Artikel: Tipps zum Veranstalten des ultimativen Vor-Ort-Meetings

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Vor-Ort-Meeting in ungezwungener, offener Umgebung

Planen Sie ein Offsite-Meeting? Vorsicht!

Warum? Früher war das Büro der Ort, an dem sich Mitarbeiter zur täglichen Arbeit trafen. Im Gegensatz dazu bot ein Offsite-Meeting den Mitarbeitern die Gelegenheit, dem Alltag zu entfliehen, sich intensiv der strategischen Planung zu widmen und sich außerhalb des üblichen Arbeitsumfelds mit Teamkollegen auszutauschen.

Die Umstände sind jetzt ganz anders. Laut Gallup gehen 53 % der Mitarbeiter heute davon aus, auf unbestimmte Zeit hybrid zu arbeiten, während 23 % glauben, langfristig ausschließlich im Homeoffice zu arbeiten. Diese Mitarbeiter nehmen selten an persönlichen Meetings teil. Der Austausch erfolgt hauptsächlich per Video.

Unter dieser Voraussetzung möchten Sie Ihr nächstes Teammeeting vielleicht an dem Ort abhalten, der Ihnen für ein Offsite-Meeting am wenigsten logisch erscheint: im Büro.

 

In Zeiten von Homeoffice und hybrider Arbeit ist das Büro das neue „Offsite“.

Persönliche Teammeetings sind heute wichtiger denn je. Viele Mitarbeiter haben sich seit 2020 nur selten gesehen und einige kennen sich gar nicht persönlich. Das Veranstalten eines Teammeetings – ob vor Ort oder offsite – ist eine tolle Möglichkeit, Ihr Team physisch, mental und emotional wieder zusammenzubringen.

Aber warum sollten Sie ein Meeting im Büro abhalten und nicht in einem schicken Hotel? Mit einem solchen Meeting bringen Sie alle Mitarbeiter unter ein Dach. Vor der Pandemie und dem hybriden Arbeiten interagierten einzelne Mitarbeiter eher mit Kollegen anderer Abteilungen. Indem Sie die Mitarbeiter zurück ins Büro holen, bieten Sie ihnen die Möglichkeit, neue Kollegen kennenzulernen und mit Mitarbeitern in Kontakt zu kommen, mit denen sie virtuell normalerweise nicht zusammenarbeiten. 

Wenn Sie ein Meeting im Büro abhalten, können sich neue Mitarbeiter das Hauptquartier ansehen, und Sie haben die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben persönlich zu erledigen, brisante Themen zur Sprache zu bringen, ein wenig zu arbeiten, sich ein wenig auszutauschen und insgesamt den Zusammenhalt im Team zu stärken – ganz in Ihrem Tempo und zu Ihren Bedingungen. 

Aber wie organisiert man ein Teammeeting, bei dem genau das und vielleicht noch mehr erreicht wird? Sehen Sie sich die folgenden Dos und Dont's an, um im hybriden Arbeitsalltag das ultimative Vor-Ort-Meeting zu planen.

DIE DOS

Do: klares Ziel formulieren

Die Mitarbeiter sollten vor dem Meeting im Büro wissen, was auf der Tagesordnung steht und warum.

Die Ziele für das Teammeeting sollten spezifisch und konkret sein. Verdeutlichen Sie Ihre Ziele, indem Sie in den Breakout-Sitzungen, Diskussionen und Präsentationen auf jedes einzelne davon eingehen.

BEISPIEL: Wenn Sie die Zusammenarbeit verbessern möchten, vermeiden Sie Präsentationen durch eine Person. Bitten Sie stattdessen ganze Teams, gemeinsam Ideen zu erarbeiten und zu präsentieren. Das Thema ist dabei weniger wichtig als die Zusammenarbeit der Teammitglieder.

Do: auf die Mitarbeiterbindung konzentrieren

Laut Keith Ferrazzi, Autor der New York Times-Bestseller „Geh nie alleine essen!“ und „Who’s Got Your Back?“ sollten persönliche Treffen hauptsächlich stattfinden, wenn es etwas zu feiern gibt oder man Kontakte knüpfen möchte und wenn komplexe und emotionale Themen zu besprechen sind, für die ein Videoanruf nicht der richtige Rahmen ist. Laut Ferrazzi ist das der eigentliche Zweck persönlicher Meetings.

Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich auf Diskussionen zu konzentrieren, die, unabhängig von Position, Erfahrung oder Betriebszugehörigkeit, für alle Mitarbeiter wichtig sind. Themen, die sich hierfür anbieten, sind etwa das Respektieren von Grenzen, die Verbesserung der Kommunikation und eine bessere Integration von Beruf und Privatleben. 

Meetings sollten mitreißend und inspirierend sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Themen Ihrem Team wichtig sind, fragen Sie es.

Do: Zeit für wichtige Verwaltungsaufgaben einplanen

Einige neuere Mitarbeiter haben Ihr Gebäude möglicherweise noch nie von innen gesehen, insbesondere wenn sie während der Pandemie eingestellt wurden. Wenn alle Mitarbeiter vor Ort sind, können Sie einige wichtige (und vielleicht auch lustige) Verwaltungsaufgaben erledigen:

  • Bieten Sie professionelle Porträtfotos an: Das Fotografieren von Porträts bietet neuen und auch erfahrenen Mitarbeitern einen zusätzlichen Nutzen.
  • Geben Sie eine umfassende Führung: Durch eine umfangreiche Führung haben Offsite-Teams weniger das Gefühl zu stören. Ihr Büro sollte die „Homebase“ sein und alle Mitarbeiter sollten sich wohlfühlen, wenn sie sich im Hauptquartier befinden.
  • Stellen Sie Mitarbeiter anderer Abteilungen vor: Remote-Mitarbeiter arbeiten vermutlich selten im selben Raum mit Führungskräften auf Vorstandsebene. Wenn hochrangige Führungskräfte vor Ort sind, stellen Sie sie Ihrem Team vor. 
  • Feiern Sie Erfolge: Ein tatsächliches Schulterklopfen ist remote schlichtweg unmöglich. Nutzen Sie die Gelegenheit, um persönlich die harte Arbeit Ihrer Mitarbeiter zu würdigen, Lob auszusprechen und Auszeichnungen zu überreichen.

TIPP: Die genannten Vorschläge eignen sich gut als Eröffnungsaktivität.

Do: Gleichgewicht zwischen Arbeit und Spaß finden

Reine Arbeit ohne jegliche Ablenkung? So wird das Meeting schnell langweilig und kontraproduktiv. 

Geben Sie Ihrem Team Zeit und Raum für einen echten Austausch, ohne dass es vom Büro eingeschränkt wird. Es geht dabei nicht um Teambuilding-Aktivitäten oder Spaß, der sich erzwungen anfühlt. Erzwungener Spaß macht nie wirklich Spaß.

Eine Happy Hour, ein gemeinsames Mittagessen oder vielleicht eine Yoga-Sitzung in der Gruppe wären eine Idee. Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, ungezwungen miteinander zu interagieren.

HINTERGRUND: Isolation am Arbeitsplatz beeinträchtigt die Produktivität und jeder dritte Remote-Mitarbeiter gibt an, sich vom Unternehmen abgekoppelt zu fühlen. Helfen Sie Ihren Teams, sich zu vernetzen, indem Sie ihnen Gelegenheiten für gemeinsame Aktivitäten geben.

Do: zur Remote-Teilnahme animieren

In Zeiten der Anywhere Economy sollten Vor-Ort-Meetings von überall aus zugänglich sein. 

Sie planen eine Vor-Ort-Veranstaltung natürlich, damit alle persönlich zusammenkommen. Das ist aber nicht immer für jeden machbar. Falls Sie bereits in Videokommunikationsprodukte investiert haben, sollten Sie diese verwenden, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter gleichberechtigt am Meeting teilnehmen kann. 

So konfigurieren Sie Ihren Raum für ein hybrides Meeting:

  • Mehrere Bildschirme bereitstellen
    Nutzen Sie einen Bildschirm, damit die virtuellen Teilnehmer immer zu sehen sind, und einen zweiten Bildschirm für besprechungsrelevante Inhalte wie Grafiken, Videos und Powerpoint-Präsentationen.
  • Schreibtische für ein Videomeeting anordnen
    Stellen Sie Schreibtische und Kameras so auf, dass alle im Bild zu sehen sind. Wenn virtuelle Teilnehmer sowohl den Redner als auch die Teilnehmer gleichzeitig sehen müssen, verwenden Sie eine zusätzliche Kamera.
  • Optimale Ansicht ermöglichen
    Eine Kamera auf der Vorderseite des Raums eignet sich ideal für Breakout-Sitzungen. Bei offenen Räumen empfehlen wir eher eine Videobar, die auf einem Rollwagen angebracht ist. Überlegen Sie, wie die Aktivitäten im Raum für Remote-Teilnehmer aussehen und sich anhören und wählen Sie dann ein passendes Setup.
  • Audio aufnehmen
    Platzieren Sie zusätzliche Mikrofone strategisch im Raum, damit virtuelle Teilnehmer den Gesprächen folgen können. Dadurch werden auch Umgebungs- und Hintergrundgeräusche blockiert.
  • Auf technische Probleme vorbereiten
    Beraten Sie sich vor der Veranstaltung mit Ihrem IT-Team, um allgemeine technische Probleme wie Probleme mit der WLAN-Verbindung oder der Bereitstellung des Videosystems zu verhindern.

Do: Feedback einholen

Bitten Sie nach Ende der Vor-Ort-Veranstaltung um ehrliches Feedback. Weisen Sie die Teilnehmer darauf hin, dass die Antworten anonym und für die Planung zukünftiger Meetings entscheidend sind. 

Sie können auch am Ende der Veranstaltung eine entsprechende Diskussion anregen. Das ist eine großartige Möglichkeit, im Team kreativ zu werden, uneingeschränkt zu brainstormen und neue Ideen zu sammeln.

TIPP: Kündigen Sie die Feedbackrunde vorher an. Informieren Sie die Teilnehmer darüber, dass genügend Zeit für einen offenen Austausch darüber bleibt, was gut lief und wo Verbesserungsbedarf besteht. Setzen Sie die Feedbackrunde auf die Tagesordnung, damit alle Teilnehmer genügend Vorbereitungszeit haben.

DIE DON'TS

Don't: Autorität aufgeben

Versuchen Sie nicht, Ihre Rolle als Chef abzulegen, um „Teil des Teams“ zu sein. Ihr Team wird während der Veranstaltung Führung von Ihnen erwarten, genauso wie es sich im Alltag auf Ihre Führungsqualitäten verlässt.

Nutzen Sie Ihre Position als Führungskraft, um das Meeting zu leiten, die Teilnahme zu moderieren und das Mitwirken der Teilnehmer zu fördern. 

Don't: zu viele Teilnehmer einladen

Ein Meeting mit allen Mitarbeitern zu veranstalten, kann wichtige Gespräche beeinträchtigen, zu Ablenkungen führen und Entscheidungen verhindern. 

Laut Neda Mansoorian, Mitbegründerin und CEO von Leviti, Inc., einem Unternehmen für Veranstaltungsplanung und -forschung, ist weniger mehr. 

„Wir haben umfangreiche Studien zur Wirkung häufiger, kleinerer Veranstaltungen durchgeführt – sogenannten Mikro-Events“, berichtet Mansoorian. „Bei kleinen Ausflügen von ein bis drei Stunden erfährt man Neues und Persönliches übereinander. Genau solche Ausflüge führen zu exklusiven und bedeutungsvollen Beziehungen.“ 

Überlegen Sie genau, wer an einer Veranstaltung teilnehmen muss, sei es virtuell oder persönlich. Die Teilnehmer sollten direkt von den Aktivitäten im Vor-Ort-Meeting profitieren oder dazu beitragen. 

Mitarbeiter, die den Inhalt des Meetings nur als „Nice to know“ ansehen würden, sollten vermutlich nicht eingeladen werden. Sie können ihnen später eine Videoaufzeichnung zur Verfügung stellen.

Don't: wettbewerbsorientierte Teambuilding-Aktivitäten anbieten

Was gibt es Schlimmeres als erzwungenen Spaß? Einen erzwungenen Wettbewerb, der Spaß machen soll. 

Wettbewerbsorientiertes Teambuilding eignet sich nicht für den Arbeitsplatz. Sie können Zusammenhalt und Verbindungen schaffen, ohne dass die Mitarbeiter konkurrieren müssen.

Teambuilding-Aktivitäten, die Zusammenhalt schaffen:

  • Humanitäre Hilfe (ein Haus bauen)

  • Gemeinsam eine Mahlzeit zubereiten und als Gruppe genießen (evtl. in kleineren Gruppen) 

  • Escape Room-Teilnahme, bei der alle zusammenarbeiten müssen, um ein Problem oder Rätsel zu lösen

Teambuilding-Aktivitäten als Wettbewerb, die Sie vermeiden sollten:

  • Gokart-Rennen 

  • Lasertag

  • Paintball 

  • Spiele im olympischen Stil (Tauziehen/Staffellauf)

Das Mantra für die Vor-Ort-Veranstaltung sollte „Alle für einen“ und nicht „Einer gegen alle“ lauten.

Don't: Mitarbeiter in den Mittelpunkt drängen

Redner und Presenter sollten rechtzeitig informiert werden. Wenn Sie Mitarbeiter ins kalte Wasser werfen, kann das dazu führen, dass sie verärgert und verlegen reagieren, was vermutlich die Arbeitsmoral beeinträchtigt und die Teilnahme insgesamt hemmt.

Bei einer Vor-Ort-Veranstaltung sind häufig die verschiedensten Persönlichkeitstypen vertreten. Introvertierte Teilnehmer benötigen vermutlich mehr Zeit für die Vorbereitung, bevor sie sich sicher genug fühlen, die Gruppe anzusprechen oder Ideen zu präsentieren.

Animieren Sie die Teilnehmer zum Mitmachen, indem Sie positiv auf diejenigen reagieren, die sich ganz selbstverständlich einbringen. Wenn Sie für einen geschützten Raum sorgen, in dem Meinungen und Ideen willkommen sind, schaffen Sie eine Umgebung, in der sich introvertierte Mitarbeiter eher zu Wort melden.

TIPP: Wenn Sie sich in letzter Minute für Presenter entscheiden, informieren Sie sie. Wenn diese nicht unvorbereitet sprechen möchten, schlagen Sie vor, dass sie eine Videopräsentation erstellen, die an das Team weitergegeben wird.

Die optimale Vor-Ort-Veranstaltung ist zielgerichtet

„Eine optimale Vor-Ort-Veranstaltung sollte sich in etwa gleichen Teilen aus Inspiration, Spaß im Team, Zusammenarbeit und Planung zusammensetzen“, so Hayley Nelson, Global Head of B2B Marketing bei Logitech. 

Eine Vor-Ort-Veranstaltung ist erfolgreich, wenn Sie zielgerichtet planen und sich bewusst Ziele setzen. 

Cassie LaMere ist die Gründerin von Cassie LaMere Events, einer Agentur, die Teammeetings für Fortune-500-Unternehmen organisiert. LaMere zufolge ist eine gut geplante Vor-Ort-Veranstaltung eine hervorragende Gelegenheit, die Standards und Ideen der Marke zu stärken.

„Ihr Team wird wahrscheinlich in den sozialen Medien über seine Erfahrungen berichten. Nutzen Sie das als Gelegenheit, bestehende und potenzielle Kunden sowie potenzielle neue Mitarbeiter zu erreichen“, erklärt LaMere. „Außerdem ist eine gut durchdachte Vor-Ort-Veranstaltung eine großartige Gelegenheit für Ihr Team, engere Verbindungen aufzubauen – sei es im wirklichen Leben oder virtuell.“

Nutzen Sie die Gelegenheit, um alle zusammenzubringen – und zurück ins Büro. Unabhängig davon, ob Sie Ihre Räumlichkeiten neu gestaltet haben oder nicht, es ist Ihre Chance, Ihr Team im Unternehmen willkommen zu heißen. Lernen Sie neue Mitarbeiter kennen, würdigen Sie gute Arbeit und bringen Sie Ihr Team voran. 

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