Wie sich die IT zur Unterstützung einer hybriden Belegschaft weiterentwickelt

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Videokonferenzausrüstung am Arbeitsplatz

Schon früh im Verlauf der weltweiten Pandemie war klar, dass sich das Arbeitsumfeld für viele Menschen für eine gewisse Zeit, vielleicht auf unbestimmte Zeit, stark verändern würde. Obwohl die Pandemie noch lange nicht vorbei ist, klingt sie mancherorts ab und es zeichnet sich eine neue Normalität ab. Doch was bedeutet diese neue Normalität für die IT? Wie wird sich die IT weiterentwickeln, um Mitarbeiter im neuen hybriden Arbeitsumfeld zu unterstützen?

Für die IT ist Agilität eine Stärke – noch mehr als früher

Um den Anforderungen eines hybriden Arbeitsumfelds gerecht zu werden, muss die IT noch agiler und flexibler werden, um die sich schnell entwickelnden Geschäftsanforderungen zu unterstützen. IT-Administratoren müssen schnell auf Situationen reagieren, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen und die sich von Tag zu Tag oder von Stunde zu Stunde schnell ändern können.

IT-Mitarbeiter müssen sich einerseits selbst in die Fernarbeit einarbeiten und andererseits zugleich wesentlich mehr Fragen von Mitarbeitern beantworten, die für ihre Arbeit auf Technologie (vom Arbeitgeber bereitgestellt oder eigene) angewiesen sind. Um diesen Entwicklungen immer einen Schritt voraus zu sein, sollten IT-Verantwortliche die Bereitstellung von Technologie und entsprechende Schulungen proaktiv in Angriff nehmen, um eine Kombination aus Büro- und Remote-Mitarbeitern zu unterstützen.

Unterstützung der hybriden Arbeitskräfte

An jedem beliebigen Tag in einem hybriden Arbeitsumfeld werden einige Mitarbeiter im Büro sein und andere werden von zu Hause aus arbeiten. Das Verhältnis ist fließend, da die Mitarbeiter ständig zwischen dem Büro und dem Home-Office wechseln.

Um effektiv arbeiten zu können, muss eine hybride Belegschaft mit Systemen, Anwendungen und insbesondere untereinander in Verbindung bleiben, unabhängig davon, wo sich die einzelnen Kollegen befinden. Die Zusammenarbeit ist jetzt geschäftskritisch und weitgehend virtuell.

In diesem Umfeld werden Videokonferenzen zur gängigen Methode, um miteinander zu kommunizieren. Bis 2024 werden tatsächlich nur noch 25 % der Geschäftsbesprechungen persönlich stattfinden.Gartner sagt: „Die weltweiten Ausgaben von Endbenutzern für cloudbasierte Webkonferenzlösungen werden im Jahr 2020 um fast 25 % ansteigen“, 2. Juni 2020. https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2020-06-02-gartner-says-worldwide-end-user-spending-on-cloud-based-web-conferencing-solutions-will-grow-nearly-25-percent-in-2020. Video wird sich weiter verbreiten, da Mitarbeiter sich allmählich daran gewöhnen und Unternehmen die Kosteneinsparungen erkennen, die der Einsatz von Video als Ersatz für persönliche Meetings ermöglicht.

Und mit der zunehmenden Verbreitung von Videokonferenzen werden die Mitarbeiter neue Wege finden, um die Vorteile von Video bei der virtuellen Arbeit zu nutzen. Ein wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit ist zum Beispiel das Brainstorming unter Verwendung von Whiteboards. Traditionell fand diese Vorgehensweise persönlich statt. Die Mitarbeiter von heute entdecken, dass sogar die Arbeit am Whiteboard mit der richtigen Ausrüstung effektiv per Video erledigt werden kann.

Scribe erfasst die Person, die am Whiteboard schreibt

Überall Video ermöglichen

Da bei Meetings in einem hybriden Arbeitsumfeld fast immer mehrere Personen remote teilnehmen, müssen Videokonferenzen ständig zur Verfügung stehen. Es ist nicht nur eine Unannehmlichkeit, wenn in einem Konferenzraum kein Video verfügbar ist. Es blockiert die Arbeit völlig.

Wenn den IT-Verantwortlichen klar ist, können IT-Verantwortliche die nötigen vorbereitenden Maßnahmen ergreifen. Video-Raumlösungen muss dabei Priorität zukommen. Jeder noch so kleine Raum sollte mit Video ausgestattet sein. Selbst private Einzelgespräche werden zunehmend per Video abgewickelt. 

Da Videokonferenzen in so großer Zahl stattfinden, muss die IT die Verwaltung der Konferenzräume und aller darin enthaltenen Geräte automatisieren und zentralisieren. Zum Glück machen es Tools wie Logitech Sync der IT-Abteilung leicht, Videokonferenzgeräte von überall aus zu verwalten.

Neuorientierung von Budgets für die Remote-Arbeit

Die IT sollte sich neben der Anschaffung weiterer Video-Raumlösungen darauf vorbereiten, Budgets in anderen Bereichen zu erhöhen. Beispielsweise werden mehr Mitarbeiter speziell entwickelten Webcams und Headsets verlangen, wenn sie remote arbeiten. 

Als der Lockdown aufgrund der Pandemie vorübergehend schien, mussten die Mitarbeiter mit dem auskommen, was sie hatten. Aber angesichts der Einführung eines hybriden Modells und der Tatsache, dass Mitarbeiter möglicherweise dauerhaft von unterwegs aus arbeiten, benötigen sie Geräte, die für die geschäftliche Zusammenarbeit und Kommunikation ausgelegt sind. 

Die IT sollte eventuell auch einplanen, Notebooks und andere Geräte in kürzeren Abständen zu ersetzen. Video belastet die Rechenleistung des Computers stärker und ältere Notebooks sind eventuell nicht für Videokonferenzen geeignet.

Webcam am Monitor montiert

Investitionen in die Produktivität der Mitarbeiter

In Budgetdiskussionen kann es hilfreich sein, über diese zusätzlichen Notwendigkeiten und Budgetanforderungen auf dieselbe Weise nachzudenken wie über IT-Sicherheit. Sie investieren in Technologien wie Anti-Malware und Endpoint-Schutz, da die Vorabkosten im Vergleich zu den Folgen einer Sicherheitsverletzung minimal sind.

In ähnlicher Weise gilt: Wenn Sie Situationen vermeiden können, in denen Mitarbeiter unproduktiv sind, weil sie nicht effizient kommunizieren können, sind die entsprechenden Investitionen sinnvoll. Genauso wie Mitarbeiter Desktop-Tools wie Laptops, Bildschirme und Mäuse benötigen, brauchen sie in einem hybriden Arbeitsplatz auch persönliche Tools für die Zusammenarbeit wie professionelle Headsets und Webcams.

Dieser Zeitpunkt, zu dem manche Mitarbeiter langsam ins Büro zurückzukehren, während andere weiterhin remote arbeiten, ist der richtige Moment für IT-Verantwortliche, Vorbereitungen zu treffen für eine Arbeitswelt, die ständig im Fluss ist und in der Videokonferenzen immer mehr genutzt werden. Diese Investition zum gegenwärtigen Zeitpunkt wird sich langfristig auszahlen.

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