Mit der immer häufigeren Nutzung von Videokonferenzen steigt auch die Meeting-Müdigkeit

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Abbildung eines Monitors mit zugehöriger Webcam in einer Videobesprechung

Dass Telearbeit während der Pandemie überhaupt möglich war, verdanken wir unter anderem der Videokonferenztechnologie. Ohne Videokonferenzen wäre die Arbeit im Homeoffice oder die Einrichtung eines hybriden Arbeitsplatzes kaum denkbar. Andererseits würden viele von uns nach einem Jahr Homeoffice und fast pausenlosen Online-Meetings gerne etwas weniger Zeit in virtuellen Treffen verbringen. Aber liegt das Problem bei Videokonferenzen selbst – oder darin, wie wir sie nutzen?

Im ersten Teil unserer zweiteiligen Serie beschäftigen wir uns damit, weshalb uns virtuelle Meetings anders belasten als Telefonkonferenzen und wie die Teilnahme an virtuellen Meetings eingeschränkt werden kann. In Teil 2 gehen wir aufbestimmte Strategien ein, die gegen die Meeting-Müdigkeit helfen.

Warum uns Videokonferenzen auslaugen

Das wissen wir: Wissenschaftliche Studien belegen, was Büroangestellte längst am eigenen Leib erfahren haben: Stundenlange Videogespräche können auslaugen und ermüden. Dieses Phänomen ist so weit verbreitet, dass „Zoom-Müdigkeit“ (aufgrund der Popularität von Zoom) mittlerweile ein geläufiger Begriff für die Erschöpfung nach einem langen Tag endloser Videokonferenzen ist.

Akkurater wird das Problem durch die Bezeichnung „Ermüdung durch Videokonferenzen“ oder „Videokonferenz-Erschöpfung“ beschrieben.https://whatis.techtarget.com/definition/Zoom-fatigue-virtual-meeting-fatigue. Ein Thema, das in aller Munde ist.

Dr. Gianpiero Petriglieri, Professor an der Wirtschaftshochschule INSEAD erklärt, dass es den Teilnehmern von virtuellen Meetings schwerer fällt, nonverbale Hinweise wie Stimmlage, Tonfall, Mimik oder Körpersprache zu lesen. Darauf stärker achten zu müssen, verbrauche mehr Energie als in einer Präsenzveranstaltung.https://en.wikipedia.org/wiki/Zoom_fatigue

Diese Theorie unterstützt auch Dr. Jeremy Bailenson der Stanford University, der „den konstanten, intensiven Augenkontakt, die permanente Selbstansicht, die mangelnde Mobilität über einen längeren Zeitraum hinweg und die zunehmende Schwierigkeit der Deutung nicht-verbaler Hinweise“ als Hauptgründe für die digitale Ermüdung ausmacht.https://www.cnbc.com/2021/05/25/firms-are-dialing-back-on-video-calls-to-avoid-zoom-fatigue.html

Dieses Problem ist erst jetzt durch die Coronapandemie großflächig in der Arbeitswelt angekommen. Für eine frisch im Homeoffice arbeitende Belegschaft waren Videokonferenzen zunächst ein Segen: Sie schufen eine gewisse Normalität im Arbeitsalltag und ermöglichten den Kontakt und die Zusammenarbeit mit Kollegen.

Doch war dies zu viel des Guten? Ein Vergleich könnte sich lohnen.

Abbildung einer Person in einer Videobesprechung

Warum Konferenzmüdigkeit wie E-Mail-Stress wirkt

Um die Probleme der Ermüdung durch virtuelle Besprechungen – und mögliche Lösungsansätze – besser zu verstehen, könnte es hilfreich sein, über die Funktion von E-Mails im modernen Büroalltag nachzudenken.

Wir alle wissen, dass E-Mail-Kommunikation als Stressfaktor und Auslöser von Angst wahrgenommen werden kann. Eine ständige Überflutung mit E-Mails führt möglicherweise zu Einbußen der Arbeitsproduktivität.

Aber die Lösung kann nicht darin liegen, E-Mails komplett abzuschaffen. Schließlich ist uns bekannt, wie wichtig dieses Medium für die geschäftliche und auch private Kommunikation ist. Es kommt stattdessen darauf an zu lernen, E-Mails in den richtigen Situationen einzusetzen – und manchmal auch darauf zu verzichten.

Nicht jede Nachricht muss über E-Mail verschickt werden. Manchmal genügt eine kurze Textnachricht, ein Chat oder ein Griff zum Telefon, um langatmige E-Mail-Konversationen zu vermeiden. Diese und andere Strategien können dabei helfen, die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen, ohne davon überwältigt zu werden.

Genau das Gleiche gilt für Videobesprechungen. 

Abbildung eines Monitors mit Besprechungskalender

Ein bewussterer Umgang mit Videokonferenzen

Wir wissen, dass Videokonferenzen wichtig und deshalb auch in Zukunft unverzichtbar sind. Fest steht jedoch auch, dass wir die Anzahl der Videokonferenzen, an denen wir teilnehmen, einschränken müssen, um Ermüdungserscheinungen und Burnout zu vermeiden.

Vor der Vereinbarung einer Videokonferenz sollten wir uns deshalb die Frage stellen, ob das Meeting überhaupt notwendig ist. Kann das Thema asynchron über Chat, Slack, Google Docs, Microsoft Teams oder sogar E-Mail behandelt werden?

Folgende Kriterien sollten berücksichtigt werden, um zu beurteilen, ob eine Videokonferenz erforderlich ist:

  • Müssen verschiedene komplexe Fragen beantwortet werden, was über E-Mail recht schwierig ist?
  • Ist eine Gruppendiskussion zur Konsensbildung erforderlich?
  • Haben Sie keine Zeit, eine E-Mail-Antwort abzuwarten, da Sie sofortiges Feedback benötigen?
  • Sind zwischenmenschliche Beziehungen wichtig, eine persönliche Besprechung jedoch nicht möglich?
  • Müssen visuelle Informationen wie zum Beispiel Design-Ideen in einem Live-Forum ausgetauscht werden?
 
Wenn mindestens eine dieser Fragen bejaht werden kann, empfiehlt sich eine Videokonferenz. In allen anderen Fällen könnten auch Alternativen wie E-Mail, Chat oder Telefon in Frage kommen.
 
Eine weitere Herangehensweise an diese Frage bietet Ihnen unsere Infografik: Videobesprechung oder E-Mail: Wie kommuniziere ich besser?

     

Strategien gegen Konferenzmüdigkeit

Ein Ansatz besteht darin, die Anzahl der Videobesprechungen, an denen Sie teilnehmen, zu begrenzen. Aber da Sie wahrscheinlich auch weiterhin zu zahlreichen virtuellen Meetings eingeladen werden, sollten Sie andere Strategien zur Hand haben, auf die Sie zurückgreifen können.

„Schuld an der Konferenzmüdigkeit sind vor allem eine schlechte Ton- und Videoqualität, da sich die Teilnehmer beim Zusehen und Zuhören übermäßig anstrengen müssen”, weiß Scott Wharton, VP & GM of Video Collaboration bei Logitech. „Glücklicherweise gibt es einige gute Methoden, die hier Abhilfe schaffen.“

Lesen Sie den zweiten Teil dieser Serie mit 10 konkreten Vorschlägen gegen die Konferenzmüdigkeit.

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