Ein besserer Ansatz für virtuelle Whiteboards

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Konferenzraum mit Whiteboard-Kamera

Whiteboards waren lange Zeit ein extrem nützliches Hilfsmittel für die Zusammenarbeit von Teams. Während Teams aber immer virtueller werden, insbesondere am hybriden Arbeitsplatz, und persönliche Treffen durch Videobesprechungen ersetzt werden, hat dieses effektive Hilfsmittel für die Zusammenarbeit den Übergang noch nicht geschafft. Ideen, wie man Whiteboards in Videobesprechungen einbinden kann, blieben lange Zeit erfolglos. Die Gründe dafür werden wir in diesem Artikel erörtern. Die gute Nachricht? Die IT kann das ändern.

Da sich Arbeitsplätze nach der Pandemie weiterhin entwickeln werden, könnten wahrscheinlich immer mehr Wissensarbeiter ihre Arbeitszeit zwischen dem Büro und dem Zuhause aufteilen. In diesem Hybridmodell ist es äußerst wichtig, dass Remote-Mitarbeiter alle dieselben Informationen und dieselbe Möglichkeit zur Teilnahme haben wie Mitarbeiter, die sich im Büro befinden.

Videobesprechungen helfen dabei ungemein. Für eine effektive Zusammenarbeit werden neben Videokonferenzen noch weitere Hilfsmittel benötigt. Ein Hilfsmittel, das Mitarbeiter brauchen und möchten, ist ein Standard-Whiteboard, mit dem man ein spontanes Brainstorming machen sowie Skizzen und Notizen anfertigen kann usw. Leider fehlt das Whiteboard oft in Videobesprechungen—und Mitarbeiter vermissen es laut dem Forrester-Analyst Andrew Hewitt.https://www.ciodive.com/news/salesforce-hybrid-work-model/594898/

Warum Whiteboards für die Zusammenarbeit wesentlich sind

Teams verwenden Präsentationen, Tabellen und andere Dokumente, um Informationen in Besprechungen auszutauschen und Diskussionen zu führen. Diese Formate sind allerdings nicht für unstrukturiertes, frei fließendes und analoges Brainstorming optimiert, das Menschen bevorzugen, um Konzepte oder visuelles Design zu erforschen.

Für visuelles Brainstorming und Ideenfindung sind Whiteboards das perfekte Hilfsmittel. Diese Hilfsmittel für die Zusammenarbeit können unterschiedliche Formen annehmen, darunter klassische Whiteboards, Whiteboard-Wände und sogar Glasscheiben. Sie sind nützlich, um Diagramme zu erstellen, Konzepte zu veranschaulichen, Notizen festzuhalten, Gedanken mit Haftnotizen zu organisieren usw. Und wenn sich alle Teilnehmer im selben Raum befinden, funktionieren Whiteboards gut. Aber wie sieht es bei Besprechungen mit Remote-Teammitgliedern aus?

Grenzen bereits bestehender Ansätze bei der Arbeit am Whiteboard während Videobesprechungen

Vielleicht ist das Hauptproblem bei der Arbeit am Whiteboard während Videobesprechungen, dass Remote-Teilnehmer selten so aktiv eingebunden sind wie Personen, die persönlich anwesend sind. Remote-Teilnehmer fühlen sich ausgeschlossen. Ihr Beitrag und ihre Meinungen werden nicht Teil der Diskussion, obwohl sie wertvoll sind.

Dies ist offensichtlich keine Absicht. Das Problem ist, dass sich Organisatoren von Besprechungen schwer damit getan haben, Whiteboards effektiv in Videobesprechungen einzubinden.

Manchmal richtet ein Organisator einer Besprechung eine Videokonferenzkamera oder eine Webcam auf das Whiteboard, aber die Person, die darauf schreibt, verdeckt oft einen Teil der Sicht. Selbst wenn diese Person aus dem Bild hinaustritt, ist das Whiteboard möglicherweise aufgrund der Größe des Bildes, der Blendung durch Lichter sowie Fenster oder einer verzerrten Perspektive wegen des Kamerawinkels schwer zu lesen.

Es kommt auch vor, dass Leute darauf zurückgreifen, Fotos des Whiteboards zu machen, um sie mit Remote-Teilnehmern zu teilen. Wenn die Fotos nach dem Meeting versendet werden, ist es zu spät für die Remote-Teilnehmer, mitzumachen. Wenn die Fotos während der Besprechung versendet werden, haben anwesende Teilnehmer vielleicht schon weitergemacht, wenn Remote-Teilnehmer antworten können. Keine der beiden Lösungen ist ideal und beide können den kreativen Fluss stören. Letztendlich ist es für Remote-Teilnehmer, als würden sie anderen Leuten zusehen, wie sie zusammenarbeiten.

Wie sieht es mit interaktiven Whiteboards aus?

Ein dritter Ansatz, den Unternehmen verfolgt haben, ist der Kauf „interaktiver Whiteboards“. Diese digitalen Bildschirme ahmen die Funktionen eines traditionellen Whiteboards nach. Wenn die Person, die das digitale Whiteboard nutzt, darin geübt und damit vertraut ist, kann es ein effektives Hilfsmittel sein.

Allerdings kaufen Unternehmen wegen der Kosten und der Komplexität vielleicht nur eine begrenzte Anzahl interaktiver Whiteboards und setzen sie strategisch im Büro ein. Wenn Teams spontan Konzepte erforschen, Designs visualisieren oder schnell ein spontanes Brainstorming durchführen möchten, werden sie wahrscheinlich kein interaktives Whiteboard suchen, es in den Raum bringen und herausfinden, wie sie es in das Meeting einbinden.

Gibt es einen anderen Ansatz?

Wir sind davon überzeugt, dass es einen besseren Ansatz gibt. Eine ideale Lösung für das Problem, wie man Whiteboards in Videobesprechungen integriert, sollte das folgende Kriterium sein:

  • Das Erlebnis der Zusammenarbeit sollte allen zugänglich gemacht werden, um sicherzustellen, dass alle frei einen Beitrag zur Diskussion leisten können.
  • Es sollte einfach zu bedienen sein – je einfacher, desto besser.
  • Es sollte eine bereits bestehende Vorgehensweise und die Bekanntheit des Whiteboards nutzen, um die Benutzerakzeptanz zu fördern.
  • Es sollte Ihr Konferenzraum-Ecosystem erweitern und nahtlos mit Ihren anderen Videokonferenzgeräten sowie Anwendungen funktionieren.
  • Es sollte einfach und schnell zu installieren sein, sodass es im großen Stil in den Konferenzräumen Ihres Unternehmens eingesetzt werden kann.

Wir stellen Logitech Scribe vor: Müheloses Teilen von Whiteboards für den hybriden Arbeitsplatz

Logitech Scribe Whiteboard-Kamera

Als wir begannen, ein Hilfsmittel für die Online-Zusammenarbeit zu entwickeln, mit dem Menschen Whiteboards in Videobesprechungen teilen können, gingen wir von dem Grundsatz aus, dass eine hohe Benutzerakzeptanz ein wichtiges KPI darstellen würde. Wir wollten eine Lösung, die sich für die Besprechungsteilnehmer natürlich und intuitiv anfühlt. Sie sollte es allen Besprechungsteilnehmern ermöglichen, aktiv am gemeinsamen Brainstorming teilzunehmen, sei es persönlich im Raum oder von weit weg.

Unsere Antwort war Logitech Scribe, eine KI-gesteuerte Whiteboard-Kamera, die das Whiteboard in Videobesprechungen einbindet. Scribe ist mit Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms und weiteren führenden Videokonferenzdiensten integriert und überträgt mit hervorragender Klarheit Whiteboard-Inhalte in Videobesprechungen. Mit Scribe können jetzt auch Remote-Teilnehmer optimal mitarbeiten.

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