Welch LLP vereinfacht die Raumnutzung mit umsetzbaren Daten von Logitech

Die hybride Hürde: Herausforderungen im Bereich Raum und Technik

Welch LLP sah sich zwei großen Herausforderungen gegenüber: der Anpassung an hybrides Arbeiten und der Verwaltung einer Umgestaltung des Büros – vom Umzug von fünf Etagen auf eineinhalb Etagen.

„Wir haben erkannt, dass wir unsere Räume ganz anders nutzen als zuvor. Es arbeiteten immer noch viele Menschen von zu Hause aus, und die Herausforderung bestand darin, den Raum, den wir hatten, effektiv zu nutzen“, erklärt Graham Conte, IT-Direktor.

Um dieser neuen Realität Rechnung zu tragen, führte Welch ein Flexdesk-Modell ein, bei dem etwa zwei Drittel der Schreibtische für die Nutzung durch Mitarbeiter buchbar waren, anstatt bestimmten Mitarbeitern zugewiesen zu werden. Die vorherigen Systeme, die Welch ursprünglich verwendete, führten jedoch zu Ineffizienzen und fehlten nützliche Einblicke. Die Nutzungsdaten waren inkonsistent, da die Mitarbeiter ihre Reservierungen manuell überprüfen mussten. 

Das Welch-Team stellte zudem fest, dass das IT-Team von Welch häufig technische Probleme an den Arbeitsplätzen beheben musste.

Welch benötigte eine Lösung, die Echtzeit-Transparenz in die Nutzung des Arbeitsplatzes bieten, das Desk-Management verbessern und die IT-Arbeitslast reduzieren konnte – und das alles, während die Mitarbeitererfahrung verbessert wurde.

Technologie, die funktioniert: Eine flexible Zukunft aufbauen

Nach der Recherche von Optionen entdeckte Conte Logi Dock Flex und das Logitech Sync-Portal und sah eine Gelegenheit, die Herausforderungen von Welch direkt anzugehen. Die Firma führte einen dreimonatigen Testpilot mit drei Logi Dock Flex-Systemen durch. Nach einem erfolgreichen Pilotprojekt installierte Welch Logi Dock Flex an etwa 200 Flexdesks. Dies ermöglichte es den Mitarbeitern nicht nur, Schreibtische zu buchen und sich automatisch nur durch das Einstecken einzuchecken, sondern gab der IT auch eine zentrale Verwaltung über die Logitech Sync-Software.

„Sync gibt uns die Möglichkeit, Geräte zu verwalten, aus der Ferne zu beheben und uns in Systeme einzuloggen, als stünden wir direkt davor“, sagt Conte. „Es hat die hübschen Grafiken und Visualisierungen, die man erwarten würde, aber es hat auch die wichtigen Daten, die wir benötigen, um unsere Raumnutzung wirklich zu verstehen.“

Neben den Schreibtischsystemen verbesserte Welch seine Besprechungsumgebungen mit Logitech Rally Bar Videokonferenzkameras, Tap-Schedulern und anderer Videokonferenztechnologie, um konsistente Benutzererlebnisse zu gewährleisten.

„Jetzt gehen die Mitarbeiter einfach in einen Besprechungsraum, drücken einen Knopf, und das System startet. Die Technologie tritt in den Hintergrund, sodass sie sich auf ihre Arbeit konzentrieren können“, sagt Conte.

Die Firma nutzt auch die Logitech Select-Dienste, die schnelle und zuverlässige Ersatzlieferungen für beschädigte Geräte gewährleisten.

„Wir können nicht lange auf Ausrüstung verzichten, besonders bei Schreibtischen… die Leute brauchen die Arbeitsplätze online, und mit Select, einer so schnellen Bearbeitungszeit, sind unsere Sorgen diesbezüglich begrenzt. Wir wissen, dass Logitech immer hinter uns steht, und wir können schnell einen Ersatz bekommen, wenn wir ihn brauchen“, sagt Nick Earle, Teamleiter Help Desk.

Große Gewinne: Effizienz, Einsparungen und Mitarbeiterzufriedenheit

Die Logitech-Implementierung von Welch LLP liefert:

• Genauige, umsetzbare Daten: Sync ermöglicht es Welch, Entscheidungen in Echtzeit zu treffen, die durch zuverlässige Daten unterstützt werden. „Wir planen jetzt für die Zukunft auf Weisen, die wir zuvor nicht konnten. Sync-Daten helfen uns zu entscheiden, ob wir mehr Platz benötigen oder ob wir untergenutzte Bereiche umfunktionieren können. Wir erkunden sogar Ideen wie das Ausschalten von Lichtern in ungenutzten Bereichen, um Energie zu sparen“, merkt Conte an.

• 90% Reduzierung der Zeit, die für das Management von Schreibtischen aufgewendet wird: Die Beseitigung manueller Prozesse zur Verfolgung der Schreibtischnutzung hat die für das Management von Schreibtischen aufgewendete Zeit reduziert. „Durch das neue Docking-System habe ich die Zeit, die ich mit diesem Arbeitsplatzverwaltungssystem verbringe, um 90% reduziert. Was früher 20 Stunden pro Woche in Anspruch nahm, sind jetzt weniger als zwei“, sagt Kuilder.

• 40%-50% Reduzierung der IT-Tickets im Zusammenhang mit Arbeitsplätzen: Vereinfachte, zuverlässige Technologien haben die IT-Beschwerden der Mitarbeiter reduziert und ermöglichen es dem IT-Team, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. „Die Tatsache, dass das Logitech-System unsere Ticketvolumina reduzieren kann, lässt uns wirklich auf die wichtigere, interessantere und innovativere Arbeit konzentrieren, die wir tun können, um unseren Kunden zu helfen und unseren Mitarbeitern zu helfen, besser zu arbeiten“, sagt Earle.

• Kosteneinsparungen bei Wachstum der Mitarbeiterzahl: Die gesteigerte Effizienz hat es Welch ermöglicht, die Mitarbeiterzahl zu erhöhen, ohne die Immobilienfläche zu erweitern, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. „Wir haben unsere Mitarbeiterzahl erhöht, aber wir müssen unseren Platz nicht vergrößern“, sagt Kuilder. „Für uns ist das ein Gewinn.“ Es ist wirklich ein umsatzgenerierendes Werkzeug.

• Vereinheitlichte, nahtlose Erfahrung über Geräte und Standorte hinweg: Logitech hat Welch geholfen, eine konsistente und nahtlose Mitarbeitererfahrung zu bieten, egal ob im Büro oder im Homeoffice. „Der beste Weg, es zu beschreiben, ist, dass die Technologie verschwinden sollte“, sagt Conte. „Auf deinem Schreibtisch tut sie das. Du steckst es ein, du musst dir keine Gedanken darüber machen, ob du eine Reservierung für deinen Schreibtisch überprüfen musst.“

Das Komplexe einfach machen

Durch die Implementierung von Logitech-Lösungen in seinem Büro hat Welch LLP das Schreibtischmanagement vereinfacht, umsetzbare Erkenntnisse gewonnen und einen Arbeitsplatz geschaffen, den die Mitarbeiter lieben. Die Zusammenarbeit zwischen IT, Einrichtungen und Logitech-Tools ermöglicht es Welch, seine Raummanagementstrategie mit seinen Wachstumszielen in Einklang zu bringen und gleichzeitig seiner Vision treu zu bleiben: „Wir machen das Komplexe einfach.“

„Die Entscheidungen, die wir jetzt treffen, basieren auf echten Daten, nicht auf Annahmen“, sagt Conte. „Wir haben das Rätselraten bei der Nutzung von Technologie beseitigt, damit unsere Mitarbeiter sich auf das konzentrieren können, was sie am besten können – Kunden mit Präzision und Exzellenz zu bedienen.“