Lista de verificación para montar un escritorio flexible: 10 elementos imprescindibles para espacios de trabajo adaptados a las tecnologías de la información

4. Reserva de escritorios

Según el Índice de Tendencias Laborales 2025 de Microsoft, casi la mitad de los empleados (48 %) y más de la mitad de los directivos (52 %) afirman que su trabajo les parece caótico y fragmentado. En espacios con varios puestos de trabajo flexibles, una pantalla de reserva de puestos o una luz indicadora de estado puede aportar claridad al mostrar si un puesto está reservado o disponible, lo que ayuda a evitar situaciones incómodas y aporta orden a los espacios de trabajo compartidos.

Para simplificar aún más la experiencia, herramientas como Logitech Desk Booking facilitan la colaboración y mejoran la productividad. Los empleados pueden reservar un puesto de trabajo con antelación y ver qué equipos hay en cada puesto, las características de accesibilidad y quiénes son los compañeros que tienen reservas cercanas.

5. Fuente de alimentación adicional

Tener una toma de corriente extra cerca del escritorio es un verdadero salvavidas. Tiene espacio para cosas como portátiles con sus propios cargadores o dispositivos personales, como un mini ventilador, y evita que los usuarios tengan que meterse debajo de los escritorios o pelearse por los enchufes de la pared.

6. Dos monitores

Con un monitor basta. ¿Dos? Eso es cosa de usuarios avanzados. Ya sea para comparar hojas de cálculo, dejar a un lado los chats del equipo o simplemente disfrutar de un respiro digital, las pantallas duales marcan una gran diferencia y reducen la tentación de pasar todo el día encorvado sobre la pantalla del portátil.

7. Código QR para ayuda rápida

En lugar de dejar que los usuarios tengan que adivinar qué hacer cuando algo sale mal, ofréceles una solución clara y sencilla. Un código QR en el mostrador con una etiqueta simpática que diga «¿Necesitas ayuda? «Empieza por aquí» puede ahorrar tiempo a los usuarios y reducir las solicitudes de asistencia técnica. Se valorará que la página de destino esté optimizada para dispositivos móviles y que la marca quede claramente identificada, para que los usuarios sepan que están en el lugar correcto.

8. Una silla cómoda y ajustable

Esto es muy sencillo: si la silla no es cómoda, el escritorio no se va a usar. Según la Organización Mundial de la Salud, el dolor lumbar es la principal causa de discapacidad en 160 países. Para adaptarse a usuarios de diferentes estaturas, asegúrate de que cada escritorio cuente con una silla ergonómica totalmente ajustable con un buen soporte lumbar. Es una de las formas más sencillas de aumentar la satisfacción y reducir las quejas.

9. Toallitas desinfectantes

Un escritorio ordenado es un escritorio compartido. Un pequeño recipiente a la vista con toallitas desinfectantes anima a los usuarios a limpiar antes y después de usarlas, lo que mantiene el espacio limpio y libre de gérmenes.

10. Carteles con mensajes amables sobre cómo montar y recoger

Incluso la mejor configuración necesita un poco de ayuda humana. Un pequeño recordatorio bien colocado para que te desconectes, ordenes y dejes el escritorio listo para la siguiente persona es de gran ayuda. 

Si se hacen bien, estos carteles aportan personalidad y ayudan a crear una cultura de implicación colectiva en el lugar de trabajo.

*Extra* 11. Soluciones sostenibles para un impacto a largo plazo

Apostar por prácticas sostenibles beneficia tanto a las empresas como al planeta. Sin embargo, una encuesta reciente de Deloitte reveló que el 63 % de los encuestados a nivel mundial afirmaron que no creen que sus empresas estén haciendo lo suficiente para abordar el cambio climático y la sostenibilidad, lo que supone una clara oportunidad para actuar.

Consigue un beneficio mutuo eligiendo productos con funciones integradas, como modos de ahorro de energía para reducir el consumo y actualizaciones de software que alargan la vida útil del hardware. Incluso los pequeños cambios —como elegir dispositivos fabricados con materiales reciclados, procesos de fabricación sostenibles y envases de bajo impacto medioambiental— pueden dar lugar a grandes resultados que mejoran el bienestar de los empleados y ponen en práctica los valores de la empresa. Por ejemplo, tres de cada cuatro productos de Logitech se fabrican con «Next Life Plastics» (plásticos reciclados postconsumo), lo que permite evitar la emisión de más de 25 000 toneladas equivalentes de CO₂ (tCO₂e) en un solo año.

La flexibilidad definitiva

Con las herramientas adecuadas, los usuarios pueden ponerse manos a la obra sin dudarlo, mientras que el departamento de TI evita tener que resolver problemas innecesarios que consumen tiempo y recursos. Una configuración flexible y bien pensada ofrece una experiencia fluida, segura y satisfactoria, transformando lo que sería «un escritorio más» en espacios que la gente está deseando usar. Se trata de eliminar las dificultades, añadir funcionalidades y hacer que todos los escritorios sean accesibles. 

Con esta lista de verificación en la mano, no solo estás equipando los puestos de trabajo, sino que estás creando experiencias más satisfactorias.