Die TCO-Lücke schließen: Wie IT und Facility-Management-Abteilungen endlich dieselbe Sprache sprechen können
Unternehmen sind sich weitgehend einig über den Wert, den Videokonferenzen für die Belegschaft haben. Zum Beispiel stimmen 87% der Führungskräfte am Arbeitsplatz zu, dass eine starke Arbeitsplatzerfahrung zu Verbesserungen bei Zusammenarbeit und Produktivität führen kann. Obwohl die Vorteile klar sind, gibt es jedoch eine Diskrepanz darin, wie wichtige Stakeholder (z. B. IT- und Facility-Management-Teams) ihre Investitionen in Videokonferenzen und andere Arbeitsplatztechnologielösungen bewerten.
Während IT und Facility-Management-Abteilungen grundlegend dasselbe menschliche Ergebnis anstreben (eine produktive Mitarbeitererfahrung) und ihren Erfolg anhand einer zentralen, übergeordneten Kennzahl (TCO) bewerten, sind ihre Erfolgsdefinitionen aus finanzieller und operativer Sicht völlig unterschiedlich.
Dieses Problem rührt größtenteils daher, wie die beiden Bereiche TCO definieren. Während sich IT-Teams auf die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) konzentrieren, fokussieren sich Facility-Management-Teams auf die Gesamtnutzungskosten (Total Cost of Occupancy). Was bedeutet das jeweils und wie können beide Teams früher im Kaufprozess mehr Gemeinsamkeiten finden? Heutige Themen.
Was sind Gesamtbetriebskosten?
Laut TechTarget ist die Total Cost of Ownership (TCO) „eine Schätzung der Kosten, die mit dem Kauf, der Bereitstellung, der Verwaltung, der Nutzung und der Außerbetriebnahme von IT-Ressourcen wie beispielsweise einem Produkt oder einem Gerät verbunden sind“.
Die Kosten, die zu den Gesamtbetriebskosten beitragen, umfassen:
Direkte Kosten wie Kaufpreis, Installation und Wartung.
Indirekte Kosten wie Schulung, Ausfallzeiten und Leistungseinbußen.
Immaterielle Kosten wie Produktivitätsverluste der Mitarbeiter und Compliance-Risiken.
IT-Teams blicken über die anfänglichen Kauf- und Installationsgebühren hinaus, um die Lebenszykluskosten der Technologie zu erfassen: Kompatibilität, Zuverlässigkeit, Sicherheit und Support. Für sie decken die Gesamtbetriebskosten alles ab, von Firmware-Updates bis hin zu Geräteverwaltung und Fehlerbehebung. Ihre Priorität? Nahtlose Benutzererlebnisse, minimale Unterbrechungen und einfache Skalierbarkeit.
Was sind die Gesamtbetriebskosten für Immobilien?
Gesamtbetriebskosten für Immobilien sind eine Schätzung der Kosten, die mit dem Besitz oder der Anmietung von Immobilien verbunden sind, von der Grundmiete bis hin zu wiederkehrenden Ausgaben wie Nebenkosten, Instandhaltung und Versicherungen.
Facility-Management-Verantwortliche betrachten Investitionen als Teile eines größeren Puzzles und berücksichtigen dabei, wie effizient Räume genutzt werden, wie viel die Ausstattung der Räume kostet und wie einfach sie die Räume anpassen können, wenn sich die geschäftlichen Anforderungen ändern.
Videokonferenzen fügen der Gleichung neue Überlegungen hinzu. Beleuchtung, Akustik und Möbel spielen alle eine wichtige Rolle bei der Schaffung des idealen Meeting-Erlebnisses. Es geht nicht nur darum, Bildschirme anzuschließen; es geht darum, zu überdenken, wie jeder Quadratfuß Raum Verbindung und Zusammenarbeit inspiriert.
Wo liegen die größten Reibungspunkte zwischen IT und Facility-Management-Abteilungen?
Letztendlich haben IT und Facility-Management-Abteilungen gemeinsame Ziele, wenn es um die Anschaffung von Videokonferenzausrüstung geht.
Sie möchten, dass ihre Teams effektiv zusammenarbeiten und aus jedem Meeting mehr Wert schöpfen.
Sie möchten den Mitarbeitern eine konsistente Erfahrung bieten, egal ob sie im Büro oder zu Hause sind.
Sie möchten, dass sich diese Erfahrung in einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und einer stärkeren Mitarbeiterbindung niederschlägt.
Das Problem ist, dass beide Teams zwar viele der gleichen Ziele in Bezug auf die Mitarbeitererfahrung verfolgen, Strategie und Planung jedoch in Silos stattfinden.
Laut Logitech’s The Workplace Equation report glauben sowohl Facility Management- als auch IT-Teams, dass sie die primäre Instanz für die Arbeitsplatzerfahrung sind, aber die meisten arbeiten zu Beginn eines Projekts nicht zusammen. Tatsächlich werden nur 24% der IT-Teams konsultiert, bevor die Raumplanung beginnt. Infolgedessen ist der Entscheidungsprozess in der Regel unzusammenhängend:
Kennzahlen: Die IT misst die TCO als Kosten pro Benutzer/Gerät, während die Facility-Management-Abteilung sie als Kosten pro Quadratfuß misst.
Kapitalallokation: Die IT betrachtet technische Upgrades als schnelllebige betriebliche Investitionen, während die Facility-Management-Abteilung Büroflächen als mehrjährige abschreibungsfähige Vermögenswerte mit starren Mietbedingungen betrachtet.
Benutzerfreundlichkeit: Ein hochmodernes Büro ist nutzlos, wenn die Technik für die Raumbuchung oder Videokonferenzen versagt. Umgekehrt ist nahtlose Technik an einem untergenutzten Standort verschwendet.
Wenn IT- und Facility-Management-Teams die bestmögliche Investition in ihre Videokonferenzerfahrung tätigen wollen, müssen sie eine kohärentere Partnerschaft aufbauen. Lassen Sie uns also aufschlüsseln, wie das aussieht.
Wie IT und Facility-Management-Abteilung die Arbeitsplatzerfahrung besser aufeinander abstimmen können
Solange Facility-Management- und IT-Abteilungen bei den genannten Bewertungspunkten nicht aufeinander abgestimmt sind, werden sie bei der Videokonferenzerfahrung weiterhin hinter den Erwartungen zurückbleiben. Sie können damit beginnen, diese Lücke zu schließen, indem sie Gemeinsamkeiten finden.
Auch wenn dies nicht über Nacht geschieht, gibt es einige wichtige Schritte, die Sie unternehmen können, um den Prozess zu beschleunigen. Das gemeinsame Thema dieser Schritte ist das Engagement für eine engere Zusammenarbeit zwischen den zentralen Teams.
Ein Team für Arbeitsplatzerfahrung erstellen
Wenn jeder glaubt, für die Arbeitsplatzerfahrung verantwortlich zu sein, ist niemand wirklich verantwortlich. Um diese Dynamik zu ändern, können Sie ein dediziertes Team für die Arbeitsplatzerfahrung einrichten. Dadurch beginnen Sie, die Arbeitsplatzerfahrung als zentrale Geschäftsstrategie zu behandeln – etwas, das laut dem Workplace Equation-Bericht derzeit nur 27% der Unternehmen tun.
Warum ist das so wichtig? Weil etwas, das wichtig genug ist, um eine zentrale Geschäftsstrategie zu werden, die Aufmerksamkeit und Überlegung erhält, die es verdient. Rollen werden festgelegt, Prozesse etabliert und Kennzahlen definiert. Dies schafft die notwendige Infrastruktur, um Entscheidungen zur Arbeitsplatzerfahrung zu treffen, hinter denen alle stehen können.
Erfolgsmetriken für die Arbeitsplatzerfahrung standardisieren
Wenn Teams gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten, wird jede Entscheidung bewusster getroffen. Sobald Sie also Ihr Team für Arbeitsplatzerfahrung zusammengestellt haben, müssen Sie Kennzahlen festlegen, auf die sich alle einigen können.
Die folgende Grafik zeigt, wie sich die individuellen Schwerpunkte von IT- und Facility-Management-Teams zu einem gemeinsamen Fokus entwickeln können:
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Gemeinsame Kennzahl
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IT-Fokus
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Facility-Management-Fokus
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Kombinierter Nutzen
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|---|---|---|---|
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Auslastung
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Nutzung von Raumtechnik, Nutzung von Peripheriegeräten | Flächenzuweisung, Belegungs- und Auslastungsraten, Bürofläche | Dynamische Anpassung der Flächennutzung basierend auf der tatsächlichen Technologie- und Raumnutzung |
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Energieeffizienz
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Rechenzentrums-/Cloud-Effizienz, Energieverbrauch im Lebenszyklus von Geräten, Rechenleistung | Effizienz von HLK-Anlagen, Beleuchtungseffizienz, Gebäudesysteme | Integriertes Gebäudemanagement (intelligente Abschaltungen durch Sensordaten gesteuert) |
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Mitarbeiterproduktivität
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Geräteverfügbarkeit, Hardware-Support, Konnektivität | Arbeitsplatzgestaltung, Büroausstattung, Standort/Pendelweg | Reibungsloser Ablauf von der Anmeldung zu Hause über die Schreibtischeinrichtung bis hin zu großen Meetings |
Gemeinsame Verantwortung für den digitalen und physischen Stack übernehmen
Allzu oft werden Entscheidungen über Raum- und Gebäudetechnologie viel später getroffen, als sie sollten. Infolgedessen wird oft zu wenig darüber nachgedacht, wie Technologie einen Raum beeinflussen und die Menschen, die ihn nutzen, am besten unterstützen kann.
Wenn Sie Besprechungsräume und flexible Flächen als gemeinsame Verantwortung betrachten, bei der Raumgestaltung und Videokonferenztechnik von Anfang an zusammen gedacht werden, treffen Sie zwangsläufig intelligentere und wertorientiertere Entscheidungen.
Warum die TCO-Ausrichtung ein Wettbewerbsvorteil ist
Die Abstimmung von IT und Facility Management ist nicht nur eine administrative Aufgabe – sie ist ein Wettbewerbsvorteil, der sich auf die organisatorische Effizienz, die Mitarbeiterbindung und die Kostendisziplin auswirkt. Je früher Unternehmen dies erkennen, desto eher können sie die Vorteile nutzen.
Wie sehr ist Ihr Unternehmen auf die Arbeitsplatzerfahrung ausgerichtet? Lesen Sie den Bericht The Workplace Equation 2026, um zu sehen, wo Sie sich auf dem Spektrum der Reife der Arbeitsplatzerfahrung befinden.
Häufig gestellte Fragen – FAQ
Was ist der Unterschied zwischen den Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) und den Gesamtbelegungskosten (Total Cost of Occupancy)?
Die Gesamtbetriebskosten schätzen die Ausgaben für den Kauf, die Bereitstellung, die Verwaltung, die Nutzung und die Außerbetriebnahme von IT-Assets (direkte Kosten wie Anschaffung und Installation, indirekte Kosten wie Schulung und Ausfallzeiten sowie immaterielle Kosten wie Produktivitätsverluste). Die Gesamtbelegungskosten schätzen die Ausgaben für den Besitz oder die Anmietung von Immobilien, von der Grundmiete bis hin zu wiederkehrenden Kosten wie Nebenkosten, Instandhaltung und Versicherungen. IT-Teams verwenden in der Regel Ersteres; Facility-Management-Teams verwenden Letzteres.
Warum definieren IT- und Facility-Management-Teams TCO unterschiedlich?
Weil sie das gleiche Ergebnis (eine produktive Mitarbeitererfahrung) aus unterschiedlichen Blickwinkeln anstreben: Die IT misst die Kosten pro Benutzer/Gerät und betrachtet Technologie als eine schnelllebige betriebliche Investition, während die Facility-Management-Abteilung die Kosten pro Quadratfuß misst und Büroflächen als mehrjähriges, an Wert verlierendes Anlagegut mit starren Mietbedingungen betrachtet.
Wie oft werden IT-Teams konsultiert, bevor die Raumplanung beginnt?
Laut dem Bericht „The Workplace Equation“ von Logitech werden nur 24% der IT-Teams konsultiert, bevor die Raumplanung beginnt, obwohl sowohl die IT als auch die Facility-Management-Abteilung glauben, die primäre Autorität für die Arbeitsplatzerfahrung zu sein.
Welche Ausgaben tragen zu den Gesamtbetriebskosten bei?
Es gibt drei verschiedene Ausgabenkategorien, die zu den Gesamtbetriebskosten beitragen: direkte Kosten (Kaufpreis, Installation, Wartung), indirekte Kosten (Schulung, Ausfallzeiten, Leistungsineffizienzen) und immaterielle Kosten (Verlust der Mitarbeiterproduktivität, Compliance-Risiko).
Wie können IT- und Facility-Management-Teams bei Entscheidungen zur Arbeitsplatztechnologie besser zusammenarbeiten?
Bilden Sie ein dediziertes Team für die Arbeitsplatzerfahrung, standardisieren Sie gemeinsame Erfolgskennzahlen für beide Teams und verwalten Sie den digitalen und physischen Stack gemeinsam, sodass Raumdesign und Videokonferenzausrüstung von Anfang an zusammen geplant werden.
Wie viel Prozent der Unternehmen behandeln die Arbeitsplatzerfahrung als Kernunternehmensstrategie?
Nur 27%, laut dem Bericht „The Workplace Equation“. Dies ist ein Hauptgrund für die Einrichtung eines dedizierten Teams für die Arbeitsplatzerfahrung.
Warum ist die TCO-Abstimmung speziell für das Videokonferenzerlebnis wichtig?
Ein hochmodernes Büro wird beeinträchtigt, wenn die Raumbuchungs- oder Videokonferenztechnik versagt, und nahtlose Technologie wird in einem unzureichend genutzten Raum verschwendet. Die Abstimmung stellt sicher, dass Investitionsentscheidungen sowohl die Technologie als auch die physische Umgebung, in der sie betrieben wird, berücksichtigen.
Lohnt sich die Abstimmung zwischen IT und Facility-Management-Abteilung hinsichtlich der TCO?
Ja. Es ist ein Wettbewerbsvorteil, der sich auf die organisatorische Effizienz, die Mitarbeiterbindung und die Kostendisziplin auswirkt, nicht nur eine administrative Übung.
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