Die Checkliste für die Einrichtung von Flex Desks: 10 Tipps für IT-freundliche Arbeitsplätze

4. Schreibtischbuchungsanzeige oder Statusanzeige

Laut dem Work Trend Index 2025 von Microsoftgeben fast die Hälfte der Mitarbeiter (48 %) und mehr als die Hälfte der Führungskräfte (52 %) an, dass sich ihre Arbeit chaotisch und fragmentiert anfühlt. In Räumen mit mehreren flexiblen Schreibtischen kann eine Schreibtischbuchungsanzeige oder eine Statusleuchte Klarheit schaffen, indem sie anzeigt, ob ein Schreibtisch gebucht oder verfügbar ist. So lassen sich unangenehme Interaktionen vermeiden und Struktur in gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche bringen.

Tools wie Logitech Desk Booking ( z. B. Logitech Desk Booking) ermöglichen eine reibungslosere Zusammenarbeit und verbesserte Produktivität. Mitarbeiter können einen Schreibtisch im Voraus reservieren und erhalten Einblick in schreibtischspezifische Geräte, Barrierefreiheitsfunktionen und Kollegen mit Buchungen in der Nähe.

5. Zusätzliche Stromquelle

Eine zusätzliche Steckdose in der Nähe des Schreibtischs ist praktisch. Er eignet sich für Laptops mit proprietären Ladegeräten oder persönliche Geräte wie einen Mini-Lüfter. Dies erspart den Benutzern, unter Schreibtischen zu kriechen oder sich um Steckdosen zu streiten.

6. Zwei Monitore

Ein Monitor ist ausreichend. Zwei? Das ist das Gebiet der Power-User. Ob Sie Tabellenkalkulationen vergleichen, Team-Chats beiseite legen oder einfach nur digitale Luft zum Verschnaufen brauchen: Zwei Displays machen einen großen Unterschied – sie reduzieren die Versuchung, sich den ganzen Tag über einen Laptop-Bildschirm zu beugen.

7. QR-Code für schnelle Hilfe

Anstatt zu rätseln, was zu tun ist, wenn etwas schief läuft, sollten Sie ihnen eine klare und einfache Lösung bieten. Ein QR-Code auf dem Schreibtisch mit einer Anzeige wie „Sie benötigen Hilfe? Fangen Sie hier an.“ den Benutzern Zeit sparen und IT-Supportanfragen reduzieren. Es gibt einen Bonus, wenn die Landingpage für Mobilgeräte optimiert ist und ein klares Branding aufweist, sodass die Benutzer wissen, dass sie hier richtig sind.

8. Ein bequemer, verstellbarer Stuhl

Die ist ganz einfach: Wenn der Stuhl nicht bequem ist, wird der Schreibtisch nicht benutzt. Laut Weltgesundheitsorganisation (WHO).sind Schmerzen im unteren Rückenbereich die häufigste Ursache für Arbeitsunfähigkeit in 160 Ländern. Um Benutzern unterschiedlicher Körpergrößen gerecht zu werden, sollten Sie darauf achten, dass jeder Schreibtisch mit einem voll verstellbaren ergonomischen Stuhl mit angemessener Lordosenstütze ausgestattet ist. Dies ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Zufriedenheit zu steigern und Beschwerden zu reduzieren.

9. Desinfektionstücher

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist ein gemeinsam genutzter Schreibtisch. Ein kleiner, gut sichtbarer Behälter mit Desinfektionstüchern ermutigt die Benutzer, vor und nach dem Gebrauch aufzuräumen, damit das Setup frisch und keimfrei bleibt.

10. Freundliche Erinnerungsbeschriftung für das Einrichten und Aufräumen

Selbst das beste Setup braucht ein wenig menschliche Unterstützung. Eine kleine, gut platzierte Erinnerung, sich abzumelden, aufzuräumen und den Schreibtisch für die nächste Person bereit zu machen, hilft viel. 

Wenn sie gut gemacht sind, verleihen diese Zeichen Persönlichkeit und tragen dazu bei, eine Kultur der gemeinsamen Verantwortung am Arbeitsplatz zu schaffen.

*Bonus* 11. Nachhaltige Lösungen mit langfristiger Wirkung

Die Verpflichtung zu nachhaltigen Praktiken kommt sowohl den Unternehmen als auch dem Planeten zugute. Doch eine kürzlich durchgeführte Deloitte-Umfrage ergab, dass 63 % der Befragten weltweit angaben, dass ihr Arbeitgeber nicht genug für den Klimawandel und die Nachhaltigkeit tut – eine klare Chance zum Handeln.

Ermöglichen Sie eine Win-Win-Situation: Wählen Sie Produkte mit integrierten Funktionen wie Energiesparmodi zur Senkung des Energieverbrauchs und Software-Updates, die die Lebensdauer der Hardware verlängern. Selbst kleine Veränderungen – etwa die Wahl von Geräten, die aus recycelten Materialien, sauberer Herstellung und umweltfreundlichen Verpackungen hergestellt wurden – können zu großen Ergebnissen führen, die die Mitarbeiterstimmung verbessern und die Unternehmenswerte in die Tat umsetzen. Beispielsweise werden drei Viertel aller Logitech Produkte mit Next Life Plastics (recycelten Kunststoffen) hergestellt, wodurch mehr als 25.000 Tonnen CO2 (tCO2e) eingespart werden.

Der ultimative Flex

Mit den richtigen Tools können sich die Benutzer ohne zu zögern an die Arbeit machen, während die IT-Abteilung unnötige Fehlerbehebungen vermeidet, die Zeit und Ressourcen verschwenden. Ein gut durchdachtes flexibles Setup bietet ein nahtloses, sicheres und zufriedenstellendes Erlebnis – es wandelt sich von „nur einem zusätzlichen Schreibtisch“ zu einem Arbeitsplatz, den die Menschen gerne nutzen. Es geht darum, Reibungspunkte zu beseitigen, Funktionen hinzuzufügen und jeden Schreibtisch zugänglich zu machen. 

Mit dieser Checkliste statten Sie nicht nur Arbeitsplätze aus, sondern Sie gestalten auch erfolgreichere Erlebnisse.