Artikel: Erkenntnisse von Unternehmen, die flexible Büros einrichten

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Immer mehr Arbeitgeber wünschen sich, dass Arbeitnehmer häufiger, wenn nicht sogar Vollzeit, ins Büro zurückkehren. Mitarbeiter wünschen sich hingegen dringend flexible Arbeitszeiten und eine bessere Work-Life-Balance. Ist die Koexistenz der beiden machbar? Ist es möglich, die Kluft zwischen den Wünschen der Arbeitgeber und den Wünschen der Arbeitnehmer zu überbrücken? 

Wir wollten die derzeitige hybride Umgebung verstehen. Deshalb haben wir mit Experten führender Unternehmen wie Indeed gesprochen, um herauszufinden, was sie tun – und was sie bei der Einrichtung einer erfolgreichen hybriden Umgebung zu tun haben.

In diesem Artikel fassen wir die gewonnenen Erkenntnisse anhand von Beispielen aus der Praxis zusammen. Wie gehen Unternehmen mit dem hybriden Arbeiten um? Welche Strategien haben sich bewährt?

Geschäftsziele setzen und die Beiträge der Mitarbeiter einbeziehen

Eines haben wir laut und deutlich gehört: Wie auch immer Ihre hybride Umgebung aussieht, sie muss Ihren Geschäftszielen entsprechen. Natürlich möchten Sie, dass Ihre Mitarbeiter zufrieden sind. Aber damit müssen Sie auch klar festlegen, wie, wann und wo sie arbeiten. Nur so können Sie sicherstellen, dass Ihre Ziele erreicht werden. 

„Erfolgreiche Unternehmen von heute müssen erkennen, dass die Ergebnisse nur dann erreicht werden, wenn die ideale Umgebung für Arbeit und Zusammenarbeit geschaffen wird, sei es im Büro, zu Hause oder in hybriden Umgebungen“, sagt David Brown, Head of Brand Experience bei DIRTT. mit modernisierter Bauweise für Innenräume. „Die richtige Umgebung für Teams zu schaffen, ist der Schlüssel zu besseren Ergebnissen.“ 

Das Gleichgewicht zwischen Geschäftszielen und den Wünschen der Mitarbeiter erfordert eine offene Kommunikation. Führungskräfte setzen die Prioritäten, aber Mitarbeiter sollten in das Gespräch einbezogen werden, um die hybride Umgebung ihres Unternehmens zu definieren. Diese Zusammenarbeit kann unternehmensweit erfolgen durch Mitarbeiterbefragungen oder durch Gespräche zwischen Managern und ihnen direkt unterstellten Mitarbeitern, um herauszufinden, was für alle Beteiligten am besten funktioniert.

 

Zwangloses Gruppenmeeting

Aber was auch immer Sie tun: Sammeln Sie Informationen von Ihren Mitarbeitern nicht nur mit dem Anschein, dass Sie ihre Meinung wissen wollen. Sie müssen sie auch nutzen. 

„Wenn Sie Mitarbeiter dazu motivieren wollen, um Feedback zu bitten, sollten Sie dies zumindest zur Kenntnis nehmen und etwas daraus machen“, sagt Jenni Bedell, HR Consulting Practice Leader bei OneDigital, einem Beratungsunternehmen für Versicherungen, Finanzdienstleistungen und Personalwesen. „Das Schlimmste, was man tun kann, ist, Mitarbeiter um Feedback zu bitten, und es hilft nichts.“

Sammeln Sie die Daten. Sie brauchen den Einsatz von Mitarbeitern, aber auch Echtzeitinformationen. Prüfen Sie, wann Mitarbeiter ins Büro kommen und wo sie sich eher treffen. Erfahren Sie, welche Büros und Konferenzräume wann und von wie vielen genutzt werden. Mit all diesen Daten können Sie dann damit beginnen, Ihre Büroräume zu gestalten oder umzugestalten.

Gestalten Sie die Räume um die Menschen herum, um den persönlichen Kontakt zu priorisieren

Die Einstellung der Menschen zur Arbeit hat sich in den letzten Jahren verändert. Unsere Beziehung zum Büro, zueinander und zur Arbeit selbst entwickelt sich weiter, während sich die Prioritäten verschieben und wir erkennen, wie wichtig zwischenmenschliche Beziehungen sind.

Wir alle haben zum Beispiel während der Pandemie gelernt, dass die Arbeit von zu Hause aus ihre Vorteile hat – etwa die Möglichkeit, uns auf das „intensive Arbeiten“ zu konzentrieren. Aber die Arbeit von zu Hause aus hat auch Nachteile, wie z. B. den Mangel an sozialer Interaktion und mehr Reibungen in der Zusammenarbeit. Zusammen zu sein und sich voneinander inspirieren zu lassen ist lebenswichtig.

Wenn wir ins Büro kommen, brauchen wir Räume, die sowohl kollaborative Arbeit und soziale Momente ermöglichen als auch sinnvolle Ruhezeiten, um uns auf unsere eigenen Projekte zu konzentrieren.

Bei Indeed, einem Unternehmen, das Mitarbeiter Ressourcen für Jobsuche und Bewerbungen zur Verfügung stellt, ist das Büro ein Ort für Meetings, jedoch mit unterschiedlichen Zwecken. Die Vertriebsteams arbeiten persönlich zusammen, um stärkere Mentoring-Beziehungen zu fördern. Das User Experience-Team arbeitet an verschiedenen Studien und Fokusgruppen und profitiert vom Co-Location. Andere treffen sich vor Ort, um Mitarbeiter-Communitys aufzubauen und zu erhalten, wie z. B. eine Latinx in Tech-Gruppe oder Eltern- und Betreuungsveranstaltungen.

Detaillierte Lobby Austin TX

Bild mit freundlicher Genehmigung von Indeed

„Es gibt so viele Orte, an denen man Meetings abhalten kann, und das war eine große Veränderung in den letzten drei Jahren“, sagt Daniel Muraida, Collaboration Technology Design Manager bei Indeed. „Das ist eine große Hilfe. Ja, das tun die Leute remote, aber die Leute treffen sich auch gerne mit diesen Gruppen im Büro, weil so Barrieren abgebaut werden.“

Setzen Sie auf Flexibilität

Menschen, die ins Büro kommen, müssen die räumlichen Gegebenheiten anpassen, um sich in Gruppen zu versammeln oder einzeln zu arbeiten. Ein Büro muss durchdacht sein und Räume dürfen leicht versetzt werden. 

Diese Flexibilität zeichnet sich durch DIRTT aus. Das Geschäft besteht darin, dynamische Räume für Unternehmen zu schaffen und mit Kunden zusammenzuarbeiten, um nützliche Büros zu schaffen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. 

„Beginnen Sie mit der Technologie und bauen Sie darauf auf“, sagt Andy Nolloth, Experte für integrative Technologie bei DIRTT. „Denken Sie an das Erlebnis für die Menschen im Raum, aber auch für diejenigen außerhalb.“

Dirt Office

Bildnachweis: Mit freundlicher Genehmigung von DIRTT

Nolloth bietet verschiedene Vorschläge zur Verbesserung der Raumnutzung. Berücksichtigen Sie die Beleuchtung, Akustik, Einrichtung mit mehreren Bildschirmen, Audio mit modularen Mikrofonen usw., damit alle Teilnehmer während Besprechungen deutlich gesehen und gehört werden können. Stellen Sie Technologien bereit, mit denen Mitarbeiter aus der Ferne Räume für einen Tag buchen können. Und schaffen Sie Räume, die flexibel sind.

Laut Muraida von Indeed konnten viele der Konferenzräume von Indeed vor der Pandemie für acht oder mehr Personen Platz finden. Da jedoch weniger Menschen persönlich zusammenkommen, hat das Unternehmen die Räume neu gestaltet. Damit können zwei bis drei Teilnehmer in kleineren Sitzungen zusammengearbeitet werden. Und diese Flexibilität der Räume ermöglicht es Teams, sich spontan spontan zu versammeln, wenn ein Problem auftritt, das in einem kurzen Meeting gelöst werden kann.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter richtig für die hybride Arbeit ausgestattet sind

Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiterflexibilität in ihrer Tagesplanung zu höherer Produktivität und einer starken Unternehmenskultur führt. Der Pulse-Bericht des Future Forum zeigt, dass sich die Mitarbeiter in Unternehmen, die mehr Flexibilität bei der Zeiteinteilung bieten, besser konzentrieren (64 %) und insgesamt produktiver (39 %) sind.

Ein Vorteil der hybriden Arbeit ist sicherlich Flexibilität. Aber es erfordert mehr als nur eine Änderung des Managementansatzes. Um hybrides Arbeiten zu ermöglichen, müssen Unternehmen in Technologien investieren, die es ihren Mitarbeitern ermöglichen, problemlos zwischen verschiedenen Umgebungen zu wechseln – sei es im Homeoffice, ein gemeinsam genutzter Schreibtisch im Büro oder ein Konferenzraum.

Denn wo auch immer sich Mitarbeiter gerade aufhalten, sie sollten in der Lage sein, auf Augenhöhe mit ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn sie sich an verschiedenen Standorten befinden und virtuell abgehalten werden. Wir nennen das „gleichberechtigte Meetings“, und es ist entscheidend für hybrides Arbeiten. 

Leider können viele Mitarbeiter nicht in vollem Umfang an Remote-Meetings teilnehmen, auch weil sie nicht adäquat ausgestattet sind. Laut neuesten Untersuchungen von Logitech geben mehr als 85 % der Remote-Mitarbeiter an, dass sie Probleme mit Audio und Video haben.

Unternehmen wie DIRTT nehmen dieses Problem ernst und versuchen, es zu beheben. „Wir haben Leute, die sich noch nicht wohlfühlen, ins Büro zurückzukehren oder zu Hause besser arbeiten zu können“, sagt Nolloth von DIRTT. „Sie sind nicht physisch im Büro, aber mit der richtigen Technologie können sie trotzdem am Tisch teilnehmen.“ Er empfiehlt Unternehmen, ihren Mitarbeitern die nötigen Tools an die Hand zu geben, damit sie sich in das Gespräch einbezogen fühlen.

Remote-Mitarbeiter statten ihre Mitarbeiter mit hybrider Arbeit aus

Genießen Sie die Vorteile hybrider Arbeit

Wenn Sie die richtige Technologie und Flexibilität bieten, können Sie zufriedenere und produktivere Mitarbeiter machen. In einem wettbewerbsintensiven Geschäftsklima ist es wahrscheinlicher, dass diese Mitarbeiter Ihrem Unternehmen bleiben. 

„Wenn man die Mitarbeiter dazu befähigt, ihre Arbeit optimal zu erledigen, und ihnen die Möglichkeit gibt, flexibel zu bleiben, stellt sich dies einer Herausforderung der Eigenverantwortung“, so Muraida von Indeed. „Wir haben Ihnen die Werkzeuge und den Platz bereitgestellt, die Sie brauchen – was können wir sonst noch anbieten, damit Sie effizienter arbeiten können?“

Eine hybride Umgebung ist zwar gewöhnungsbedürftig, wird sie aber halten. Wenn Sie jetzt besser darüber nachdenken, gestalten Sie einen reibungsloseren Übergang, der zu Produktivität und Effizienz insgesamt führt. Letztendlich werden Unternehmen, die sich an hybrides Arbeiten anpassen, auf lange Sicht erfolgreicher sein. Und ihre Mitarbeiter werden es ebenso tun.

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