Cómo aumentar la participación en las reuniones híbridas

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Una persona participa en una reunión híbrida desde su escritorio en la oficina, mientras que el resto de los asistentes aparecen en la pantalla del ordenador.

El empleado medio dedica algo más de 11 horas a la semana a reuniones. Esa cifra varía al alza o a la baja en función de varios factores, como el puesto, el tamaño de la empresa y el sector. Pero cuando pasas más de una cuarta parte de tu semana laboral en videollamadas o en salas de reuniones, no puedes permitirte perder ese tiempo. Es fundamental mantener el interés de los participantes en las reuniones, sobre todo cuando la mayoría de ellas cuentan con una mezcla de asistentes presenciales y virtuales.

Y dado que el 64,4 % de las organizaciones operan con un modelo híbrido, resulta imprescindible crear interacciones fluidas e inclusivas, al tiempo que se reduce la brecha entre los participantes presenciales y los que participan a distancia. Aquí tienes siete formas de aumentar la participación en las reuniones híbridas:

1. Establece una agenda clara y define las funciones

Lo primero es lo primero: crea las condiciones para que haya interacción. Lo primero es preparar un orden del día claro y enviarlo a los asistentes con antelación para que sepan cuáles son los puntos de debate y los temas que requerirán su colaboración. Además, asigna funciones como la de moderador o el de secretario para fomentar la participación activa de todos los asistentes. Según el software de control de horas «My Hours», el 79 % de los empleados afirma que una agenda clara hace que las reuniones sean más productivas.

2. Prioriza la igualdad de oportunidades de participación y la accesibilidad

Alterna los turnos de intervención entre los participantes presenciales y los que están a distancia para evitar que un grupo acapare la palabra y así crear un ambiente inclusivo. Usa herramientas de encuestas o aplicaciones de colaboración virtual para fomentar las aportaciones anónimas y la participación. Anima a los asistentes virtuales a que usen herramientas de reacción, como levantar la mano o los emojis, para indicar que quieren intervenir.

Otra forma de dar prioridad a la accesibilidad es compartir notas colaborativas en tiempo real (por ejemplo, Google Docs) para que todos, independientemente de dónde estén, estén al tanto de todo. Comparte pantallas y presentaciones que puedan ver todos los participantes, y procura que las diapositivas sean concisas y atractivas.

3. Usa la tecnología inteligente para fomentar la inclusión

Invierte en equipos de videoconferencia de calidad, junto con herramientas basadas en inteligencia artificial, para salvar las barreras de comunicación entre los asistentes virtuales y los presenciales y garantizar que todos los participantes se sientan igualmente involucrados. 

La gama de soluciones de videoconferencia de Logitech, que incluye MeetUp 2, la familia Rally Bar, Rally Board 65, Rally AI Camera y Rally AI Camera Pro, ofrece vistas inteligentes para garantizar que los participantes virtuales se mantengan conectados visualmente. Estas soluciones incorporan RightSight 2, una tecnología basada en inteligencia artificial que optimiza el encuadre de los participantes y el procesamiento de imágenes para ofrecer imágenes nítidas e interacciones más atractivas y personales.

RightSight 2 ofrece:

  • La vista en cuadrícula, que amplía automáticamente la imagen de cada participante, garantizando una representación equitativa para todos.

  • La vista del orador, que se centra en un primer plano del orador que está hablando, mientras que una ventana «imagen en imagen» muestra toda la sala para ofrecer un mejor contexto.

  • La vista de grupo, que muestra a todos los participantes de la sala de reuniones juntos.

  • Camera Zone, que elimina las distracciones visuales al determinar quién debe aparecer en el encuadre y quién no, según la zona preestablecida.

Estas vistas ofrecen imágenes nítidas que hacen que todas las interacciones resulten más personales, lo que fomenta una mayor participación de los asistentes a la reunión, tanto los que están presentes como los que participan a distancia.

4. Invierte en audio de alta calidad

Una encuesta de Lightyear reveló que el 73 % de los empleados afirma tener problemas de audio y vídeo durante las reuniones. Invertir en tecnología fiable que garantice un audio impecable para los equipos híbridos. Aunque el vídeo es importante, una reunión se quedará en nada si los participantes no pueden oír a los demás ni ser oídos por ellos. Las entradas de audio nítidas también son importantes para habilitar las transcripciones automáticas, que mejoran la accesibilidad en las reuniones híbridas. 

Logitech cuenta con más de 40 años de experiencia en el sector del audio, y todos sus dispositivos utilizan la tecnología RightSound 2, basada en inteligencia artificial, para ofrecer una gran claridad de voz y eliminar las distracciones. En salas de reuniones más grandes, amplía el alcance del audio por todo el espacio utilizando Mic Pods o una cámara complementaria de sobremesa, como la Logitech Sight, para que se oiga la voz de todos, incluso en la parte de atrás de la sala.

Para espacios más grandes y de gran valor, como una sala polivalente o un espacio para eventos, plantéate utilizar un sistema modular compuesto por cámaras de alta calidad, micrófonos y equipos de sonido, de modo que puedas personalizar la configuración y la disposición para adaptarte mejor al uso de la sala y mantener la flexibilidad. Las cámaras Rally AI Camera y Rally AI Camera Pro de Logitech permiten estas configuraciones modulares al capturar la acción desde la parte delantera, trasera o incluso los laterales del espacio, y se integran con el sistema de audio Rally o con proveedores de DSP para adaptarse fácilmente a tu espacio.

5. Incluye actividades aptas para el formato híbrido

Empieza las reuniones con actividades interactivas para romper el hielo que puedan disfrutar tanto los asistentes presenciales como los virtuales, como encuestas virtuales («¿Cuál es tu truco favorito para ser más productivo?») y juegos de preguntas y respuestas rápidos en los que los asistentes puedan compartir sus respuestas por chat o en persona.

6. Haz que la interacción sea fluida

Divide las reuniones en segmentos más cortos o incluye pausas para combatir el cansancio. Utiliza herramientas de pizarra digital, junto con las soluciones de videoconferencia de Logitech optimizadas para integrarse con Microsoft Teams, Zoom y Google Meet, para que las sesiones de lluvia de ideas sean más fluidas y todos puedan seguirlas visualmente.

7. Termina con fuerza con medidas concretas

El asistente de reuniones basado en IA Noota calcula que alrededor del 71 % de las reuniones se consideran improductivas, y destaca que es probable que muchas de ellas carezcan de resultados claros y documentados. Para mantener el interés una vez terminadas las reuniones, es importante resumir con claridad, al final de la reunión, los objetivos, las decisiones y los próximos pasos para cada participante.

Si combinas un diseño bien pensado de las reuniones con la gama de soluciones de videoconferencia de Logitech, podrás crear un entorno híbrido equilibrado en el que todos los participantes se impliquen activamente y se sientan incluidos. Esta combinación perfecta de estrategias creativas y tecnología avanzada fomenta una mejor colaboración y fortalece los lazos entre los miembros del equipo, además de potenciar la participación en las reuniones híbridas.

¿Estás listo para convertir las reuniones híbridas en experiencias realmente atractivas? Descubre cómo aumentar la productividad y sacar el máximo partido a cada reunión, tanto para equipos que trabajan a distancia como para los que se reúnen en persona. ¡Ponte en contacto con nosotros hoy mismo!

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