwenden, um Input zu signalisieren.

Eine weitere Möglichkeit, die Zugänglichkeit zu priorisieren, besteht darin, Echtzeit-Kollaborationsnotizen (z. B. Google Docs) zu teilen, damit jeder, unabhängig vom Standort, auf dem gleichen Stand bleiben kann. Teilen Sie Bildschirme und Präsentationen, die für alle Teilnehmer sichtbar sind, und halten Sie visuelle Folien prägnant und ansprechend.

3. Verwenden Sie intelligente Technologie für Inklusivität.

Investieren Sie in hochwertige Videokonferenzgeräte sowie in KI-gestützte Tools, um Kommunikationslücken zwischen virtuellen und persönlichen Teilnehmern zu überbrücken und sicherzustellen, dass sich alle Teilnehmer gleichmäßig engagiert fühlen. 

Logitechs Suite von Videokonferenzlösungen, einschließlich MeetUp 2, der Rally Bar-Familie, Rally Board 65, Rally AI Camera und Rally AI Camera Pro, bietet intelligente Ansichten, um sicherzustellen, dass virtuelle Teilnehmer visuell verbunden bleiben. Diese Lösungen verfügen über RightSight 2, eine KI-gesteuerte Technologie, die die Teilnehmerrahmung und Bildverarbeitung optimiert, um klare visuelle Darstellungen und ansprechendere, persönliche Interaktionen zu liefern.

RightSight 2 liefert:

  • Gitteransicht, die automatisch auf einzelne Teilnehmer zoomt und eine gerechte Vertretung für alle sicherstellt.

  • Sprecheransicht, die sich auf den aktiven Sprecher in einer Nahaufnahme konzentriert, während ein Bild-in-Bild-Inset den gesamten Raum für besseren Kontext zeigt.

  • Gruppenansicht, die alle im Besprechungsraum kollektiv einrahmt.

  • Kamerazone, die visuelle Ablenkungen beseitigt, indem sie bestimmt, wer basierend auf der voreingestellten Zone ein- oder ausgeblendet werden sollte.

Diese Ansichten bieten kristallklare visuelle Darstellungen, die alle Interaktionen persönlich erscheinen lassen und eine bessere Einbindung der Teilnehmer sowohl vor Ort als auch remote fördern.

4. Investieren Sie in hochwertige Audioqualität

Eine Lightyear-Umfrage ergab, dass 73 Prozent der Mitarbeiter angeben, dass sie während Besprechungen Audio- und Videoprobleme haben. Investieren Sie in zuverlässige Technik, die nahtlosen Audio für hybride Teams gewährleistet. Während Video wichtig ist, wird eine Besprechung zum Stillstand kommen, wenn Teilnehmer andere Teilnehmer nicht hören oder gehört werden können. Klare Audioeingänge sind auch wichtig, um automatische Transkriptionen zu ermöglichen, die die Barrierefreiheit in hybriden Besprechungen verbessern. 

Logitech hat mehr als 40 Jahre Audio-Meisterschaft, und alle Logitech-Geräte verwenden KI-gesteuertes RightSound 2, um Klarheit in Stimmen zu bringen und Ablenkungen zu beseitigen. Für größere Besprechungsräume erweitern Sie den Audiobereich tiefer in den Raum mit Mikrofon-Pods oder einer Tischkamera, Logitech Sight, damit die Stimme aller gehört wird, selbst von hinten im Raum.

Für größere, wertvolle Räume wie einen Mehrzweckraum oder einen Veranstaltungsraum sollten Sie ein modulares System aus leistungsstarken Kameras, Mikrofonen und Lautsprechern in Betracht ziehen, damit Sie die Einrichtung und Platzierung anpassen können, um am besten zu passen und flexibel für die Nutzung dieses Raums zu bleiben. Logitechs Rally AI Camera und AI Camera Pro unterstützen diese modularen Einsätze, indem sie die Aktion von vorne, hinten oder sogar von den Seiten des Raums erfassen und zusammen mit Rally-Systemaudio oder DSP-Anbietern leicht an Ihren Raum angepasst werden können.

5. Integrieren Sie hybridfreundliche Aktivitäten

Beginnen Sie Meetings mit interaktiven Eisbrecher-Aktivitäten, die sowohl von anwesenden als auch von virtuellen Teilnehmern leicht genossen werden können, wie z.B. virtuellen Umfragen (Was ist Ihr Lieblingsproduktivitätstrick?) und schnellen Trivia-Spielen, bei denen die Teilnehmer ihre Antworten über den Chat oder persönlich teilen können.

6. Lassen Sie das Engagement reibungslos fließen

Teilen Sie Meetings in kürzere Segmente auf oder fügen Sie Pausen ein, um Ermüdung zu bekämpfen. Verwenden Sie Whiteboarding-Tools in Kombination mit Logitech-Videokonferenzlösungen, die für die Integration mit Microsoft Teams, Zoom und Google Meet optimiert sind, um reibungslosere Brainstorming-Sitzungen zu ermöglichen, denen jeder visuell folgen kann.

7. Schließen Sie stark mit Aktionspunkten ab

Der KI-Meeting-Agent Noota schätzt, dass etwa 71 % der Meetings als unproduktiv gelten, was darauf hinweist, dass viele wahrscheinlich keine klaren, dokumentierten Ergebnisse haben. Um das Engagement nach dem Ende der Meetings aufrechtzuerhalten, ist es wichtig, die Ziele, Entscheidungen und nächsten Schritte für jeden Teilnehmer am Ende des Meetings klar zusammenzufassen.

Durch die Kombination durchdachter Meeting-Designs mit der Logitech-Suite von Videokonferenzlösungen können Sie eine ausgewogene hybride Umgebung schaffen, in der jeder Teilnehmer aktiv mitwirkt und sich einbezogen fühlt. Diese perfekte Mischung aus kreativen Strategien und fortschrittlicher Technologie fördert eine bessere Zusammenarbeit und stärkere Teamverbindungen und steigert das Engagement in hybriden Meetings.

Bereit, hybride Meetings in wirklich fesselnde Erlebnisse zu verwandeln? Erfahren Sie, wie Sie die Produktivität steigern und jedes Meeting für sowohl remote als auch anwesende Teams sinnvoll gestalten können – kontaktieren Sie uns noch heute!

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